2011_CBS_15743 - Den Bell. Externe patrimoniumexploitatie - Verzoek tot gebruik van ruimte. Intrekking voorgaande en nieuw verzoek - Goedkeuring

De ontvangsten voor zaalhuur worden conform de gemeenteraadsbeslissing van 27 juni 2011 (jaarnummer 932, retributiereglement Bell) geboekt op de budgetplaats 5280500000 (opbrengsten exploitatie Den Bell).

Voor gebruik van de ruimte bedraagt de prijs 2.925,00 euro. Indien de keuken ook wordt gebruikt zal hiervoor een bijkomend bedrag van 300,00 euro aangerekend worden. Voor de parking wordt een gereduceerd tarief van 1,00 euro per plaats (totaal 150,00 euro) voorzien.

Het bedrag van de toeslag voor het gepresteerde werk voor één personeelslid van de bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud kan verrekend worden via de personeelskredieten van de bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud.

De ontvangsten voor aanrekenen personeelskosten aan derden: 527,55 euro (exclusief btw).

Eén deskundige communicatie (B2) op 19 januari 2012, van 17.45 uur tot 00.15 uur (op 20 januari 2012) = 6,5 uren x 43,00 euro/uur = 279,50 euro. Totale toeslag nacht na 22.00 uur bedraagt 24,08 euro. Voorbereidende activiteiten (A5), 3 uur: 224,00 euro.

Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, inzonderheid artikel 57 §3, 1° bepaalt dat het college de daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen binnen de door de gemeenteraad algemene regels dient uit te voeren.

Op dinsdagmiddag 25 oktober 2011 ontving de stad via het onthaal van Den Bell een verzoek tot terbeschikkingstelling van delen van het Bell-gebouw op 8 december 2011 vanuit Corbus Advocaten, gelegen aan de Amerikalei. Dit verzoek werd door het college op 28 oktober 2011 goedgekeurd. 

Op 9 november 2011 heeft deze organisator van de activiteit gemeld dat het momentum niet meer geschikt was omwille van de te beperkte voorbereidingstijd tot aan de activiteit. Het op 28 oktober 2011 (jaarnummer 15132) goedgekeurde collegebesluit dient ingetrokken te worden. De verzoeker wenst op donderdagavond 19 januari 2012 vanaf 15.30 uur gebruik te maken van de foyer op de eerste etage en van een deel van de kelder van de toren en na 18.30 uur van het gelijkvloers van het Bell-gebouw.

Aangezien de infrastructuur van het nieuwe advocatenkantoor zich niet leent tot het geven van een receptie en aangezien het kantoor gelegen is vlak bij het Bell-gebouw (hoek Amerikalei) vragen zij of het mogelijk is in dit gebouw hun cliënten te mogen ontvangen voor een openingsreceptie en presentatie van het kantoor. Het cliënteel bestaat voornamelijk uit zakenlui van KMO's en beursgenoteerde bedrijven uit de omgeving van Antwerpen.

De aanvrager wenst beroep te doen op een eigen cateraar (HENDRICKX Feesten uit Oud-Turnhout), wat mogelijk is volgens het gebruikersreglement. De keuken van het bedrijfsrestaurant op het gelijkvloers werd gevraagd, maar deze vraag werd door de concessionaris van de keuken, CAS vzw, niet ingewilligd, voornamelijk omwille van hygiënische redenen. Voor de cateringorganisatie levert dit echter geen grote problemen. De cateraar wenst de etage -1 te gebruiken voor voorbereiding.

Ruimtevraag

De aanvrager verwacht ongeveer 250 gasten en was voorafgaand aan de aanvraag op de hoogte dat de foyer op de 1ste verdieping slechts plaats biedt aan maximum 175 mensen. De aanvrager stelt voor op de 1e verdieping de catering op te stellen en een deel van de gasten te ontvangen. Indien mogelijk wenst hij tevens de gasten beneden in de inkomhal te ontvangen.

