Om subsidiedossiers in te dienen en op te volgen, moeten binnen de stad Antwerpen een aantal procedurele stappen genomen worden. Het is telkens de afdeling fondsen van AG VESPA die – in overleg met de betrokken stedelijke diensten – deze stappen onderneemt en/of in goede banen leidt.
Vertrekkend vanuit de vaststelling dat AG VESPA momenteel per subsidiedossier het college zeer vaak (maximaal 7 keer) om goedkeuring vraagt, werd een nieuwe routing besluitvorming uitgewerkt om dit proces te vereenvoudigen en te stroomlijnen alsook om de hoeveelheid aan stappen (in het bijzonder het aantal collegebeslissingen in de voorbereidingsfase) in te perken.
De nieuwe routing besluitvorming wordt uiteengezet in onderstaande tabel:
|
Routing besluitvorming - normale procedure |
Routing besluitvorming - uitzonderingen |
|
|
Stap 0: managementteam en college worden ingelicht over een subsidiekanaal met de bedoeling projectvoorstellen uit te lokken (bijvoorbeeld Oproep Stadsvernieuwing) |
|
Stap 1: Toezegging om deel te nemen aan een projectconsortium wordt geformaliseerd via een collegebesluit (met name een ‘samenwerkingsverklaring’ wordt ondertekend door burgemeester en stadssecretaris). Hiermee wordt het volgende vastgelegd: - Bereidheid tot samenwerking met het partnerschap; - Opdracht aan Eurodesk om het project in samenwerking met de betrokken dienst verder uit te werken, voor te bereiden en eventueel in te dienen. |
|
|
|
Stap 2: Indien Antwerpen hoofdpartner is, kan het nodig zijn collegiale brieven te versturen om de partners uit te nodigen op partnerbijeenkomsten in Antwerpen. |
|
|
Stap 3: Indien het project tijdens de projectvoorbereiding belangrijke wijzigingen met financiële consequenties ondergaat, wordt dit aan het college voorgelegd. |
|
Stap 4: Bij goedkeuring van het project – en na afloop van contractonderhandelingen – wordt de goedkeuring van het college gevraagd, en wordt het contract ter ondertekening aan de gemeenteraad voorgelegd. |
|
|
|
|
|
Stap 5: Bij het einde van het project worden de behaalde resultaten (onder andere financieel) ter kennisname aan het college voorgelegd. |
|
Deze werkwijze gaat uit van een maximale invulling van de taken van de Eurodesk. Nadat het college de deelname aan het projectconsortium goedkeurt (stap 1), worden de verdere stappen in de projectvoorbereiding en in de verdere uitwerking van het project, opgenomen door AG VESPA in overleg met de bevoegd politiek verantwoordelijke. Dit houdt ook in dat na de ondertekening door burgemeester en stadssecretaris van de samenwerkingsverklaring, documenten die in het kader van de verdere projectvoorbereiding vereist zijn, ondertekend worden door de directeur fondsen van AG VESPA. Het directiecomité van AG VESPA wordt hiervan geïnformeerd via een directiebesluit. Er wordt regelmatig teruggekoppeld met de stuurgroep Eurodesk.
Indien het project essentiële veranderingen met financiële consequenties ondergaat tijdens de projectvoorbereiding, wordt een nieuwe collegebeslissing gevraagd. Alle andere werkzaamheden tijdens de projectvoorbereidingsfase worden beschouwd als het verfijnen van de uitvoeringsmodaliteiten voortvloeiend uit de goedkeuring van het college om toe te treden tot het partnerschap en de opdracht die het college dan gaf aan de Eurodesk het project verder voor te bereiden.
Zolang het projectcontract niet ondertekend is, verbindt de stad zich juridisch tot niets. Het projectcontract wordt aan het college en de gemeenteraad voorgelegd. De nieuwe procedure doorkruist de normale budgetcyclus van de stad niet. Ook voor de subsidieprojecten blijft de logica van de budgetcyclus behouden. De procedure besluitvorming in verband met subsidiedossiers wordt steeds stedelijk gevoerd - ook voor projecten van de districten.
Het college keurt goed dat de routing besluitvorming bij het voorbereiden en indienen van subsidiedossiers als volgt verloopt:
|
Routing besluitvorming - normale procedure |
Routing besluitvorming - uitzonderingen |
|
|
Stap 0: managementteam en college worden ingelicht over een subsidiekanaal met de bedoeling projectvoorstellen uit te lokken (bijvoorbeeld Oproep Stadsvernieuwing) |
|
Stap 1: Toezegging om deel te nemen aan een projectconsortium wordt geformaliseerd via een collegebesluit (met name een ‘samenwerkingsverklaring’ wordt ondertekend door burgemeester en stadssecretaris). Hiermee wordt het volgende vastgelegd: - Bereidheid tot samenwerking met het partnerschap; - Opdracht aan Eurodesk om het project in samenwerking met de betrokken dienst verder uit te werken, voor te bereiden en eventueel in te dienen. |
|
|
|
Stap 2: Indien Antwerpen hoofdpartner is, kan het nodig zijn collegiale brieven te versturen om de partners uit te nodigen op partnerbijeenkomsten in Antwerpen. |
|
|
Stap 3: Indien het project tijdens de projectvoorbereiding belangrijke wijzigingen met financiële consequenties ondergaat, wordt dit aan het college voorgelegd. |
|
Stap 4: Bij goedkeuring van het project – en na afloop van contractonderhandelingen – wordt de goedkeuring van het college gevraagd, en wordt het contract ter ondertekening aan de gemeenteraad voorgelegd. |
|
|
|
|
|
Stap 5: Bij het einde van het project worden de behaalde resultaten (onder andere financieel) ter kennisname aan het college voorgelegd. |
|