2011_CBS_13030 - Sportevenementen 2011 - Internationaal Tafeltennistornooi Antwerpen. Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

Vzw Topteam Antwerpen Tafeltennis (TT Antwerpen TT) vraagt aan het college van burgemeester en schepenen de toelating om van vrijdag 9 september 2011 tot en met zondag 11 september 2011 het 15^e Internationaal Tafeltennistornooi Antwerpen te mogen organiseren in sporthal Extra Time te Hoboken. Tevens vraagt de organisatie logistieke ondersteuning van de stad.

Voor de vijftiende maal al organiseert TT Antwerpen TT dit internationaal tafeltennistornooi en net als de vorige editie worden de wedstrijden gespeeld in sporthal Extra Time in Hoboken. Het tornooi start op vrijdag 9 september en loopt tot en met zondag 11 september. De topreeksen bij zowel dames als heren vinden plaats op zondag 11 september, vanaf 14.30 uur. Inkom is gratis.

De organisatie vraagt aan de stad Antwerpen het volgende:

• promotie via de communicatiekanalen van de stad;
• gratis gebruik van feestmateriaal;
• een toelage van 4.265 EUR via de vzw Antwerpen Sportstad.

Het Internationaal Tafeltennistornooi Antwerpen is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide publieksopkomst en interessante communicatie – en mediawaarde.

De stad Antwerpen krijgt, in ruil voor de ondersteuning, een uitgebreide return (logovermelding en visibiliteit tijdens het evenement, …).

Het project kadert bovendien in het bestuursakkoord en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport en jeugd.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbraak van alle constructies (podia, tenten,…) tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden.

De volgende bewijsstukken voor toekenning van de toelage moeten uiterlijk worden ingediend voor 15 oktober 2011, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Atletenstraat 80, 2020 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad Antwerpen dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.

Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:

• volgens artikel 3 van het retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie (collegezitting van 25 augustus 2006, jaarnummer 10406), geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;
• volgens artikel 4 van het “Retributiereglement voor tijdelijke terbeschikkingstelling en occasionele innamen van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties” (collegezitting van 31 maart 2006, jaarnummer 3984), geen retributierecht aangerekend te worden.

De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeente­raadsbesluit van 18 december 2006) zijn van toepassing.

Gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen van 26 april 2010 (jaarnummer 504).