2011_CBS_14235 - Bestek GAC/2011/726. Uitvoeren van auditopdrachten - Gunning - Goedkeuring

De uitgave van 200 000 EUR, btw inbegrepen, kan als volgt verrekend worden.
Voor 2011, 25 000 EUR, btw inbegrepen
Budgetplaats: 5240000000
Budgetpositie: 613
Functiegebied: BUBA260101A00000
Subsidie: SUB_NR
Fonds: intern
Begrotingsprogramma: 510260119
Budgetperiode: 1100

Voor 2012, 100 000 EUR, btw inbegrepen, op de exploitatiekredieden van het respectievelijke dienstjaar.
Voor 2013, 75 000 EUR, btw inbegrepen, op de exploitatiekredieten van het respectievelijke dienstjaar.

De stadsontvanger verleent zijn visum voor het huidige dienstjaar, conform artikels 94 en 160 §2 van het gemeentedecreet.

Artikel 57 § 3,4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Op vrijdag 8 juli 2011 heeft het college (jaarnummer 11826) het bestek GAC/2011/726 goedgekeurd voor het uitvoeren auditopdrachten. Het college stemde ermee in dat hiervoor een algemene offerteaanvraag werd uitgeschreven.

De offertes worden zowel administratief als technisch beoordeeld.
- GAC heeft de offertes administratief beoordeeld (op eventuele uitsluitingsgronden).
- de technische beoordeling is gebeurd door een beoordelingscommissie. Deze commissie is als volgt samengesteld:
 • strategisch coördinator: Roeland Gielen
 • adviseur rechten: Sandy Peeters
 • bestuurscoördinator audit: Ronny Wagenaer

De volgende zes firma’s dienden tijdig een offerte in (geklasseerd volgens volgorde van opening der inschrijvingen):

De offertes werden bezorgd aan GAC voor de administratieve beoordeling.

Uitsluitingsgronden

De uitsluitingsgronden worden opgesomd in hoofdstuk I.5 (Kwalitatieve selectie) van het bestek GAC/2011/726.

Uit nazicht van de offertes blijkt dat geen van de inschrijvingen op grond van de uitsluitingsgronden geweerd moet worden.

Selectiecriteria

De selectiecriteria worden opgesomd in hoofdstuk I.5 (Kwalitatieve selectie) van het bestek GAC/2011/726.

De selectiecriteria worden enkel beoordeeld als aanwezig (JA) of niet-aanwezig (NEE).

Aan de inschrijvers werd gevraagd bescheiden toe te voegen om te kunnen beoordelen of de inschrijvers voldoen aan de selectiecriteria.

De selectiecriteria zijn:
1. Referenties met betrekking tot het uitvoeren van soortgelijke opdrachten tijdens de laatste drie jaar met vermelding van bedrag, datum en opdrachtgevende publiek- of privaatrechterlijke instantie.
2. Aantoonbare kennis van de werking van overheden of overheidsinstellingen, gelijkaardig aan de stad Antwerpen (grootte, brede dienstverlening, breed bereik,…)
3. Competentie en ervaring van het tewerkgesteld personeel en/of onderaannemers aangeduid door de inschrijver. Hieruit moet blijken dat dit personeel voldoende competent en ervaren is om de opdracht, zoals omschreven in artikel 6, uit te voeren. Tevens moet hieruit blijken dat een eventuele (tijdelijke) afwezigheid van een personeelslid van de inschrijver kan opgevangen worden door een (tijdelijke) vervangende aanstelling van kwalitatief gelijkwaardig personeel. Deze vervanging gebeurt in overleg en akkoord met de opdrachtgever.

Overzicht beoordeling selectiecriteria

Bij nazicht van de ingediende offertes is de beoordelingscommissie tot de vaststelling gekomen dat alle kandidaten aan de gestelde selectiecriteria voldoen.

Gunningcriteria

De gunningscriteria worden opgesomd in hoofdstuk I.10 (Gunningscriteria) van het bestek GAC/2011/726.

Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht:

 Beoordeling prijs:

De score voor het criterium “prijs” wordt als volgt bepaald:

Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs

Beoordeling andere gunningscriteria:

De beoordelingen voor de andere gunningscriteria worden als volgt gegeven (met bijhorende puntenquotering):

Deze categoriale i.p.v. numerieke beoordeling heeft de bedoeling om tot een duidelijke differentiëring in de puntenquotering te komen.

