2011_CBS_12972 - Restyling Antwerpse districtshuizen en stadskantoren - Implementatie - Goedkeuring

Het college keurde op 23 oktober 2009 (jaarnummer 15122) het bestek 2009/255 voor het uitvoeren van een studieopdracht optimalisatie van de aankleding van de Antwerpse stads- en districtskantoren tot een eenvormige ‘look & feel’, goed.
Op 11 december 2009 (jaarnummer 17901) werd de opdracht gegund aan Maximal Design bvba, Willem Lepelstraat 24, 2000 Antwerpen, OND 0870 016 952.

Op 17 september 2010 (jaarnummer 11435) nam het college kennis van de voorstellen die Maximal Design bvba uitwerkte. In december 2010 werd de testlocatie Luchtbal gerealiseerd. In maart 2011 (jaarnummer 2465) stelde het college architectenbureau P8 aan voor een concrete, gefaseerde uitwerking van het concept op alle locaties.

Op 17 september 2010 (jaarnummer 11435) nam het college kennis van de voorstellen die Maximal Design bvba voor de restyling van de districtshuizen en stadskantoren uitwerkte. Voor de 14 locaties maakte Maximal Design bvba gedetailleerde adviesrapporten op. Als testlocatie voor de uitvoering van deze voorstellen werd stadskantoor Luchtbal gekozen. Omdat het een nieuwbouw betrof, kon het concept toegepast worden zonder eerst grote voorbereidende werken te moeten uitvoeren. Op 6 december 2010 werd deze locatie opgeleverd.

Op 11 maart 2011 (jaarnummer 2465) stelde het college architectenbureau P8 via deelopdracht op de kleine pool aan voor het verder uitwerken (inventarisatie, definitief ontwerp, meetstaten en raming) en realiseren van de gedetailleerde ontwerpen van Maximal Design op alle locaties.

Er werd gekozen voor een gefaseerde aanpak.

• Fase 1 (november 2011 tot februari 2012): Borgerhout, Wilrijk, Merksem en Hoboken.
• Fase 2 (september 2011 tot oktober 2012): Antwerpen, Deurne, Berchem en aanbesteding Merksem.
• Fase 3 (december 2012 tot februari 2013): Ekeren en Berendrecht.
• Fase 4 (voorjaar 2014): stadskantoren.

Uit de inventarisatie van de eerste locaties door P8 blijkt dat, om het concept overal binnen te brengen, er op sommige locaties maatregelen nodig zijn die veel verder gaan dan de oorspronkelijke opzet. Zo heeft het districtshuis van Merksem een heel eigen stijl die haaks staat op het nieuwe concept. Om het nieuwe concept te doen slagen, moet de huidige lokettenzaal zo goed als gestript worden. Wanneer voor deze uitvoering gekozen wordt, moet er tegelijkertijd ook gekeken worden naar de huidige inrichting van de lokettenzaal. Zo zijn de balies, verlichting, ... niet meer aangepast aan de huidige noden. Ook op andere locaties zullen dure bouwfysische ingrepen of grote organisatorische maatregelen noodzakelijk zijn (wachtzaal Deurne, opstelling lokettenzaal Antwerpen, organigram Ekeren, ...).

De kostprijs voor de eerste fase (aanpak locaties Borgerhout, Wilrijk, Hoboken, Merksem) werd door P8 geraamd op 629.436,31 euro. Dit betekent alleen voor de eerste 4 locaties al een overschrijding van het totaalbudget voor het hele project (604.000,00 euro).

Aangepaste strategie
Omwille van de hoge kostprijs en de lange uitvoeringstermijn werd de strategie aangepast. Districts- en loketwerking, patrimoniumonderhoud en marketing & communicatie opteren in de nieuwe strategie om het concept uit te voeren in twee fases.

Fase 1: alle locaties te voorzien van een light versie van het concept.
Dit houdt de realisatie in van:

• een externe oriëntatiezuil (gemeenschappelijk herkenningspunt voor alle locaties);
• naambord districtshuis/stadskantoor;
• rode backdrop aan onthaal;
• nieuwe communicatiedragers (welkomsttoren, nieuwe folderrekken, tweede digitale display naast Anys-scherm, prikplek,...).

In de eerste fase realiseren districts- en loketwerking en marketing & communicatie bovendien een aantal interne maatregelen om de informatieverwarring weg te nemen. Volgens het concept van Maximal Design bvba is dit een van de grootste knelpunten van onze dienstverlening.

De informatieverwarring wordt weggenomen door:

• gericht folders aan te bieden aan de klant en in te spelen op zijn behoeften. Zo bekijken we de distributiestrategie, de relevantie van folders, ... ;
• maximaal in te zetten op digitale communicatie (extra scherm voor ad hoc boodschappen, boodschappen district, verspreiding affiches).

Fase 2: de volledige restyling wordt, met inbegrip van alle organisatorische en bouwfysische knelpunten, in de loop van 2012 verder uitgewerkt en ingeschreven in de meerjarenplanning van districts- en loketwerking.

Het door Maximal Design bvba ontwikkelde concept wordt verder als leidraad gebruikt voor andere geplande nieuwe projecten (administratief centrum Borgerhout, verbouwing stadskantoor Paleis, ...).

Het voordeel van deze strategie is dat op korte termijn alle locaties een gemeenschappelijk herkenningspunt krijgen. Het budget dat initieel voor dit project was voorzien wordt hier niet overschreden. Bovendien kunnen de ingrepen die in de eerste fase gerealiseerd worden, gerecupereerd worden in de uitvoering van de tweede fase.

Timing
Volgende timing wordt voorgesteld voor de uitvoering van de aangepaste strategie.