Om het college een duidelijk overzicht te geven van de totale kostprijs van een evenement worden de eerder goedgekeurde uitgaven in het kader van het budgethouderschap ter kennis gebracht. Gepresteerde uren van personeelsleden van marketing & communicatie komen niet in aanmerking voor toeslag.
De opbrengst van de terbeschikkingstelling van de trouw- en wandelzaal wordt geraamd op 1.200,00 EUR
Voorschot: 1.100,00 EUR
Waarborg: 1.000,00 EUR
Extra diensten: keuken: 100,00 EUR
Raming van de terug te vorderen personeelskosten aan de aanvrager (CONFORM OFFERTE):
2 uren coördinatie aan 40,00 EUR/uur: 80,00 EUR
8 uren toezicht aan 40,00 EUR/uur: 320,00 EUR
Bedragen afhankelijk van het niveau van de ingezette personeelsleden (gemeenteraadsbesluit van 20 oktober 2008, jaarnummer 1858) en van de gegevens die in de offerte werden meegegeven.
Het voorschot en de waarborg moeten betaald zijn voordat de activiteit plaatsvindt. Indien er geen schade is, wordt de waarborg teruggestort.
De eindafrekening wordt opgemaakt op basis van personeelsinzet en eventueel gebruik van extra diensten.
Artikel 57 § 3, 1° van het Gemeentedecreet bepaalt dat het college bevoegd is voor daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen, binnen de door de gemeenteraad vastgestelde algemene regels.
De heer Jan Verschueren van HSL 4, Drechtse Steden (vereniging van aannemers) postbus 525, 3440 AM Woerden, Nederland, vraagt om de trouw- en wandelzaal te mogen gebruiken voor het organiseren van een receptie met aansluitend diner op vrijdag 21 oktober 2011 van 16.30 uur tot 23.30 uur (opstelling en afbraak inbegrepen).
Genodigden zijn alle stafmedewerkers van verschillende aannemers die hebben samengewerkt rond het project HSL 4 - Drechtse Steden.
Aantal genodigden: 60
2 personeelsleden zijn nodig om deze activiteit in goede banen te leiden:
| Datum | Functie | Niveau | uren |
| 21 oktober 2011 | administratief technisch assistent | C1 - C3 | 16.30 uur tot 18.30 uur |
| 21 oktober 2011 | technisch assistent | C1 - C3 | 16.30 uur tot 23.30 uur |
Marketing & communicatie toetst elke aanvraag voor de terbeschikkingstelling van zalen in het stadhuis af met het gebruiksreglement 'Open Stadhuis'. Aanvragen voor de terbeschikkingstelling van zalen die voldoen aan het gebruiksreglement worden ter goedkeuring aan het college voorgelegd.
Het college keurt goed dat de trouw- en wandelzaal ter beschikking worden gesteld aan de heer Jan Verschueren, voor het organiseren van een receptie met aansluitend diner op vrijdag 21 oktober 2011 (opstelling en afbraak inbegrepen).
Het college keurt goed dat toelating wordt verleend aan:
om op vrijdag 21 oktober 2011 het nodige werk te presteren ten behoeve van Open Stadhuis 136.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| MC/EFP | aanmaken indicatieve AVIAS + opmaken reservatiebrief voor betaling voorschot en waarborg |
| FI/EB/ADO | boeken van het voorschot en waarborg (op wachtrekening) |
| MC/SD/FIN | opmaken factuur voor gebruik van de zaal en terugvordering |
De stadsontvanger regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
|
HSL Drechtse steden VOF |
1.100,00 EUR |
Op wachtrekening: voorafbetaling open stadhuis |
n.v.t. |
|
Extra kost keukendienst |
100.00 EUR |
Budgetplaats: 5161000000 |
n.v.t. |
|
Waarborg |
1.000,00 EUR |
De waarborg wordt geparkeerd op volgende algemene rekening voor derden AR 46402 |
n.v.t. |
|
Terugvordering kostprijs personeel van de zaalgebruiker |
400,00 EUR |
Budgetplaats: 5161000000 |
n.v.t. |
De stadsontvanger verleent zijn visum voor huidig dienstjaar en regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
|
Uitbetaling toeslag voor personeelsleden van BZ voor geleverde prestaties |
14,77 EUR |
De loonkosten worden geboekt op de personeelskredieten van de betrokken bedrijfseenheid bestuurszaken. |
n.v.t. Betaling via Payroll |
De opgegeven vergoedingen zijn ramingen. De werkelijke personeelskost hangt af van de werkelijk gepresteerde uren.