RSM

Prijs: 816 EUR/dag exclusief BTW (inclusief alle kosten)

Algemeen voorstel van aanpak (auditprogramma) voor de uitvoering van de opdrachten

- De aanpak is, voor wat betreft de domeinen “procesaudits” en “audits beheerssystemen” (deel RSM), conform het stappenplan van Interne Audit en de standaardaudit-methodologie, maar is onvoldoende uitgewerkt. De aanpak is heel beknopt beschreven en er is door RSM slechts weinig eigen inbreng of toevoegingen gedaan ; het betreft een standaardreproductie van het stappenplan van Interne Audit met weinig eigen inhoudelijke aanvullingen. 
Bij de onderaannemer voor forensische audits i-Force is het auditplan beter en meer
gedetailleerd uitgewerkt.
- Inzake teamsamenstelling blijft de invulling door RSM vaag aangezien er geen zicht is op de 50% capaciteitsinvulling door een nog aan te duiden medewerker (de overige 50% capaciteit komt van de “sleutelpersonen” van RSM). Bij onderaannemer i-Force is de teamsamenstelling beter uitgewerkt: de samenstelling bedraagt 20% vennoot en 80% ervaren medewerkers-vennoten.

Kwaliteit van de opleiding en de ervaring van de personen die de opdracht uitvoeren en van de eventuele vervangers, inclusief de mogelijke onderaannemers (aan de hand van curriculum vitae)

- Aangezien voor procesaudits en audits op beheerssystemen de invulling van het bijkomende teamlid niet gekend is (en ook geen informatie bekend is over de eventuele kandidaten die hiervoor in aanmerking zouden kunnen komen), wordt de kwaliteit en ervaring van de teamleden als onvoldoende uitgewerkt beoordeeld. Enkel van de 2 sleutelpersonen bij RSM is een CV toegevoegd.
- Va de onderaannemer i-Force beschikt de inschrijver over een ruime ervaring inzake
forensische onderzoeken: alle potentiële teamleden zijn gekend en hun ervaring en kennis is beschreven in CV’s (3 van de 4 medewerkers hebben een ruimte ervaring: slechts 1 medewerker met een beperkte ervaring).

Samenwerking met de interne auditdienst van de stad Antwerpen

- Het voorstel van de inschrijver betreft een standaardsamenwerking (1 centraal aanspreekpunt bij Interne Audit en één bij RSM en/of i-Force).
- Ook hier is de uitwerking van de samenwerking eerder beperkt uitgewerkt. De formulering van de tekst is zeer vrijblijvend en weinig “to-the-point”.

KPMG

Prijs: 840 EUR/dag exclusief BTW (inclusief alle kosten)

Algemeen voorstel van aanpak (auditprogramma) voor de uitvoering van de opdrachten

- Het voorstel van aanpak van KPMG is conform het stappenplan van Interne Audit en de standaardauditmethodologie.
Globaal gezien is het voorstel van aanpak goed uitgewerkt en op maat van de klant geschreven (integratie van de eigen visie in de methodiek van Interne Audit, meest concreet uitgewerkt).
Veel aandacht voor kwaliteitsbewaking in de offerte (met o.a. een tevredenheidsenquête bij einde van elke deelopdracht).
- De teamsamenstelling is door KPMG als volgt bepaald: 35% advisor (gelijkgesteld met junior auditor), 45% senior advisor, 15% senior manager en 5% partner. De verhoudingen zijn duidelijk bepaald en er is relatief weinig inzet van juniors.

Kwaliteit van de opleiding en de ervaring van de personen die de opdracht uitvoeren en van de eventuele vervangers, inclusief de mogelijke onderaannemers (aan de hand van curriculum vitae)

- Voldoende ervaren teamleden, zowel inzake reguliere procesaudits als inzake forensische audits. Van alle potentiële teamleden is het CV toegevoegd. Deze CV’s voldoen aan de hierboven beschreven mix inzake teamsamenstelling. Groot aantal cv’s met elk hun eigen specialisatie.

