2011_CBS_14873 - Den Bell. Externe Patrimoniumexploitatie - Uitgangspunten. Plan van aanpak - Goedkeuring

In de zitting van 13 februari 2007 (jaarnummer 138) bevestigde het managementteam het principe dat het torengebouw volledig wordt ingericht als vergadercentrum waar ook de vergaderingen met externen plaatsvinden.

In de zitting van 16 maart 2007 (jaarnummer 3594) besliste het college in artikel 7 het torengebouw volledig te gebruiken als vergadercentrum, met ruime onthaalfunctie en aandacht voor multifunctioneel gebruik van de ruimten: vergaderruimten, opleidingscentrum, selectiecentrum, congressen, …

In de zitting van 5 juni 2007 (jaarnummer 312) besliste het managementteam over de basisprincipes van de uitbating van het vergadercentrum tijdens en buiten de kantooruren.

In de zitting van 24 januari 2008 (jaarnummer 167) gaven het managementteam en managementcomité opdracht aan de interne werkgroep plug en play om een marktonderzoek te doen nodig voor commerciële exploitatie.

In de zitting van 18 juni 2008 (jaarnummer 336) keurden managementteam en managementcomité de basisprincipes voor exploitatie van vergadercentrum goed:

• economisch bedrijf – intern stadsbedrijf;
• onderaannemers: sociale economie;
• één uitbater ook tijdens kantooruren;
• kosten transparant maken van vergaderruimte voor bedrijfseenheden.

In zitting van 1 februari 2010 nam de beleidsgroep den Bell, die opgericht was bij collegebesluit van 25 maart 2005 (jaarnummer 3358), kennis van het rapport van Horeca Partners over de commerciële uitbating van de vergadertoren en gaf de beleidsgroep de opdracht om zelf de exploitatie van de toren te organiseren samen met het bedrijfsrestaurant. Uit de marktbevraging bleek dat er enkel externe partners voor exploitatie gevonden zouden kunnen worden op voorwaarde dat men permanent het beheer en catering in de toren kon uitvoeren.

In de periode herfst 2009 – zomer 2010 werd het ganse Bell-gebouw in gebruik genomen en werden sociale-economiebedrijven ingeschakeld in driehoek en toren (Werkhaven vzw voor schoonmaak en CAS vzw voor bedrijfsrestaurant).

Eind mei 2011 werd op initiatief van de stadssecretaris en de secretaris van het OCMW een nieuwe stuurgroep ‘ontsluiting stedelijk bedrijfspatrimonium’ opgestart vanuit een breder perspectief en met betrokkenheid van de bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud, waarbij opdracht werd gegeven aan een personeelslid om  “alle mogelijke pistes te onderzoeken om een deel van het stedelijk bedrijfsvastgoed op een efficiënte, klantvriendelijke en kwaliteitsvolle manier te exploiteren, met als pilootproject het vergadercentrum in de toren van den Bell”.

De gemeenteraad van 27 juni 2011 (jaarnummers 931 en 932) keurde een tijdelijk gebruiks- en retributiereglement den Bell goed, met ingang van 01 augustus 2011 tot 31 december 2013.

Tijdens het college van 9 september 2011 werd door de nieuwe projectleider een toelichting gegeven over een aantal uitgangspunten voor externe patrimoniumexploitatie.

De stad heeft voor het project “Den Bell” een grote financiële inspanning gedaan. Er is gekozen voor een centralisatie en werkplekdelen als principe voor de huisvesting van de backoffice-diensten. Zo werd zowel op korte als lange termijn een kostenefficiëntie gerealiseerd. Deze kostenefficiëntie en de optimale benutting van het gebouw dient doorgetrokken naar het gebruik van het vergader-, opleidings- en selectiecentrum in de toren.

De stad wenst te vermijden dat gebouwdelen onderbenut zouden blijven. Dit kadert in de integrale huisvestingsvisie voor stad en groep Antwerpen (TDPO06): “Ieder gebouw dient zo optimaal mogelijk beheerd te worden met oog op duurzaam beheer.”  Het is de wens van de stad om het exploiteren van de stedelijke bedrijfsgebouwen op een efficiënte, klantvriendelijke en kwaliteitsvolle manier uit te bouwen.

1.Uitgangspunten

Met betrekking tot de exploitatie van het veragdercentrum van Den Bell werden tijdens de toelichting aan het college op 9 september 2011 een aantal uitgangspunten voor externe patrimoniumexploitatie van Den Bell voorgelegd. Deze uitgangspunten liggen nu ter beslissing voor in artikel 1.

