2011_CBS_14061 - Budgethouderschap - Jaarlijkse rapportering. Bestellingen 2010 - Kennisneming

Volgens het Gemeentedecreet artikel 167 rapporteert de secretaris minstens éénmaal per jaar aan het college over de uitvoering van het budgethouderschap. De met budgethouderschap belastte personeelsleden rapporteren minstens éénmaal per jaar aan de gemeentesecretaris over de uitvoering van hun budgethouderschap.

Volgens het Gemeentedecreet artikel 168 rapporteert het college eenmaal per jaar aan de gemeenteraad over de uitvoering van het budgethouderschap.

Met het Gemeentedecreet wordt er een functiescheiding in de financiële taken uitgewerkt. Een deel van de financiële decretale taken wordt aan de stadssecretaris toegekend; een ander deel aan de financieel beheerder. De stadssecretaris heeft zijn financiële decretale taken verder gedelegeerd aan de bedrijfsdirecteur financiën.

Met het delegatiebesluit van 31 augustus 2007 (jaarnummer 11164) stelde het college de stadssecretaris aan als budgethouder voor bestellingen van de gewone dienst onder de € 5.500,00 (exclusief btw) en alle meerkosten die 10% niet overschrijden, met als bedoeling dit verder te delegeren aan de (waarnemend) bedrijfsdirecteurs, bestuurscoördinatoren district en de directeurs van de onafhankelijke diensten.
Met het delegatiebesluit van 6 september 2007 (jaarnummer 11425) stelde de stadsecretaris nominatief de (waarnemend) bedrijfsdirecteurs, bestuurscoördinatoren district en de directeurs van de onafhankelijke diensten aan voor bestellingen van de gewone dienst onder de € 5.500,00 (exclusief btw) en alle meerkosten die 10% niet overschrijden.

Het college beslist op 11 april 2008 (jaarnummer 4058) dat de secretaris geen budgethouder is voor bestellingen die door AG VESPA gebeuren. Voor die bestellingen blijft het college budgethouder.

De gemeenteraad nam op 22 september 2008 (jaarnummer 1585) kennis van de gewijzigde delegatie van het budgethouderschap: “Het college beslist om met ingang van 1 oktober 2007 de stadssecretaris aan te stellen als budgethouder voor de bestellingen gewone dienst onder  € 5.500,00 (exclusief btw) en alle meerkosten op zulke bestellingen die de 10% niet overschrijden, met de bedoeling om dit budgethouderschap verder te delegeren aan de bedrijfsdirecteurs, de bestuurscoördinatoren van de districten en de directeurs van de onafhankelijke diensten.
Dit geldt niet voor de bestellingen op de kredietcodes die aan AG VESPA zijn toegewezen. Daarvoor blijft het college budgethouder.”

Met het delegatiebesluit van de stadssecretaris van 19 februari 2009 (jaarnummer 448) werd de regeling van het budgethouderschap aangepast aan de nieuwe organisatie.
Het budgethouderschap werd ook in de mandaatopdrachten van de bedrijfsdirecteurs en de bestuurscoördinatoren district ingeschreven.

Op 12 juni 2009 besliste het college (jaarnummer 7882) dat de secretaris wordt aangesteld als budgethouder voor de museale inrichting van het MAS, voor een totaal bedrag van € 4.420.000,00.

De secretaris besliste op 18 juni 2009 (jaarnummer 1693) om dit budgethouderschap verder te delegeren naar de bedrijfsdirecteur cultuur, sport & jeugd en, in zijn afwezigheid, de bestuurscoördinator-directeur cultuur, sport & jeugd/Musea en Erfgoed Antwerpen.

Op 27 augustus 2010 besliste het college (jaarnummer 10517) om het maximumbedrag voor het budgethouderschap voor de museale inrichting van het MAS te verhogen met € 900.000,00.

De secretaris delegeerde op 2 september 2010 (jaarnummer 2347) deze verhoging naar de bedrijfsdirecteur cultuur, sport & jeugd en, in zijn afwezigheid, de bestuurscoördinator-directeur cultuur, sport & jeugd/musea en erfgoed Antwerpen.

In de mandaatopdracht van de bedrijfsdirecteur financiën werd ook ingeschreven dat deze de mogelijkheden van het decreet in verband met budgethouderschap verder onderzoekt.