Samenwerking met de interne auditdienst van de stad Antwerpen

- De door KPMG uitgewerkte overlegstructuur is conform de visie van interne audit en wordt meer dan voldoende uitgewerkt.
Hieraan heeft de inschrijver duidelijk veel aandacht besteed. In vergelijking met andere inschrijvers is dit onderdeel door KPMG het meest concreet en gedetailleerd uitgewerkt. In elke fase van het plan van aanpak wordt de samenwerking beschreven.
- De structuur is duidelijk en conform de standaardaanpak voor projecten: unieke aanspreekpunten bij stad (Interne Audit) en KPMG.
- Ook de mogelijkheid van gemengde teams (mix van KPMG en Interne Audit) wordt
vermeld.

Deloitte

Prijs: 920 EUR/dag exclusief BTW (inclusief alle kosten)

Algemeen voorstel van aanpak (auditprogramma) voor de uitvoering van de opdrachten

- Het voorstel van aanpak van Deloitte is conform het stappenplan van Interne Audit en de standaardauditmethodologie.
Globaal gezien is het voorstel van aanpak voldoende uitgewerkt (maar minder gedetailleerd dan bij andere inschrijvers). Weinig aandacht voor het luik “forensische audits”.
De volledige eigen Deloitte Interne Audit wordt beschreven, maar dit gebeurt apart en niet geïntegreerd met de aanpak van de stad.
- Voor de teamsamenstelling gaat Deloitte uit van inzet van voornamelijk senior consultants (zij zouden 70% van het terreinwerk doen).

Kwaliteit van de opleiding en de ervaring van de personen die de opdracht uitvoeren en van de eventuele vervangers, inclusief de mogelijke onderaannemers (aan de hand van curriculum vitae)

- Voldoende ervaren teamleden voor reguliere audits (procesaudits en audits op beheerssystemen), minder voor het luik “forensische audits”. Van alle potentiële teamleden is het CV toegevoegd. Deze CV’s voldoen aan de hierboven beschreven mix inzake teamsamenstelling.
Groot aantal cv’s met elk hun eigen specialisatie (maar eerder beperkt voor forensische audits). Zeer uitgebreid team van gespecialiseerde medewerkers, waardoor vervanging mogelijk is in geval van tijdelijke onbeschikbaarheid.

Samenwerking met de interne auditdienst van de stad Antwerpen

- Samenwerking is conform de visie van interne audit en voldoende uitgewerkt. Er wordt vooral verwezen naar een aantal algemene principes van samenwerking, zonder dit concreet te maken voor de samenwerking met de Interne Audit.
- Idee van 2 unieke aanspreekpunten is conform de gebruikelijke projectstructuur: één Audit Coördinator binnen de stad en één Uniek Deloitte Aanspreekpunt.

Ernst & Young

Prijs: 851 EUR/dag exclusief BTW (inclusief alle kosten)

Algemeen voorstel van aanpak (auditprogramma) voor de uitvoering van de opdrachten

- De aanpak is conform het stappenplan van Interne Audit en de standaardaudit-methodologie. Het voorstel van aanpak wordt gestoffeerd met eigen specifieke en duidelijke voorbeelden, ook gebaseerd op de ervaringen met de stad Antwerpen  
(bv. standaardauditprogramma, risico en controlematrix, checklist dossiertesten, ...).
Er zijn slechte een beperkt aantal eigen nuances en voorstellen.
- De teamsamenstelling bedraagt 10% vennoot, 15% projectverantwoordelijke en 75% auditoren (junior en senior samen). Er is geen vaste bepaling van het percentage tijdsbesteding door junior-auditoren waardoor het risico bestaat dat hoofdzakelijk junior-auditoren de 75% tijdsbesteding door auditoren invullen.
Voor forensische audits worden enkel senior-auditoren ingezet.

Kwaliteit van de opleiding en de ervaring van de personen die de opdracht uitvoeren en van de eventuele vervangers, inclusief de mogelijke onderaannemers (aan de hand van curriculum vitae)

- Van alle potentiële teamleden is het CV toegevoegd. Deze CV’s voldoen aan de hierboven beschreven mix inzake teamsamenstelling. Groot aantal cv’s met elk hun eigen specialisatie.
- Er zijn voldoende ervaren teamleden, zowel inzake reguliere audits (procesaudits en audits op beheerssystemen) als inzake forensische audits.

