2011_CBS_12516 - Gemeenschapscentrum Wilrijk, Bist 1 - Bestek PO/2007/5062. Bouwen van een bibliotheek, academie en een politiecommissariaat. Werkwijze en afspraken over betalingen door verzelfstandigde bedrijfseenheid AG Stedelijk Onderwijs en Lokale Politie Antwerpen - Kennisneming

Dit besluit heeft voor de stad in principe geen financiële gevolgen.

Artikel 57 §3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

In februari 2011 wordt vastgesteld dat er bij AG Stedelijk Onderwijs per vergissing vastgelegde kredieten ten bedrage van 5.789.892,60 EUR geschrapt werden uit de schuldvorderingsstaat, waardoor onvoldoende kredieten beschikbaar zijn voor het uitvoeren van haar aandeel in de vorderingsstaat van Heijmans Bouw NV.

In het belang van het globale project verloop stelt patrimoniumonderhoud voor, de betaling van de vorderingsstaten tijdelijk uit te voeren met reeds vastgelegde kredieten van de andere bedrijfseenheden en dit naderhand financieel te laten rechtzetten door AG stedelijk onderwijs. Zo kan de continuïteit van de betalingen en dus ook van de werken gegarandeerd blijven.

Tijdens de voortgangsrapportering van 12 mei 2011 werd dit voorstel van budgettair voorschot toegelicht aan de verschillende betrokken bedrijfsdirecties. AG stedelijk onderwijs heeft hierop haar engagement gegeven om dit zo spoedig mogelijk financieel en administratief recht te zetten.

Gezien de hoogdringendheid van deze problematiek werd op 24 mei 2011 een overleg georganiseerd tussen patrimoniumonderhoud en de financiële afdeling van AG Stedelijk Onderwijs met als doelstelling de binnen AG Stedelijk Onderwijs aanwezige budgetten op het project gemeenschapscentrum Wilrijk fase twee toegankelijk te maken. Uit dit overleg volgen onderstaande afspraken.

AG Stedelijk Onderwijs bevestigt dat zij vanaf september 2011 terug ten volle zullen beschikken over:

• alle eerder op de gunning van de aanneming vastgelegde kredieten;
• de in de meerjarenbegroting op 2011 gevraagde budgetten (nog vast te leggen);
• de marge voor eventuele extra werken op vraag van de klant (nog vast te leggen).    

In de tussentijd zullen zij via een machtiging van hun Raad van Bestuur via een voorafname van dit bedrag de facturen betalen.

Raming van de betalingen die door AG Stedelijk Onderwijs dienen uitgevoerd in functie van Heijmans Bouw NV van mei 2011 tot en met augustus 2011:

Er werd van DV 1018498 van bedrijfseenheid cultuur, sport en jeugd een totaalbedrag van 300.839,96 EUR aangewend om het aandeel van AG Stedelijk Onderwijs van de facturen betreffende vorderingsstaten 16, 17 en 21 van Heijmans Bouw NV te betalen.

AG Stedelijk Onderwijs zal het nodige doen om het volledige bedrag zo spoedig mogelijk terug te voorzien aan bedrijfseenheid cultuur, sport en jeugd. Zij bevestigt zelf initiatief te nemen om uiterlijk tijdens de begrotingsopmaak van 2012 een adequate procedure uit te werken voor deze financiële rechtzetting en dit in overleg met bedrijfseenheid cultuur, sport en jeugd.

Overzichtstabel:

Daarnaast werd begin 2011 met de conversie van DV1024834 een bedrag van 734.614,31 EUR boekhoudkundig foutief bij bedrijf cultuur, sport en jeugd gezet. De dotatie aan AG Stedelijk Onderwijs werd bij budgetwijziging met dit bedrag verhoogd, te compenseren met budget van bestelling 1024834.

Maar aangezien DV1024834 reeds volledig werd gebruikt voor betalingen voor AG Stedelijk Onderwijs, zal zij deze bij BW2011 nogmaals overgedragen kredieten niet aanspreken.

AG Stedelijk Onderwijs verzoekt patrimoniumonderhoud om in navolging van Lokale Politie Antwerpen alle facturen rechtstreeks aan hen te bezorgen voor betaling. Aannemer Heijmans Bouw NV is hierbij bereid om vanaf vorderingsstaat 22 (werken mei 2011) het gedeelte van AG Stedelijk Onderwijs afzonderlijk te factureren. Concreet betekent dit dat er vanaf vorderingsstaat 22 per vorderingsstaat drie facturen door de aannemer worden ingediend.

Om ondanks deze onafhankelijke boekhouding van beide betrokken bedrijven, AG Stedelijk Onderwijs en Lokale Politie Antwerpen, alsnog een globaal overzicht over het geheel van het project te kunnen bewaren, stelt patrimoniumonderhoud hierbij als voorwaarden dat:

• zij steeds tijdig een afschrift ontvangt van de betreffende betalingen;
• de verzelfstandigde bedrijven hun betalingen tijdig en correct uitvoeren en daarbij alle verantwoordelijkheid en risico’s die hiermee gepaard gaan op zich nemen;
• de verzelfstandigde bedrijven beschikken over alle eerder op de gunning van de aanneming vastgelegde kredieten, de in de meerjarenbegroting  nog vast te leggen kredieten en een marge voor extra werken op vraag van de klant.

Concreet gelden vanaf vorderingsstaat 22 (periode mei 2011) voor betalingen van het aandeel van AG Stedelijk Onderwijs volgende modaliteiten:

• na goedkeuring van de vorderingsstaat door het extern studiebureau en de projectleider van patrimoniumonderhoud wordt AG Stedelijk Onderwijs op de hoogte gebracht van het door haar te betalen bedrag: dit zal inclusief detailoverzicht per e-mail worden verzonden aan de verantwoordelijke die het project voor AG Stedelijk Onderwijs opvolgt;
• de aannemer wordt verzocht het aandeel van AG Stedelijk Onderwijs afzonderlijk te factureren en rechtstreeks in te sturen naar AG Stedelijk Onderwijs;
• AG Stedelijk Onderwijs zorgt voor een tijdige betaling en bezorgt patrimoniumonderhoud onmiddellijk de juiste datum van betaling (noodzakelijk voor opvolging, rapportering en werfvergaderingen).