2011_CBS_12529 - Sportevenementen 2011 - Antwerp Strongmanrun. Organisatie en ondersteuning - Goedkeuring

In het college van 15 juli 2011 (jaarnummer 12091) keurde het college reeds de organisatie voor het evenement Strongmanrun goed. De Antwerp Strongmanrun is een loopwedstrijd langs een geaccidenteerd parcours op en rond de site van het Noordkasteel waarbij de deelnemers al lopend een traject afleggen en daarbij een aantal hindernissen moeten overwinnen.

Voor dit evenement is een parcours uitgestippeld van ongeveer 6,5 kilometer dat twee maal wordt afgewerkt zodat het totale traject 13 kilometer lang is.

De start wordt gegeven op de Oosterweelsteenweg, op de twee baanvakken met rijrichting Antwerpen-centrum. De deelnemers lopen weliswaar tegen de richting in. Ze maken gebruik van de fietserstunnel onder de Oosterweelsteenweg om op het braakliggend terrein aan de overzijde uit te komen. Daar maken ze een lus om vervolgens de Oosterweelsteenweg over te steken en zo op de site rond het Noordkasteel te arriveren. Daar gaat het parcours verder om uiteindelijk te arriveren op het voetbalveld naast de Oosterweelsteenweg.

De wedstrijd start om 15.00 uur en de laatste lopers worden rond 17.30 uur verwacht aan de aankomst. De organisator rekent op ongeveer 2000 deelnemers.

De organisatie vraagt aan de stad Antwerpen het gratis gebruik van de terreinen aan het Noordkasteel en logistieke ondersteuning.

vzw Antwerpen Sportstad voorziet een subsidie van 2.500,00 EUR. 

De Antwerp Strongmanrun is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide publieksopkomst en interessante communicatie- en mediawaarde.

Het project kadert in het bestuursakkoord en het sportbeleidsplan van het bedrijf cultuur, sport en jeugd.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden.

De volgende aanvraagstukken worden ingediend, voor uiterlijk 15 september 2011, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Atletenstraat 80, 2020 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, m.a.w. het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• maximum 1 maand na het evenement, de financiële afrekening bezorgt met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.

Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:

• volgens artikel 3 van het retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie (collegezitting van 25 augustus 2006, jaarnummer 10406), geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;
• volgens artikel 4 van het “retributiereglement voor tijdelijke terbeschikkingstelling en occasionele innamen van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties” (collegezitting van 31 maart 2006, jaarnummer 3984), geen retributierecht aangerekend te worden.

De stad Antwerpen krijgt in ruil voor de ondersteuning, een uitgebreide return:

• vermelding van het sponsorlogo in alle drukwerken en publicaties;       
• de nodige zichtbaarheid op de site (spandoeken, vlaggen, …);
• gratis deelnames;
• beschikbaarheid van vip-tickets.

De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeente­raadsbesluit van 18 december 2006) zijn van toepassing.

Gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen van 26 april 2010 (jaarnummer 504).

Retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 14 december 2009 (jaarnummer 2125).

Collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606).