Het gevraagde tijdstip voor gebruik is donderdagavond 19 januari 2012. De receptie zou aanvangen om 19.00 uur en zou duren tot 23.30 uur/24.00 uur.

De projectleider ontsluiting stedelijk patrimonium adviseert op 18 november 2011 gunstig:

• Het is de wens van het beleid om maximaal in te gaan op gestelde ruimtevragen van derden voor Den Bell, mits passend in de doelstellingen.
• Externe exploitatie brengt dynamiek in de buurt. De aanvragende partij is afkomstig uit de buurt van het gebouw.
• De dienstverlening vanuit Den Bell wordt niet gestoord. Het evenement zelf vindt plaats buiten de kantooruren van Den Bell (na 19.00 uur). De voorbereiding op het gelijkvloers wordt gestart vanaf 18.30u. 
• Het college dient af te wegen of het toestaan van deze openingsreceptie van dit advocatenkantoor, gespecialiseerd in ondernemingsrecht, in strijd is met de neutraliteit van de administratie.
• De afdeling financiën/fiscaliteit meldt op 26 oktober 2011 ten aanzien van het kantoor geen onregelmatigheden, geen verwevenheden met stad en heeft geen bezwaar.
• Voor de onthaalruimte op het gelijkvloers is momenteel geen tarief in het retributiereglement voorzien.
• Het is aangewezen om toezicht op het gebouw vanuit de stad Antwerpen tijdens dit evenement te organiseren onder andere vanuit overwegingen van (brand)veiligheid. Het gebruikersreglement Bell (gemeenteraad 27 juni 2011 (jaarnummers 931 en 932)) voorziet in het doorrekenen van de personeelskosten.
• De aanvrager wenst meer dan 8 uur het gebouw en de foyer te gebruiken. De opstelling van de receptie dient voor 19.00 uur klaar te zijn. De afbraak moet gebeuren tussen 23.30 uur en 24.00 uur, conform het gebruikersreglement.
• Aan de aanvrager is voorgesteld om gebruik te maken van de parkeerplaatsen in Den Bell. Er kunnen circa 150 plaatsen aangeboden worden om parkeerproblemen in de buurt te voorkomen. De aanvrager is hiermee akkoord en zal dit aan de genodigden expliciteren.
• Zowel met de cateraar als met Werkhaven zullen de nodige parktische afspraken gemaakt worden.
• De cateraar dient een vezekeringsattest voor franchise voor te leggen.

 Tarifering

De gemeenteraad keurde op 27 juni 2011 een tijdelijk retributie- en gebruikersregelement goed (jaarnummers 931 en 932). Het tarief van het gebruik van de foyer op de 1e etage werd daarin vastgesteld. Per dagdeel (maximum 4 uur inclusief opstellen en afbreken) bedraagt het tarief voor gebruik van de foyer 1.300,00 euro volgens het huidige retributiereglement.

Voor de aanrekening van dit evenement zal het tarief verhoudingsgewijs met het gebruik berekend worden. Voor het gebruik van 15.30 uur tot 24.00 uur (8,5 uur, inclusief opstellen en afbreken) betekent dit 2.925,00 euro.

Alle personeelskosten voor deze activiteit zullen doorgerekend worden aan de aanvrager, conform het gemeenteraadsbesluit 'uurlonenen aanrekenen aan derden' (gemeenteraad 19 september 2011, jaarnummer 979).

Het retributiereglement schrijft momenteel de prijs per parkeerplaats voor op 3,50 euro. In zone 8, Brederode, waarin Den Bell gelegen is, bestaat een nultarief voor straatparkeren na 19.00 uur. Er wordt voorgesteld om een gereduceerd parkingtarief te heffen.

De gemeenteraad stelde op 22 september 2008 (jaarnummer 1522) de nieuwe rechtspositieregeling van het stadspersoneel vast.

Op 19 september 2011 (jaarnummer 979) werd door de gemeenteraad de uurlonen aan te rekenen aan derden vastgelegd voor de huidige index.