Samenwerking met de interne auditdienst van de stad Antwerpen

- De samenwerking is conform de visie van Interne Audit en voldoende uitgewerkt, zij het minder uitgebreid en gedetailleerd dan in sommige andere offertes (zie KPMG).
- De standaard gebruikelijke projectstructuur wordt gehanteerd met 1 projectleider bij E&Y als contactpersoon en 1 aanspreekpunt bij Interne Audit.
- De mogelijkheid van gemengde teams (met personeel van Interne Audit) wordt vermeld.

Möbius

Prijs: 1.040 EUR/dag exclusief BTW (inclusief alle kosten)

Algemeen voorstel van aanpak (auditprogramma) voor de uitvoering van de opdrachten

- Het voorstel van aanpak is conform het stappenplan van Interne Audit en de standaardauditmethodologie.
Globaal gezien is het voorstel van aanpak voldoende uitgewerkt met echter slechts een beperkt aantal eigen nuances en inbreng. Het forensische luik is onvoldoende uitgewerkt.
- De teamsamenstelling is als volgt bepaald: 35% junior auditor, 55% senior/management/ expert en 10% klantverantwoordelijke. Geen specifieke bepalingen m.b.t. het forensische luik.

Kwaliteit van de opleiding en de ervaring van de personen die de opdracht uitvoeren en van de eventuele vervangers, inclusief de mogelijke onderaannemers (aan de hand van curriculum vitae)

- Van alle potentiële teamleden is het CV toegevoegd. Deze CV’s voldoen aan de hierboven beschreven mix inzake teamsamenstelling. CV’s tonen vooral ervaring aan inzake (re)organisatie en implementatie van bedrijfsprocessen.
- Voldoende ervaren teamleden, voor inzake reguliere audits (met name voor procesaudits, iets minder inzake audits beheerssystemen). Inzake forensische audits is er weinig specifieke ervaring of vorming terug te vinden in de ingediende CV’s.
Samenwerking met de interne auditdienst van de stad Antwerpen

- De samenwerking is conform de standaardsamenwerking bij een project uitgewerkt met de klantverantwoordelijke als aanspreekpunt. Deze fungeert ook als verantwoordelijke voor de kwaliteitsbewaking.
- Vooral aandacht voor de geauditeerde, minder voor de samenwerking met Interne Audit.

PKF

Prijs: 830 EUR/dag exclusief BTW (inclusief alle kosten)

Algemeen voorstel van aanpak (auditprogramma) voor de uitvoering van de opdrachten

- De aanpak is conform het stappenplan van Interne Audit en de standaardaudit-methodologie, maar is eerder beknopt uitgewerkt (vooral het gedeelte terreinwerk). Het plan van aanpak van Interne Audit is overgenomen maar met weinig eigen toevoegingen.
Voor forensische audits werd een apart voorstel opgenomen, hetgeen een pluspunt is.
- De teamsamenstelling is als volgt: 10% projectleider, 60% senior en 30% junior auditoren (van deze laatste categorie zijn geen CV’s mee doorgestuurd).

Kwaliteit van de opleiding en de ervaring van de personen die de opdracht uitvoeren en van de eventuele vervangers, inclusief de mogelijke onderaannemers (aan de hand van curriculum vitae)

- Op basis van de CV’s heeft de commissie de indruk dat het voorgestelde team meer ervaring heeft op financieel vlak dan inzake operationele audits. Van de gedelegeerd bestuurder en 4 auditoren werden CV’s toegevoegd, niet van de mogelijke junior auditors.
- Het voorgestelde team heeft ervaring en kennis op met name financieel gerichte audits (minder met procesaudits), ook voldoende forensische ervaring.

Samenwerking met de interne auditdienst van de stad Antwerpen

- Er is een standaardsamenwerking uitgewerkt (met een vaste coördinator binnen PKF als aanspreekpunt), zonder evenwel veel details of eigen voorstellen.
- Geen vaste overlegmomenten voorzien, wél voldoende aandacht voor kwaliteitszorg.

