Voor het huren van toiletwagens werd per mail een offerte gevraagd aan volgende firma's:
John Van Langenhove, het Toiletteam, Boels Verhuur nv, firma Jaeken en aan de firma GSV. GSV biedt de gevraagde service.
Het college nam in zitting van 28 januari 2011, jaarnummer 901, kennis van de jaarlijks terugkerende evenementen. In dit besluit werd het evenement 'Klassiek in de Stad' opgenomen. In dit collegebesluit werd opdracht gegeven aan marketing & communicatie/evenementen, film en protocol om een gedetailleerd voorstel uit te werken.
De aanvraag voor dit evenement werd gedaan door deFilharmonie, Braziliëstraat 15, 2000 Antwerpen. De organisatie gebeurt net als de voorgaande jaren door de firma Proactio uit Brasschaat. Dit jaar gaat 'Klassiek in de Stad' door op vrijdag 2, zaterdag 3 en zondag 4 september 2011 op het Sint-Jansplein. Ook dit jaar werken deFilharmonie, het Koninklijk Ballet van Vlaanderen en de Vlaamse Opera samen. Vorig jaar werd deFilharmonie Remix gelanceerd, een kort optreden van een twintigtal jongeren die een cursus hebben gevolgd bij deFilharmonie. Wegens het succes van vorig jaar wordt deFilharmonie Remix ook dit jaar mee opgenomen in de programmatie.
Voorgestelde timing van alle optredens, gratis toegankelijk voor het publiek:
|
vrijdag 2 september 2011 |
van 19.00 uur tot 21.00 uur : generale repetitie van deFilharmonie |
| zaterdag 3 september 2011 | van 21.00 uur tot 23.00 uur : voorstelling van het Koninklijk Ballet van Vlaanderen |
| zondag 4 september 2011 |
van 11.30 uur tot 13.00 uur : optreden van de Vlaamse Opera |
Tijdens het optreden van deFilharmonie is er een pauze van 30 minuten voorzien. De presentatie van de optredens wordt verzorgd door Kurt Van Eeghem.
Over de ganse breedte van het Sint-Jansplein worden er zitbanken en klapstoeltjes geplaatst die ter beschikking staan van het publiek. De stad Antwerpen plaatst extra toiletten voor het publiek en de artiesten. De opbouw start op dinsdag 30 augustus 2011 en de afbouw eindigt op maandag 5 september 2011.
De organisatie staat zelf in voor de communicatie over het evenement. Marketing en communicatie voegt daar volgende zaken aan toe:
Al deze zaken vallen binnen de reguliere werking, hier zijn dus geen extra kosten aan verbonden.
In overleg met de lokale politie en De Lijn Antwerpen worden de haltes aan het Sint-Jansplein tijdens de optredens verplaatst naar de tijdelijke haltes in de Van de Wervestraat en in de Van Maerlantstraat.
Marketing & communicatie/evenementen, film en protocol geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling die past in het algemeen city marketing beleid van de stad Antwerpen. De voorgaande edities werden telkens gunstig geëvalueerd.
Op 26 april 2010 (jaarnummer 504) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
In toepassing van artikel 7,5 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 14 december 2009 (jaarnummer 2125) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit met jaarnummer 18606 wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Voor de uitgaven die buiten een bestek vallen, werd gebruik gemaakt van de procedure vastgelegd in de wet overheidsopdrachten van 24 december 1993, artikel 17 § 2,1°a. Dit artikel bepaalt dat een onderhandelingsprocedure kan worden toegepast als de uitgave niet meer bedraagt dan 67.00,00 EUR exclusief btw.
Het college keurt de effectieve organisatie van 'Klassiek in de Stad', zoals hierboven beschreven, van 2 tot en met 4 september 2011 op het Sint-Jansplein goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| SW/M/W2/speelcel | voor het verwijderen van de basketbalpalen |
| PO/L/BOF | voor het leveren van het materiaal op basis van orderbevestiging B101888 'klassiek in de stad' verzonden op 18 juli 2011. |
| lokale politie/ openbare orde/ evenementen |
voor het afsluiten, bemannen en verkeerstoezicht houden tijdens het evenement op de volgende kruispunten:
voor het parkeervrij maken van de parkeervakken aan de zuidzijde van het Sint Jansplein (tussen de Rotterdamstraat en de Oude Steenweg). De gehandicaptenplaats blijft bereikbaar. om de verkeersstroom van toeschouwers na het evenement te begeleiden. Er wordt gevraagd aan De Lijn om de haltes ter hoogte van het Sint Jansplein naar Van de Wervestraat en Van Maerlantstraat te verleggen. De chauffeurs worden in kennis gesteld om ter hoogte van het Sint Jansplein hun snelheid te matigen. |
De stadsontvanger verleent zijn visum voor het huidige dienstjaar en regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
|
Levering en plaatsing van 2 toiletwagens door : |
1.851,30 EUR | Budgetplaats:5182500000 Budgetpositie:610 Functiegebied:SDMC020501A00000 Subsidie:sub_nr Fonds:intern Begrotingsprogramma:510260119 Budgetperiode:1100 |
4005013215 |