De gemeenteraad nam op 28 januari 2008 (jaarnummer 154) kennis van de afsprakennota van de stadssecretaris (namens het managementteam) met het college.

1) Bestellingen onder 5.500 euro (exclusief regularisatiebons)
De bestellingen op de gewone dienst onder de € 5.500,00 (exclusief btw) werden gedelegeerd, met uitzondering van bestellingen  die gebeurden via een R-bon (regularistatiebon). Ook was er een delegatie vanuit het college voor al de meerkosten op die bestellingen die de 10% niet overschrijden, zelfs indien hierdoor het totaalbedrag van de bestelling € 5.500 (exclusief btw) overschreed. Deze delegatie werd gegeven aan de secretaris, die dit verder delegeerde aan (waarnemend) bedrijfsdirecteurs, bestuurscoördinatoren district en de directeurs van onafhankelijke diensten.

Klantbedrijven konden opdracht geven aan de gemeenschappelijke aankooopcentrale (GAC) om een bestelling uit te voeren door middel van een aanvraagbon (onder andere voor magazijnartikellen, bestellingen op een raamcontract, gunningen). Door het klantbedrijf werd de aanvraagbon goedgekeurd, waarna de GAC de aanvraagbon omzette in een bestelorder. De goedkeuring van dit order werd gegeven door het diensthoofd van de GAC.
Voor orders die niet via de GAC liepen (bijvoorbeeld voor werken), werd de goedkeuring van het bestelorder gegeven door het bedrijf.

2) Budgethouderschap MAS
Het budgethouderschap voor de museale inrichting van het MAS is beperkt door een maximaal te besteden bedrag van € 5.320.000,00. De budgethouder heeft in 2010 vijf bestellingen goedgekeurd voor een totaal bedrag van € 4.085.852,78.  

3) Bestellingen waarvoor het college budgethouder blijft (inclusief regularisatiebons)
De bestellingen waarvoor het college budgethouder blijft, werden individueel of op lijst ter goedkeuring aan het college voorgelegd. Het onderstaande overzicht wordt weergegeven in functie van een totaalbeeld van het budgethouderschap binnen de stad .

4) Goed te keuren bedragen
Wekelijks wordt aan het college een lijst voorgelegd voor goedkeuring van de te betalen bedragen. Op deze lijsten staan zowel facturen waarvoor het college budgethouder is als die waarvoor het college het budgethouderschap gedelegeerd heeft.
Hierdoor nam het college kennis van de facturen die betrekking hadden op bestellingen gewone dienst die het bedrag van € 5.500,00 (exclusief btw) niet overschreden en alle meerkosten op zulke bestellingen die 10 % niet overschreden.

Hieronder een overzicht per bedrijf met een indicatie van het aantal goedgekeurde facturen door hoofdbudgethouder en gedelegeerde budgethouders.

Volgens het Gemeentedecreet artikel 158 is budgethouderschap de toegekende bevoegdheid tot beheer van een budget dat taakstellend is om bepaalde doelstellingen te realiseren. Budget omvat in dit kader meer dan geldelijke middelen. Het gaat onder andere over het gebruik van een gebouw, materieel, beroep kunnen doen op competent personeel en dergelijke.

Volgens het Gemeentedecreet artikel 159 §1 is het (districts)college hoofdbudgethouder. Dit betekent dat het (districts)college budgethouder is voor alle gevallen die niet specifiek aan een ander orgaan / personeelslid zijn toegewezen.

De budgethouder (Gemeentedecreet artikel 159 §2) is persoonlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van het aan hem gedelegeerde budgethouderschap, dat de normale aansprakelijkheidsregeling volgt.

Het college (Gemeentedecreet artikel 159 §3) kan het budgethouderschap met betrekking tot bepaalde budgetten betreffende activiteitencentra of projecten delegeren aan bepaalde personeelsleden van de gemeente, ook voor aangelegenheden die het dagelijks bestuur te boven gaan.

De budgethouder (Gemeentedecreet artikel 160 §1) gaat de verbintenissen aan overeenkomstig het hem toevertrouwde budget. Hij voert, in voorkomend geval, binnen de perken van de delegatie, de procedures voor opdrachten van aanneming van werken, leveringen of diensten en wijst de opdracht toe en keurt de te betalen bedragen goed overeenkomstig het hem toevertrouwde budget.