2. Gewenste finaliteit

De resultaten van de externe patrimoniumexploitatie van Den Bell liggen op de volgende terreinen:

• citymarketing: activiteiten aantrekken en zo Antwerpen op de kaart zetten;
• sociaal: sociale economie inschakelen indien mogelijk en het  middenveld kansen geven ;
• financieel: minstens kostendekkend, liefst winst die ten goede dient te komen aan duurzaam en kwalitatief patrimonium wat citymarkering opnieuw versterkt;
• personeel: een hedendaags opleidings-, selectie-, en competentiecentrum uitbouwen (in samenwerking met  personeelsmanagement).

3. Aanpak businessmodel exploitatie toren Den Bell

Om bovengenoemde resultaten te bereiken worden in een volgende fase een aantal pistes voor het businessmodel verder uitgewerkt, waarin vervat zit een SWOT-analyse, een haalbaarheidsstudie, de juridische mogelijkheden qua beheer, organisatie en structuur, met inbegrip van een (impact)analyse op vlak van personeel, patrimonium en fiscaliteit en de hieraan verbonden gevolgen (bijvoorbeeld met betrekking tot afdracht btw op canon erfpacht). Daarnaast zal een financieel meerjarenplan, met uitzondering van investeringen en liquiditeitsplan, opgesteld worden. De aspecten met betrekking tot exploitatie zullen wel bekeken worden. Deze eerste fase wordt op korte termijn afgerond. Het businessplan zou in uitvoering moeten gebracht worden vanaf het einde van 2011.

Parallel aan de opmaak van het businessplan worden reeds enkele zaken opgestart: een communicatietraject ter promotie van het vergadercentrum wordt voorbereid en de verderzetting van de verkenningsfase van betrokken actoren ter voorbereiding van de verdere uitrol binnen de stad.

Indien zich opportuniteiten/vragen van derden aandienen in deze fase wordt hier reeds maximaal op ingegaan.

Er is intussen ook overleg geweest met Digipolis over gezamenlijkheid met het netwerk van ontmoetingsruimte.

 Doelgroepen en tarifering Bell

1. Er worden voor commerciële organisatoren commerciële zaaltarieven gehanteerd, ondermeer om marktverstoring te bekomen.
2. Voor socio-culturele en bewonersorganisaties zal een lichter zaaltarief voorzien worden.
3. De mogelijkheid voor het toedelen door het college van stadsdagen (kosteloze terbeschikkingstellingen van zalen) wordt voorzien, gelimiteerd tot 10% van de te gebruiken dagdelen.

Voor den Bell is momenteel een tijdelijk retributiereglement van kracht. Aan de tarieven zullen enkele aanpassingen voorgelegd worden na opmaak van het businessplan den Bell.

Dagindeling

Voor de externe exploitatie van Den Bell zal gewerkt worden met drie dagdelen per dag: een ochtendblok, een middagblok en een avondblok. Tussenin is telkens een korte onderbreking voorzien (max. 1 uur) zodat optimale bezetting mogelijk is en tegelijkertijd bij wisseling van de gebruikers de nodige logistieke handelingen (zaalschikking, reiniging, …) georganiseerd kunnen worden.

4. Inbedding in strategische cyclus

Ter opvolging van deze activiteiten werden volgende nieuwe doelstellingen in de strategische cyclus gecreëerd:

Nagestreefde doelstelling                                                

TDFM0102: Alle mogelijke pistes onderzoeken om een deel van het stedelijk bedrijfsvastgoed op een efficiënte, klantvriendelijke en kwaliteitsvolle manier te exploiteren – met als pilootproject het vergadercentrum van den Bell toren – zodat we de kans bieden aan externen om over een deel van onze stedelijke vastgoedportefeuille vlot en marktconform te kunnen beschikken.

Operationele doelstellingen

TDFM010201: Het vlot en marktconform ter beschikking stellen aan derden van de toren van den Bell met beperking van overlast voor eigen organisatie en aandacht voor sociale economie.

TDFM010202: Vanuit het pilootproject Den Bell de principes en structuren die aangeleverd zijn om dit gebouw te exploiteren, toepassen op andere gebouwen van het stedelijk bedrijfsvastgoed.

5. Overzicht van de actuele exploitatie

Ter informatie wordt een overzicht geboden van de reële bezettingsgraad tijdens weekdagen (tussen 7.00 uur en 23.00 uur) van een aantal gebouwonderdelen in den Bell in de voorbije periode (zie bijlage). Uit de onderzochte cijfers blijkt dat deze gebouwentiteiten voor een groot stuk door eigen werking ingevuld wordt. Er zal in het businessplan ook aandacht gegeven worden aan initiatieven en maatregelen om op dat aspect een gepast antwoord te bieden.

Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, inzonderheid artikel 57 §3,1° bepaalt dat het college de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen binnen de door de gemeenteraad vastgestelde algemene regels dient uit te voeren.

Na goedkeuring van de uitgangspunten, de finaliteit en het plan van aanpak zal in de herfst van 2011 een businessplan- en model geagendeerd worden op het college.