2011_CBS_13806 - Bestek GAC/2011/622 - Restaureren van archiefstukken. - Gunning - Goedkeuring

De totale uitgave voor de drie percelen voor dienstjaren 2011, 2012, 2013 en 2014 wordt geraamdop 25 000 EUR per jaar, btw inbegrepen en kan verrekend worden op de gewone begroting van de respectievelijke dienstjaren mits goedkeuring van deze begrotingen door college, gemeenteraad en de hogere overheid.

De uitgave kan niet gedetailleerd worden per perceel aangezien dit afhankelijk is van de nog op te maken prioriteitenlijst door Stadsarchief.

Artikel 57 § 3,4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Met collegebesluit 11460 van 24 juni 2011 keurde het college bestek 2011/622 - Restaureren van archiefstukken goed.
Deze opdracht wordt opgedeeld in 3 percelen. 

• perceel 1: reinigen, vlakken en verpakken van perkamenten charters
• perceel 2: herstellen van ingebonden registers
• perceel 3: ontschimmelen van archiefbestanddelen.

De volgende firma's dienden een offerte in en schreven in voor de 3 percelen:

• Boek- en Papiererstauratie Marijn de Valk uit Middelburg, Nederland, perceel 1, 2, 3
• Restauratie-Atelier Helmond bv uit Helmond, Nederland, perceel 1, 2, 3
• Restauratie-Atelier Sterken bv uit Apeldoorn, Nederland, perceel 1, 2, 3

Uitsluitingsgronden

Door een offerte in te dienen voor deze opdracht verklaart de inschrijver zich niet in een toestand
van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in het KB van 8 januari 1996 betreffende de
overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor
openbare werken.
Uitsluitingsgronden zijn:
• in staat van faillissement of van vereffening verkeren, zijn werkzaamheden hebben gestaakt of
een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of in een overeenstemmende toestand verkeren als
gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale wetgevingen en
reglementeringen;
• aangifte hebben gedaan van zijn faillissement, een procedure van vereffening of een
gerechtelijk akkoord aanhangig hebben of een gelijkaardige procedure lopende hebben
bestaande in andere nationale wetgevingen en reglementeringen;
• niet in orde zijn met zijn verplichtingen inzake betalingen van bijdragen voor de sociale
zekerheid en zijn fiscale verplichtingen (directe belastingen en BTW);
• bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan veroordeeld geweest zijn voor een misdrijf
dat de beroepsmoraal aantast. Een veroordeling bij vonnis wegens niet-naleving van de milieuen
sociale wetgeving wordt beschouwd als een overtreding die de professionele integriteit
aantast welke het mogelijk maakt de betrokken partij uit te sluiten;
• bij de beroepsuitoefening een ernstige fout hebben begaan;
• in ernstige mate schuldig zijn aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van
inlichtingen.

Geen van de kandidaten dient te worden geweerd op basis van de uitsluitingsgronden.


Gunningscriteria
Perceel 1 reinigen, vlakken en verpakken van perkamenten charters.

Criterium prijs, te behalen maximum punten 35
De hoogste punten worden toegekend aan de laagste offerte en de punten van de andere offerte kunnen worden toegekend in verhouding tot de laagste.

Criterium uitvoeringstermijn, te behalen maximum punten 10 
Aan de snelste offerte kunnen alle punten worden toegekend en de punten van de andere offerte kunnen worden toegekend in verhouding tot de laagste.

Criterium materialen en techniek, te behalen maximum punten 35
Aan de gebruikte materialen en technieken worden 35 punten toegekend. Dit kan opgesplitst worden in 15 punten voor de materialen en 20 punten voor de technieken.

Motivering materialen:

• Helmond en Sterken geven een overzicht van de materialen die zij zullen gebruiken.
• Helmond zal onder meer gebruik maken van een Akapad.
• Sterken zal een ureumoplossing gebruiken voor het vlakken en soepel maken van de stukken.

       Collectiebeleid/behoud en beheer raadt evenwel het gebruik van beide materialen af.

