2011_CBS_14861 - Toelichting programma en procedure - Receptie middenveld - Goedkeuring

Zoals elk jaar ontvangt het stadsbestuur het georganiseerd middenveld als dankbetuiging voor hun inzet. Deze receptie middenveld vindt plaats op zondag 29 januari 2012 in de WDT Loods in Park Spoor Noord. 
Dit jaar wordt een receptie aangeboden in verschillende winterse sferen en mini optredens van Axl Peleman.

1. procedure voor de verzameling van de adressen

In 2008 werd er een managementteambesluit goedgekeurd dat de werkwijze voor het aanleveren van de databestanden beschreef. Het besluit werd in 2009 herbekrachtigd.

De doelgroepen van de Staat van de stad zijn alle verenigingen of individuen die zich vrijwillig inzetten voor een betere stad. Concreet betekent dit:

• alle raden die volgens decreet opgericht zijn: sportraad, cultuurraad, milieuraad, seniorenraad, jeugdraad, …en de in deze raden vertegenwoordigde verenigingen;
• verenigingen die erkend worden door de stad, zoals onder andere allochtone verenigingen, bewonersgroepen, buurtcomités, …;
• mensen die zich op individuele en vrijwillige basis engageren om de leefbaarheid en de sociale cohesie in hun stad te verbeteren, zoals onder andere straatvrijwilligers, vrijwilligers stadswinkel, vrijwilligers Buurt aan de Beurt, vrijwilligers OCMW, ….

Per vereniging worden maximum twee afgevaardigden uitgenodigd.

Marketing & communicatie maakt een basis excelbestand aan waar alle diensten, zowel van de stad als van het OCMW, de genodigden voor de Staat van de stad invullen. Het excelbestand heeft een vast formaat, waarbij onder meer telkens wordt gevraagd aan te duiden welke doelgroep (zie boven) de genodigde vertegenwoordigt. Via deze controle willen we erop toezien dat de afgevaardigde effectief voldoet aan de vooropgestelde criteria. Lijsten die niet aan het vaste formaat voldoen of waarin bovengenoemde criteria niet worden gerespecteerd, worden voor aanpassing aan de communicatieverantwoordelijke terugbezorgd.

De correctheid van deze aangeleverde bestanden blijft de verantwoordelijkheid van de communicatieverantwoordelijken van de verschillende diensten.

De volledige procedure verloopt als volgt:

• de verschillende diensten binnen de stad vullen de excellijsten in (zoals de voorbije jaren het geval was);
• deze lijsten worden verstuurd naar de verantwoordelijke kabinetten. De kabinetten kijken de lijsten na en keuren ze goed;
• de kabinetten versturen de goedgekeurde lijsten naar marketing & communicatie. Zij starten de verzending van de uitnodigingen. Dit gebeurt enkel voor die adressen die in het correcte formaat en sjabloon worden aangeleverd;
• waar nodig/nuttig kunnen de verantwoordelijke kabinetten met de betrokken diensten afspreken om nog een telefonische opvolging te doen van de uitgezonden uitnodigingen.

Timing:

• marketing & communicatie bezorgt de lege excelbestanden in vast formaat tegen ten laatste 31 oktober 2011 aan de communicatieverantwoordelijken;
• de communicatieverantwoordelijken bezorgen de ingevulde lijsten ten laatste op 21 november 2011 aan de betrokken kabinetten;
• marketing & communicatie vraagt de ingevulde lijsten (na validatie door de betrokken kabinetten) terug tegen 12 december 2011.

2. programma

De verschillende bedrijven van de stad die de vorige jaren op de Staat van de stad een standruimte kregen - waar zij hun werking toelichten- zullen dat ook dit jaar opnieuw kunnen doen in de receptieruimte.

Dit evenement past in het kader van het bestuursakkoord van 2007-2012: "Grote en kleinere evenementen brengen vaak heel verschillende mensen samen en versterken het samenhorigheidsgevoel in de stad. Ze dragen bij aan de uitstraling van Antwerpen en brengen extra bezoekers naar de stad. Daarom wil het stadsbestuur zoveel mogelijk evenementen op het openbare domein. Dit bij voorkeur gratis voor de bezoekers."

In de stadsbegroting van 2012 is voor de organisatie van dit evenement een toelage voorzien aan de vzw Promotie Stad Antwerpen. Het stijgend aantal genodigden en aanwezigen en een sfeervolle aankleding van de WDT Loods, maken dat deze toelage mogelijk niet voldoende is. Om deze redenen wordt in het budget van Feest In 't Stad binnen de vzw Promotie Stad Antwerpen een reserve voorzien.