2011_CBS_12779 - Sportevenementen 2011 - Schaal Sels 2011. Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

Op 15 december 2010 deed de Koninklijke Wielrijdersclub van Merksem, Monnikenhofstraat 6, 2040 Berendrecht een aanvraag voor de organisatie van de wielerwedstrijd Schaal Sels op zondag 28 augustus 2011 met start en aankomst op de Bredabaan in Merksem. Tevens vraagt de organisatie logistieke ondersteuning van de stad.

Het college besliste op 27 mei 2011 (jaarnummer 10431) dat voor deze editie 15.000 EUR subsidie wordt uitgekeerd. Deze toelage wordt betaald door de vzw Antwerpen Sportstad.

De wielerwedstrijd is ondertussen aan haar 86^ste editie toe en staat op de internationale wielerkalender geklasseerd als een Men Elite 1.1 wedstrijd die deel uitmaakt van de Europe Tour.

Om alle inwoners van Antwerpen de mogelijkheid te bieden om het wielerpeloton aan het werk te zien, heeft de organisatie een parcours uitgestippeld waarbij de renners elk district tweemaal aandoen. Enkel in Merksem, waar start en aankomst plaatsvinden, zijn meer passages voorzien.

Om de veiligheid tijdens de wedstrijd te garanderen zal op het tram- en bustraject van de Bredabaan tussen Oudebareellei en Minister Delbekelaan geen openbaar vervoer rijden op zondag 28 augustus 2011. Het hele weekend zal er trouwens geen openbaar vervoer rijden aangezien op 26 augustus en 27 augustus de braderij op de Bredabaan plaatsvindt.

Naast de wielerwedstrijd zal er op zondag ook een feestmarkt georganiseerd worden op de Bredabaan, naast het afgesloten parcours van de wedstrijd. De organisatoren van de wielerwedstrijd Schaal Sels werken hiervoor nauw samen met winkelvereniging Bredabaan Promotions. Tijdens een ultiem overleg op dinsdag 9 augustus werden alle afspraken hiervoor gemaakt.

Het parcours van de Schaal Sels ziet er als volgt uit:

Plaatselijke ronde (x6): Bredabaan (tegen richting) – Frans De L’Arbrelaan – Minister Delbekelaan – Groenendaallaan – Lambrechtshoekenlaan – Maantjessteenweg – Ringlaan - Merksemheidelaan – Winkelstap – Eethuisstraat – Oudebareellei - Bredabaan (tegen richting).

Zuidelijke ronde (x2): Bredabaan - Frans De L’Arbrelaan – Minister Delbekelaan – Groenendaallaan – Straatsburgbrug – Siberiastraat (Siberiabrug) – Oosterweelsesteenweg – Mosselstraat – Sloepenweg – Kattendijkbrug – Rijnkaai – Tavernierkaai –Van Meterenkaai - Orteliuskaai – Jordaenskaai – Ernest Van Dijckkaai – Plantinkaai – Sint Michielskaai – Cockerillkaai – De Gerlachekaai – Namenstraat - Gentplaats - Jan Van Gentstraat - Bolivarplaats - Singel – Emiel Vloorstraat – Lageweg – Van De Perrelei - Steynstraat – Antwerpsesteenweg – Kioskplaats - Louisalei – Cockerillplaats – Jozef Leemanslaan – Krijgsbaan – R11 –Frans Van Dunlaan – Jozef Hemanslei – Antwerpsestraat - Grotesteenweg – Mechelsebrug - Singel – Stenenbrug - Herentalsebaan – Boterlaarbaan – Ruggeveldlaan – Schotensteenweg - Merksemsebaan - Bisschoppenhoflaan – Merksemsesteenweg – Burgmeester Edward Waghemansbrug – Deurnsebaan – Bredabaan.  