• Marijn de Valk geeft geen volledig overzicht van de materialen. Ze verzekert evenwel dat alleen materiaal zal worden toegevoegd dat geschikt bevonden is voor conserveringsdoeleinden en dat geen stoffen zullen toegevoegd worden om de charters soepeler te maken.
• Marijn de Valk en Helmond geven een getailleerd overzicht van de uit te voeren werkzaamheden.
• Sterken is veel beknopter in zijn offerte en beperkt zich hoofdzakelijk tot het overnemen van de bepalingen uit het bestek.

De werkwijze van Marijn de Valk is veel minder invasief voor de stukken daar ze geen vreemde stoffen of materialen zal     gebruiken. Anderzijds blijft zij wel vager over de te gebruiken materialen. Daarom worden de 3 offertes op dit vlak als gelijkwaardig beoordeeld

Motivering technieken:

• De offertes van Marijn de Valk en Helmond getuigen van een groot professionalisme en een hoge mate van beroepsernst.
• De offerte van Sterken lijkt vrij snel in mekaar gestoken en komt dan ook minder overtuigend over.

Motivering vervoermiddel: te behalen maximum punten 20

• Restaurateur Marijn de Valk zal het transport zelf uitvoeren. Tijdens het transport zullen de charters verpakt worden in klimaatkoffers.
• Helmond zal de stukken vervoeren in een geklimatiseerd voertuig.
• Sterken deelt niets mee over de aard van het vervoermiddel.

Perceel 2 herstellen van ingebonden registers.

Het criteria 'prijs', 'uitvoeringstermijn', 'gebruikte materialen en technieken' en ' vervoermiddel', worden op dezelfde wijze toegekend als perceel 1. De motivering voor 'gebruikte materialen en technieken' en 'vervoermiddel', zijn gelijk aan perceel 1.

Perceel 3 ontschimmelen van archiefbestanddelen

Criterium prijs: De prijzen liepen erg uiteen. Daarom werd aan de 3 firma's een prijsverantwoording gevraagd. Het is nu duidelijk dat de prijs van het verpakken bij de 3 firma's inbegrepen werden ingediend. Volgende prijzen werden ingediend.

Ook hier wordt het criteria 'prijs', 'uitvoeringstermijn', 'gebruikte materialen en technieken' en 'vervoermiddel', op dezelfde manier beoordeelt als perceel 1 en perceel 2.

Motivering materiaal:

• Voor een ontschimmelingsopdracht zonder schoonmaken is weinig materiaal nodig. Daarom worden de 3 offertes op dit vlak als gelijkwaardig beoordeeld.

Motivering Technieken:

• Marijn de Valk en Helmond geven een getailleerd overzicht van de uit te voeren werkzaamheden.
• Hun offertes getuigen dan ook van een groot professionalisme en een hoge mate van beroepsernst.
• De offerte van Sterken is schijnbaar enkel een offerte voor perceel 1, hoewel de firma bevestigd heeft dat de offerte op de 3 percelen betrekking heeft.
• Er staan echter geen elementen in om te kunnen oordelen of ze aan de vereisten van het bestek voldoet.

Motivering vervoermiddel:

• Restaurateur Marijn de Valk zal het transport zelf uitvoeren. Tijdens het transport zullen de charters verpakt worden in klimaatkoffers. Helmond zal de stukken vervoeren in een geklimatiseerd voertuig. Sterken deelt niets mee over de aard van het vervoermiddel. 

Op grond van de kwalitatieve selectie van de inschrijvingen, het administratief en technisch nazicht van de offertes en de vergelijking van de offertes gemaakt in de voorgaande punten, stelt de algemeen aankoopcentrale voor:

• Perceel 1 (Reinigen, vlakken en verpakken van perkamenten charters) te gunnen aan Boek- en Papierrestauratie Marijn de Valk
• Perceel 2 (Herstellen van ingebonden registers) te gunnen aan Restauratie-Atelier Helmond bv
• Perceel 3 (Ontschimmelen van archiefbestanddelen) te gunnen aan Restauratie-Atelier Helmond bv