2011_CBS_15130 - Lokale Politie Antwerpen - Onderhandelingsprocedure LPA/2011/771. Uitwerken, organiseren en coördineren van het personeelsfeest. Gunning - Goedkeuring

De totale uitgave bedraagt 159.943,85 EUR (btw inbegrepen) en kan verrekend worden op de gewone begroting. Op budgetpositie 33000_12316 is voldoende krediet beschikbaar.

Het college verdaagde dit punt in zitting van 21.10.2011 (jaarnummer 14513). 

In het kader van het Bestuursakkoord 2007-2012 werd voorzien in het uitwerken van een retentiebeleid. Dit wordt op verschillende manieren geconcretiseerd, waaronder het organiseren van een personeelsfeest. In 2010 en 2011 vond een dergelijk feest plaats. Na een positieve evaluatie werd beslist om dit in januari 2012 opnieuw aan te bieden aan alle personeelsleden van de Lokale Politie Antwerpen én hun partner. Om dit event te realiseren dient een eventbureau te worden aangeduid en werd onderhandelingsprocedure met bekendmaking LPA/2011/771 uitgeschreven.

Om aan deze vraag te kunnen voldoen werd een onderhandelingsprocedure met algemene oproep tot kandidatuurstelling met voorafgaande bekendmaking uitgeschreven. 

Volgende firma's hebben zich kandidaat gesteld :

Alle kandidatuurstellingen werden regelmatig bevonden. Er werd gevraagd aan alle kandidaten om een voorstel uit te werken. 

Volgende firma's hebben een offerte ingediend :

De onderhandelingen werden voortgezet met beide inschrijvers om een Best And Final Offer in te dienen.

De firma Escape Events nv heeft een zeer transparante offerte ingediend, met volledige break-up van de kostprijs. Er zijn twee concepten volledig uitgewerkt waarbij het thema Lichtjes aan de Schelde de mogelijkheid biedt om een mooie look & feel te ontwerpen alsook aangepaste sfeerschepping en decor te creëren. Er werd, zoals gevraagd in het bestek, rekening gehouden met de diversiteit van het publiek en er wordt een gevarieerd, flexibel en alternerend programma voorgesteld. Het is een creatief voorstel en een concept dat niet beperkend is maar zeer ruim wordt ingevuld en met een duidelijke Antwerpse link.

Het ingediende voorstel van de firma Jada Events nv voldoet inhoudelijk niet aan het bestek waarbij de nadruk wordt gelegd op interactie, diversiteit, aankleding van de zaal, versiering en vooral het uitwerken van een concept. Er werd enkel een optreden door een partyband op een podium met catwalk aangeboden. Er is geen randanimatie en interactie voorzien. Na de toelichting werd het voorstel als volgt aangepast: twee projectieschermen waarop gedurende de hele avond filmpjes zullen worden getoond; het middenplein wordt voorzien van 4 danspodia voor de optredens van 4 dansers die in totaal 4 keer 15 minuten zullen aanwezig zijn en twee fotocabines.

De beoordeling van de offertes werd uitgevoerd door een werkgroep samengesteld uit mensen van verschillende afdelingen van de Lokale Politie Antwerpen.

De kosten voor locatie en catering zijn voor beide inschrijvers identiek. Op basis van het uitgewerkt concept heeft de firma Escape Events nv de gunstigste regelmatige offerte ingediend. Het uitwerken, organiseren en coördineren van het personeelsfeest voor de personeelsleden van de Lokale Politie Antwerpen wordt gegund aan Escape Events nv, Aarschotsebaan 89, 1910 Kampenhout, ondernemingsnummer 0433.651.861 tegen 159.943,85 EUR inclusief btw.

De wet van 24 december 1993 en latere wijzigingen betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten (Belgisch Staatsblad 22 januari 1994).

Het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 en latere wijzigingen betreffende de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken (Belgisch Staatsblad 26 januari 1996).

Het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken en de bijlage tot vaststelling van de algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken (Belgisch Staatsblad 18 oktober 1996).

In toepassing van artikel 17 § 3 ten 4° van de wet van 24 december 1993 zal deze opdracht van diensten gegund worden volgens de onderhandelingsprocedure met naleving van de bekendmakingsregels omdat de aard van de dienst zodanig is dat de specificaties van de opdracht niet met voldoende nauwkeurigheid kunnen bepaald worden om de toewijzing toe te laten volgens de procedure van aanbesteding of offerteaanvraag.