2011_CBS_13219 - Sportevenementen 2011 - Antwerp Street Kicks - Goedkeuring

Organisatiebureau Squadra Media wenst een spectaculair jongerenevenement te organiseren in het kader van Antwerpen Europese Jongerenhoofdstad 2011. Dit gratis evenement met ruime ondersteuning van vzw Antwerpen Sportstad (50.000,00 EUR), Antwerpen Europese Jongerenhoofdstad (AEYC2011) (50.000,00 EUR) en de stedelijke jeugddienst, zal plaatsvinden op zondag 11 september 2011 in park Spoor Noord. Het Antwerp Street Kicks evenement is een ‘extreme sports’ en ‘urban culture’ festival.

De nadruk van het evenement ligt op spektakel (spectaculaire demonstraties – kijksport) en participatie (workshops, initiaties – doesport) waarbij het organisatiebureau zal samenwerken met lokale partners om een maximaal draagvlak en optimale publieksopkomst te garanderen (inschatting 15.000 toeschouwers). Naast de verschillende sportactiviteiten zal er een volwaardig muziekpodium ingevuld worden met een line-up van lokale en (inter)nationale acts. Antwerp Street Kicks wordt het eerste grote urban festival in Antwerpen en zal de combinatie van muziek en sport naar buiten dragen. De doelgroep voor het evenement zijn jongeren van 14 tot 28 jaar.

Voor dit evenement, met voornamelijk regionale en nationale media-aandacht, heeft de organisatie in samenwerking met de vzw Antwerpen Sportstad, AEYC2011 en de jeugddienst een uitgebreide communicatiecampagne uitgewerkt. Hiervoor is er deels beroep gedaan op het media agentschap "Zenith Optimedia" voor de uitwerking van een professioneel mediaplan; daarnaast is er ruim op tijd overlegd met "Generatie A" (het jongerencommunicatiebureau van AEYC2011) om het mediaplan en de campagne te toetsen aan de huisstijl en visie van het projectjaar Antwerpen Europese Jongerenhoofdstad 2011. Als speerpunt in het programma van Antwerpen Europese Jongerenhoofdstad dient het festival de identiteit van Antwerpen Europese Jongerenhoofdstad sterk uit te stralen.

De financiële verantwoordelijkheid ligt bij het organisatiebureau en zal nauwgezet worden opgevolgd (open boekhouding).

De organisatie respecteert de adviezen en voorwaarden van de stedelijke diensten, de veiligheidsvoorwaarden van politie en brandweer en de voorwaarden van manifestaties op de openbare weg. De op- en afbouwtijd wordt beperkt en catering wordt voorzien (afstemming met park Spoor Noord en lokale horeca). Er zijn geen afgesloten vip-zones en het open karakter van park Spoor Noord blijft behouden. ’s Avonds uiterlijk om 20.00 uur sluit het evenement. Geluidsnormen worden opgelegd. Een degelijke opkuis wordt ingepland door de organisatie in samenwerking met de stad Antwerpen. Eventuele beschadigingen aan het openbaar domein zullen worden verhaald op de organisatie.

Tijdens een AGEV overleg werd het hele evenement doorgelicht. In navolging van dit overleg kwam een degelijk veiligheidsdossier en mobiliteitsplan tot stand.

Voor dit evenement is er een cateringexclusiviteit voor de organisatie in de organisatiezone in park Spoor Noord met uitzondering van de Cargo. Hierover zijn onderling duidelijke afspraken gemaakt.
Deze cateringexclusiviteit dient om een professionele catering te kunnen organiseren en een wildgroei van ambulante handel (aangekondigd en onaangekondigd) te vermijden.

Aan de stad wordt het volgende gevraagd:

• gratis gebruik van park Spoor Noord van 5 tot en met 14 september 2011 (inclusief op- en afbouw);
• gratis logistieke ondersteuning (ontlening feestmateriaal, vuilniscontainers,…);
• afsluiten gedeelte parking in Kempenstraat van 9 - 12 september 2011;
• inzet van de beschikbare stedelijke communicatiekanalen;
• toelage van 50.000,00 EUR van de vzw Antwerpen Sportstad;
• toelage van 20.000,00 EUR van de vzw Jeugdinfra (AEYC2011) voor de uitbouw van een participatieluik op vlak van sportactiviteiten;
• toelage van 30.000,00 EUR van de vzw Jeugdinfra (AEYC2011) voor de uitbouw van een volwaardig muziekpodium, met ruimte voor lokaal talent en (inter)nationale acts.

Antwerp Street Kicks is een gratis bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide publieksopkomst en een interessante communicatie – en mediawaarde. Het is een ideale combinatie van spektakel en participatie. Het evenement past in het programma van Antwerpen Europese Jongerenhoofdstad 2011 en kan, indien succesvol, herhaald worden in 2012 en 2013 (Antwerpen Europese Sporthoofdstad). Het evenement is in handen van een kwaliteitsvolle organisatie en stemt zijn aanbod af op een divers publiek.

Bovendien krijgt de stad Antwerpen, in ruil voor de ondersteuning, een uitgebreide return (logovermelding in drukwerk en mediacampagne, visibiliteit tijdens de verschillende deelevenementen, …).

Het project kadert in het bestuursakkoord en het sportbeleidsplan van het bedrijf cultuur, sport en jeugd.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele onherstelbare beschadigingen te wijten aan nalatigheid van de organisator en het niet naleven van de gebruiksafspraken dienen de kosten vergoed te worden. Hierover zijn er aparte afspraken tussen organisatie en het beheer van park Spoor Noord en de groendienst van de stad Antwerpen.

De volgende aanvraagstukken worden ingediend, voor uiterlijk maandag 5 september 2011, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Atletenstraat 80, 2020 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, m.a.w. het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• maximum 1 maand na het evenement, de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.

Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:

• volgens artikel 3 van het retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie (collegezitting van 25 augustus 2006, jaarnummer 10406), geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;
• volgens artikel 4 van het “Retributiereglement voor tijdelijke terbeschikkingstelling en occasionele innamen van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties” (collegezitting van 31 maart 2006, jaarnummer 3984), geen retributierecht aangerekend te worden

De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeente­raadsbesluit van 18 december 2006) zijn van toepassing.