Noordelijke ronde (x1): Bredabaan - Frans De L’Arbrelaan – Minister Delbekelaan – Groenendaallaan – Lambrechtshoekenlaan – Victor Govaerslaan – Burgemeester Jozef Masurebrug – Havanastraat – Noorderlaan – Ekersesteenweg – Steenstraat (tegen rijrichting) – Markt – Groot Hagelkruis – Transcontinentaalweg – Luithagen Haven – Noorderlaan – Blauwhoefstraat - Antwerpsebaan – Stabroek – Monnikenhofstraat – Oud Broek – Oudebroeksestraat – Antwerpsebaan – Schouwvegersstraat – Dorpsstraat – Solftplaats – Monnikenhofstraat – Krommeweg – Steenovenstraat – Antwerpsebaan – Noordland – Ossendrecht – Zeeland Reymerswaal – Noord Brabant Woensdrecht – Noordland – Antwerpsebaan –Steenovenstraat – Krommeweg – Monnikenhofstraat – Solftplaats – Dorpsstraat – Schouwvegersstraat –  Oudebroeksestraat – Oud Broek – Monnikenhofstraat – Abtsdreef - Stabroek – Putte – Kapellen – Hoevenen – Kapelsesteenweg – Schriek – Driehoekstraat – Boerendijk – Kloosterstraat – Dorpstraat – Markt – Steenstraat – Ekersesteenweg – Noorderlaan – Havanastraat – Burgemeester Jozef Masurebrug – Victor Govaerslaan – Maantjessteenweg – Ringlaan – Merksemheidelaan – Winkelstap –Eethuisstraat - Oude Bareellei – Bredabaan

Dit parcours werd aan De Lijn voorgelegd en ook goedgekeurd. De Lijn voorziet de nodige alternatieven voor de bus- en tramlijnen die hinder zullen ondervinden. Dit parcours werd eveneens nog besproken in aanwezigheid van alle veiligheidsinstanties op de adviesgroep evenementen (AGEV)-veiligheidsvergadering van dinsdag 26 juli 2011.

Om de wielerwedstrijd in optimale omstandigheden te laten plaatsvinden, vraagt de organisatie het volgende: 

- inzet van de lokale politie/openbare orde/evenementen voor:

• afsluiten van de gevraagde straten en locaties noodzakelijk voor de organisatie van het evenement;
• visuele aanwezigheid in de start- en aankomstzone;
• begeleiding van de wielerwedstrijd op grondgebied Antwerpen;
• toelating voor het plaatsen van nadarbarelen op het parcours;
• mobiliteitsafspraken met de Lijn;
• medewerking verlenen bij de uitwerking van een veiligheidsplan in samenwerking met de organisatie en de betrokken overheidsdiensten.

- inzet van patrimoniumonderhoud/bijzondere opdrachten en feestmateriaal/evenementen-verhuur-materialen voor:

• het gratis gebruik van het beschikbare feestmateriaal, nadarbarelen en vlaggen;
• het gratis ter beschikking stellen van stroom- en watervoorziening.

- inzet van stads- en buurtonderhoud/stadsreiniging/bijzonder interventieteam voor:

• reiniging van de Bredabaan (start- en aankomstzone) voor en na het evenement;
• gratis ter beschikking stellen van de nodige vuilniscontainers.

- de toelating voor het plaatsen van promostanden en een publiboog op het plaatselijk parcours;

- het inrichten van de vip-zone aan het districtshuis van Merksem;

- de buurtbewoners rond het parcours te informeren aan de hand van een bewonersbrief;

- bekendmaking van het evenement door inzet van de stedelijke communicatiekanalen;

- verspreiden van affiches in stadsgebouwen;

- buildrager om aan de winnaars te overhandigen;

- afvaardiging van de burgemeester en de schepen voor sport voor de start om 11.00 uur en de prijsuitreiking omstreeks 16.30 uur.

De organisatie was erg laat met het indienen van de vereiste veiligheidsdocumenten. Om die reden zal het advies van de brandweer en van de Federale Overheidsdienst (FOD) Volksgezondheid pas erg laat bekend zijn. Van zodra de adviezen van beide instanties er zijn, zal de organisatie die ook ontvangen.

De Schaal Sels is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide publieksopkomst en interessante communicatie – en mediawaarde.

Bovendien krijgt de stad Antwerpen, in ruil voor de ondersteuning, een uitgebreide return (logovermelding en visibiliteit tijdens de verschillende deelevenementen, …).

Het project kadert bovendien in het bestuursakkoord en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport en jeugd.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbraak van alle constructies (podia, tenten,…) tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden.

De volgende bewijsstukken voor toekenning van de toelage moeten uiterlijk worden ingediend voor 30 september 2011, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Atletenstraat 80, 2020 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad Antwerpen dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.

Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:

• volgens artikel 3 van het retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie (collegezitting van 25 augustus 2006, jaarnummer 10406), geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;
• volgens artikel 4 van het “Retributiereglement voor tijdelijke terbeschikkingstelling en occasionele innamen van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties” (collegezitting van 31 maart 2006, jaarnummer 3984), geen retributierecht aangerekend te worden.

De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeente­raadsbesluit van 18 december 2006) zijn van toepassing.

Gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen van 26 april 2010 (jaarnummer 504).

Retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 14 december 2009 (jaarnummer 2125).

Collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606).