De opzet en werking van bestellingen, goederenontvangst en goedkeuring van inkomende facturen zoals uitgewerkt in het GFP impliceert dat het principe van 2- en 3-way matching als standaard wordt voorzien. De toepassing van dit principe vereenvoudigt de automatische goedkeuring en maakt het goedkeuringsproces efficiënter.
Het principe werd bij de aanvang van GFP niet ingevoerd voor toelagen. Na enkele maanden werken met GFP blijkt dat ook voor de betaling van toelagen het principe van 2- en 3-way matching een vereenvoudiging van het goedkeuringsproces zou inhouden.
Hierdoor kan de stad beter voldoen aan haar verplichtingen ten opzichte van diegene die ze subsidieert.
3-way matching
TOEKENNING VAN DE TOELAGE = GELEVERDE PRESTATIES = VRAAG VOOR UITBETALING
→ AUTOMATISCHE GOEDKEURING COLLEGE
Als de vraag voor uitbetaling (bedrag + kwaliteit van de prestatie) overeenkomt met de geleverde prestaties (te beoordelen door de betrokken dienst) en de toekenningsvoorwaarden van de toelage (aan de hand van het toepasselijke toelagereglement), dan treedt er 3-way matching op. Dit heeft als gevolg dat de uitbetaling zelf niet meer expliciet moet goedgekeurd worden omdat de formele toekenning van toelage reeds eerder is goedgekeurd. De vraag voor uitbetaling wordt door de betrokken dienst opgemaakt. De betaling stroomt door naar een betalingsvoorstel. Voor het akkoord van de geleverde prestaties moet er in de betrokken bedrijfseenheid een expliciete goedkeuring gegeven worden. Deze taak zal liggen bij de bedrijfsdirecteurs.
2-way matching
TOEKENNING VAN DE TOELAGE = VRAAG VOOR UITBETALING
→ AUTOMATISCHE GOEDKEURING COLLEGE
Deze procedure komt het meest voor bij structurele toelagen zoals de financiering van de AG's, stedelijke VZW's ed. Al deze toelagen zijn immers onderworpen aan voorafgaande beheersovereenkomsten waar de uitbetaling van de toelagen deel van uitmaakt. Vaak gaat het over hetzelfde bedrag dat periodiek wordt uitbetaald.
Als de vraag tot uitbetaling overeenkomt met de gegevens van de toekenning en/of beheersovereenkomst, dan treedt er 2-way matching op. De vraag voor uitbetaling moet door de betrokken dienst opgemaakt worden. Dit heeft als gevolg dat de uitbetaling zelf niet meer expliciet moet goedgekeurd worden. In geval van 2-way matching zal er automatisch een betalingsvoorstel aangemaakt worden.
GEEN 2-WAY of 3-WAY MATCHING
Indien geen 2- of 3-way matching optreedt, dient de uitbetaling apart op lijst door het college goedgekeurd te worden. Er is geen match als de bedragen niet overeenstemmen of als er geen goedkeuring gegeven werd voor de kwaliteit of de prestaties in de betrokken bedrijfseenheid. Die uitbetalingen dienen manueel in de bedrijfseenheid geverifieerd, nagekeken en gecorrigeerd te worden (verlaging van het bedrag, achterhouden van 10%, ...). De uitbetaling die door de bedrijfseenheid manueel nagekeken werd, wordt op lijst aan het college als budgethouder voorgelegd ter goedkeuring.
Zolang de lijst niet goedgekeurd werd door het college, gaat de betaling niet buiten.
Het is de bedoeling om deze werking in te voeren vanaf 1 juni 2011.
Art. 160 § 1 Gemeentedecreet: De budgethouder keurt de te betalen bedragen goed overeenkomstig het hem toevertrouwde budget.
Het college geeft zijn goedkeuring als budgethouder voor de toelagen waarvoor er 2- en 3-way matching optreedt vanaf 1 juni 2011.
Het college neemt kennis dat het als budgethouder vanaf 1 juni 2011 op lijst goedkeuring geeft aan de toelagen waarvoor er geen 2- en 3-way matching optreedt. De goed te keuren lijst wordt wekelijks aan het college voorgelegd en betaald na formele goedkeuring.