Overzicht beoordeling gunningcriteria

Op basis van onderstaande categoriale beoordeling heeft de selectiecommissie de inschrijvingen van de verschillende kandidaten beoordeeld op de toepasselijke gunningscriteria (andere dan het criterium “prijs”):

Deze categoriale i.p.v. numerieke beoordeling heeft de bedoeling om tot een duidelijke differentiëring in de puntenquotering te komen. Rekening houdende met de wegings-coëfficiënten van elk van de gunningscriteria komt de selectiecommissie tot volgende eindbeoordeling:

Gunningcriteria

Algemene conclusie

Beoordeling van de inschrijvers op grond van de selectiecriteria

Op basis van de in het bestek opgenomen selectiecriteria werden alle offertes individueel nagekeken door de leden van de selectiecommissie en beoordeeld op hun conformiteit (via keuze tussen JA/NEEN).
Op de vergadering van de selectiecommissie van vrijdag 9 september 2011 werden alle zes de  inschrijvingen positief beoordeeld voor wat betreft de selectiecriteria.

Beoordeling van de inschrijvers op grond van de gunningcriteria

Alle leden van de selectiecommissie hebben individueel de verschillende inschrijvingen gelezen en individueel beoordeeld.
 
Na samenvoeging van de individuele beoordelingen werd collegiaal een beoordeling toegekend (gaande van ++ tot --) en werden alle collegiale beoordelingen omgezet in scores waarbij:

Op deze wijze komt de selectiecommissie tot de totaalscores uit voorgaande tabel. Hieruit blijkt duidelijk dat de firma KPMG Advisory  het hoogste scoort van alle inschrijvers.

Inzake het gunningscriterium ‘algemeen voorstel van aanpak’ behaalt KPMG als enige inschrijver de hoogste score (zeer goed) aangezien hun aanpak conform het stappenplan van Interne Audit en de standaardauditmethodologie is uitgewerkt en bovendien heel uitgebreid en tot in detail is beschreven. Van alle inschrijvingen is het voorstel van aanpak van KPMG het meest concreet uitgewerkt en vormt hun voorstel een goede integratie van het plan van aanpak van Interne Audit met hun eigen aanpak en visie.
Ook inzake teamsamenstelling scoort KPMG zeer goed aangezien de teamsamenstelling en de verhoudingen tussen de verschillende niveaus duidelijk bepaald zijn. Er is ook relatief weinig inzet van junior-auditoren.

Op het criterium ‘kwaliteit van de opleiding en ervaring van de consultants’ scoort KPMG, net zoals E&Y, goed. De beoordelingscommissie heeft geoordeeld dat  KPMG voldoende ervaren teamleden inzet in haar auditteam, zowel inzake reguliere audits (procesaudits en audits op beheerssystemen) als inzake forensische audits. Van alle potentiële teamleden is het CV toegevoegd. Deze CV’s voldoen aan de beschreven mix inzake teamsamenstelling. Er is een groot aantal cv’s met elk hun eigen specialisatie.

Voor het criterium ‘samenwerking met de interne audit stad Antwerpen’ scoort KPMG, als enige zeer goed. De door KPMG uitgewerkte overlegstructuur is conform de visie van Interne Audit en wordt meer dan voldoende uitgewerkt. Hieraan heeft de inschrijver duidelijk veel aandacht besteed. In vergelijking met andere inschrijvers is dit onderdeel door KPMG het meest concreet en gedetailleerd uitgewerkt. In elke fase van het plan van aanpak wordt de samenwerking beschreven.
De structuur is duidelijk en conform de standaardaanpak voor projecten met unieke aanspreekpunten bij stad (Interne Audit) en KPMG.
Ook de mogelijkheid van gemengde teams (mix van KPMG en Interne Audit) wordt vermeld.

Enkel voor het criterium ‘prijs’ heeft KPMG niet de beste score behaald. Hierop scoorde RSM het best. Desalniettemin heeft KPMG een zeer concurrentiële prijs gegeven waardoor het puntenverschil met de laagste prijs relatief beperkt is gebleven.

Globaal gezien en rekening houdende met de vier gunningscriteria, is de selectiecommissie van oordeel dat de firma KPMG Advisory de voor het bestuur voordeligste regelmatige offerte heeft ingediend.

In toepassing van het artikel 13 van de wet van 24 december 1993 zal deze opdracht gegund worden bij algemene offerteaanvraag.

In toepassing van het artikel 68 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996, dient de dienstverlener van een opdracht voor diensten, overeenkomstig de bepalingen van de artikelen 70 en 71 zijn financiële en economische draagkracht en zijn technische bekwaamheid aan te tonen.

In toepassing van het artikel 115 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 worden de ingediende offertes beoordeeld aan de hand van de vermelde gunningcriteria.