2011_CBS_14226 - Districtshuizen en stadskantoren - Deelopdracht 195769. Optimalisatie van de inrichting. Wijziging van projectdefinitie en overeenkomst - Goedkeuring

In zitting van 16 januari 2009 keurde het college de selectie goed van 10 kandidaten die deel uitmaken van de pool van ontwerpers voor kleine nieuwbouw- en renovatieopdrachten met beperkt architecturaal belang en meer technisch bouwkundige ontwerpen.

Het bestuur heeft de intentie om via de optimalisatie van de inrichting van de districtshuizen en stadskantoren te komen tot een eenvormige look en feel die voor de burger herkenbaar is en die hij identificeert met de stad.

Op 11 maart 2011 (jaarnummer 2465) stelde het college architectenbureau P8 bvba aan voor het realiseren van de uitvoering van het concept van Maximal Design voor  ‘optimalisatie van de inrichting van de districtshuizen en stadskantoren (look en feel)’.

Deze opdracht omvatte twee delen:

       Deel 1: het voeren van een voorstudie (inventarisatie, definitief ontwerp, meetstaten en raming);

       Deel 2: de coördinatie van de uitvoering (opmaken uitvoeringsdossiers, aanbesteding, coördinatie van de werken, nazorg), van de verschillende locaties.

Er werd gekozen voor een gefaseerde aanpak per deel:

       Fase 1 (november 2011 tot februari 2012): Borgerhout, Wilrijk, Merksem en Hoboken;

       Fase 2 (september 2011 tot oktober 2012): Antwerpen, Deurne, Berchem en aanbesteding Merksem;

       Fase 3 (december 2012 tot februari 2013): Ekeren en Berendrecht;

       Fase 4: (voorjaar 2014): stadskantoren. 

Uit de voorstudie van de eerste locaties (fase1) door het architectenbureau P8 bvba bleek dat, om het concept te kunnen inpassen, op sommige locaties maatregelen nodig zijn die veel verder gaan dan de oorspronkelijke opzet van het concept. Uit de raming bij deze voorstudie bleek dat het budget voor de eerste 4 locaties reeds het  totaalbudget voor het hele project overschreed. 

Omwille van de hoge kostprijs en de lange uitvoeringstermijn wordt de strategie aangepast.

Op 26 augustus 2011 (jaarnummer 12972) keurde het college hiervoor het voorstel voor plan van aanpak voor het project goed.

De bijgestuurde opdracht voor de realisatie van de optimalisatie van de inrichting van de districtshuizen en stadskantoren is, op korte termijn, alle locaties voorzien van een beperkte versie van het concept.

De beperkte versie houdt in:

•        weghalen van overbodige communicatie elementen;
•        rode backdrop met stralende A aan onthaal;
•        meeneembare nieuwe communicatiedragers;
•        toebehoren (vb. vuilbak, paraplubak, peukenpaal, …).

De huidige opdracht van het architectenbureau P8 bvba, zoals omschreven in de goedgekeurde projectdefinitie, wordt gewijzigd na het uitvoeren van de voorstudie en het uitvoeringsdossier van de eerste locaties (fase 1). Op 26 augustus 2011 (jaarnummer 13116) keurde het college het voorontwerp en uitvoeringsdossier van de architecten goed.

Het goedgekeurde plan van aanpak heeft tot gevolg dat de opdracht van het architectenbureau P8 bvba wijzigt. Daarvoor wordt er aan de projectdefinitie en de modelovereenkomst een addendum bijgevoegd zodat deze documenten correct omschrijven wat de aangepaste opdracht inhoud.

Het bijsturen van de opdracht zal de bouwkost van het project verminderen. Dit heeft gevolgen voor het ereloon van de architecten. Dit ereloon wordt bepaald door de bouwkost en zal daardoor minder zijn dan waartoe de bouwheer zich initieel geëngageerd heeft.

Er wordt voor de architecten een schadevergoeding voorzien voor het niet nagekomen ereloon. Het niet nagekomen ereloon wordt berekend op het einde van de opdracht en betreft het verschil tussen geëngageerde ereloon en het uiteindelijke ereloon.  Op dit verschil wordt 10% voorzien als schadevergoeding voor  het niet nagekomen ereloon.

In toepassing van artikel 7 en 8 van het Koninklijk Besluit van 29 september 1996 kan de aanbestedende overheid een opdracht eenzijdig wijzigen.

Artikel 57 §3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.