2011_CBS_11656 - Organisatie en logistieke ondersteuning - Let's play beyond the borders. 9 juli 2011. Groenplaats. - Goedkeuring

Het college nam in zitting van 17 juni 2011, jaarnummer 61, kennis van de aanvraag van Yieha! vzw, Schermersstraat 2 te 2000 Antwerpen om Let's play beyond the borders te organiseren op de Groenplaats op 9 juli 2011. In dit collegebesluit werd opdracht gegeven aan marketing & communicatie/evenementen, film en protocol om een gedetailleerd voorstel uit te werken.

Ter afsluiting van de internationale trainingscursus voor monitoren organiseert Yieha! vzw op zaterdag 9 juli 2011 van 14.00 uur tot en met 18.00 uur het slotevenement Let's play beyond the borders op de Groenplaats. Er zullen deelnemers zijn uit Italië, Spanje, Slovenië, Roemenië, Estland, Litouwen, Turkije, Egypte, Libanon, Tunesië, Bulgarije en België. Het project wordt aan het grote publiek voorgesteld, elk deelnemend land bemant een infostandje, er wordt een film getoond over de voorbije trainingsweek en een muziekgroep sluit het geheel af. Het podium en het groot scherm worden opgesteld ter hoogte van de kiosk en de metrotoegang. Het evenement is gratis toegankelijk. Men verwacht 200 bezoekers.

De organisatoren zullen hun opstelling aanpassen aan de ingenomen plaatsen voor de bloemenmarkt op de Groenplaats.

Marketing & communicatie/evenementen, film en protocol geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling die past in het algemeen city marketing beleid van de stad Antwerpen.

Het evenement is niet-commercieel en de organisatie wilt het publiek op een positieve manier laten kennismaken met hun werking. Het zet jeugdwerking voor kinderen en jongeren met een beperking in de kijker. De stad Antwerpen wilt de informatieverstrekking en dienstverlening aan personen met een beperking uitbreiden en optimaliseren. De stad Antwerpen streeft een breed jeugdbeleid na.  

Het biedt meerwaarde aan het programma van Antwerpen Europese jongerenhoofdstad.

Op 26 april 2010 (jaarnummer 504) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.

In toepassing van artikel 7,2 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 14 december 2009 (jaarnummer 2125) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.

Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit met jaarnummer 18606 wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.