Om het college een duidelijk overzicht te geven van de totale kostprijs van een evenement worden de eerder goedgekeurde uitgaven in het kader van het budgethouderschap ter kennis gebracht. Gepresteerde uren van personeelsleden van marketing & communicatie komen niet in aanmerking voor toeslag.
De opbrengst van de terbeschikkingstelling van de Leys- en trouwzaal wordt geraamd op 2.800,00 EUR
Voorschot: 1.800,00 EUR
Waarborg: 1.000,00 EUR
Raming van de terug te vorderen personeelskosten aan de aanvrager (CONFORM OFFERTE):
2 uur coördinatie aan 40,00 EUR/uur: 80,00 EUR
10 uur toezicht aan 40,00 EUR/uur: 400,00 EUR
Bedragen afhankelijk van het niveau van de ingezette personeelsleden (gemeenteraadsbesluit van 20 oktober 2008, jaarnummer 1858) en van de gegevens die in de offerte werden meegegeven.
Gebruik extra diensten: keuken: 100,00 EUR, geluidsinstallatie 150,00 EUR
Het voorschot en de waarborg moeten betaald zijn voordat de activiteit plaatsvindt. Indien er geen schade is, wordt de waarborg teruggestort.
De eindafrekening wordt opgemaakt op basis van personeelsinzet en eventueel gebruik van extra diensten.
Artikel 57 § 3, 1° van het Gemeentedecreet bepaalt dat het college bevoegd is voor daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen, binnen de door de gemeenteraad vastgestelde algemene regels.
B-Art Eggsclusive Events, Keramiekstraat 34, 2801 Mechelen vraagt om de Leys- en trouwzaal te mogen gebruiken voor het organiseren van een diner op woensdag 15 juni 2011 van 14.00 uur tot 24.00 uur, opstelling en afbraak inbegrepen.
Aantal genodigden: 55
2 personeelsleden zijn nodig om deze activiteit in goede banen te leiden:
| Datum | Functie | Niveau | uren |
| 15 juni 2011 | administratief assistent | C1-C3 | 18.00 uur tot 20.00 uur |
| 15 juni 2011 | technische assistent | C1-C3 | 14.00 uur tot 24.00 uur |
Marketing & communicatie toetst elke aanvraag voor de terbeschikkingstelling van zalen in het stadhuis af met het gebruiksreglement 'Open Stadhuis'. Aanvragen voor de terbeschikkingstelling van zalen die voldoen aan het gebruiksreglement worden ter goedkeuring aan het college voorgelegd.
In zitting van 19 december 2005 (jaarnummers 3033 en 3016) werd zowel het gebruiksreglement als retributiereglement 'Open Stadhuis. Terbeschikkingstelling van de zalen in het stadhuis' goedgekeurd door de gemeenteraad.
In zitting van 17 september 2007 (jaarnummer 1915) werd de verlenging van het retributiereglement 'Open Stadhuis. Terbeschikkingstelling van de zalen in het stadhuis' voor de periode 2008-2013 goedgekeurd door de gemeenteraad. In zitting van 28 januari 2008 (jaarnummer 56) werd de aanpassing en rechtzetting van het gebruiksreglement 'Open Stadhuis. Terbeschikkingstelling van de zalen in het stadhuis' voor de periode 2008-2013 goedgekeurd door de gemeenteraad.
In zitting van 22 september 2008 (jaarnummer 1522) stelde de gemeenteraad de nieuwe rechtspositieregeling van het stadspersoneel vast.
In zitting van 20 oktober 2008 (jaarnummer 1858) stelde de gemeenteraad de terugvordering van uurlonen aan derden vast.
Het college keurt goed dat de Leys- en trouwzaal ter beschikking worden gesteld aan B-Art Eggsclusive Events, Keramiekstraat 34, 2801 Mechelen, voor het organiseren van een diner op woensdag 15 juni 2011 (opstelling en afbraak inbegrepen).
Het college keurt goed dat toelating wordt verleend aan:
om op 15 juni 2011 het nodige werk te presteren ten behoeve van Open Stadhuis 128.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| MC/EFP | aanmaken indicatieve AVIAS + opmaken reservatiebrief voor betaling voorschot en waarborg |
| FI/EB/ADO | boeken van het voorschot en waarborg (op wachtrekening) |
| MC/SD/FIN | opmaken factuur voor gebruik van de zaal en terugvordering |
De stadsontvanger regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
|
B-Art Eggsclusive Events, Keramiekstraat 34, 2801 Mechelen |
1.800,00 EUR |
op wachtrekening: voorafbetaling open stadhuis |
n.v.t. |
|
Waarborg |
1.000,00 EUR | De waarborg wordt geparkeerd op volgende algemene rekening voor derden AR 46402 | n.v.t. |
|
Terugvordering kostprijs personeel van de zaalgebruiker |
400,00 EUR |
Budgetplaats: 516100000 |
n.v.t. |
De stadsontvanger verleent zijn visum voor huidig dienstjaar en regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
|
Uitbetaling toeslag voor personeelsleden van BZ voor geleverde prestaties |
19,31 EUR |
De loonkosten worden geboekt op de personeelskredieten van de betrokken bedrijfseenheid bestuurszaken. |
n.v.t. |
De opgegeven vergoedingen zijn ramingen. De werkelijke personeelskost hangt af van de werkelijk gepresteerde uren.