Om het college een duidelijk overzicht te geven van de totale kostprijs van een evenement worden de eerder goedgekeurde uitgaven in het kader van het budgethouderschap ter kennis gebracht. Gepresteerde uren van personeelsleden van marketing & communicatie komen niet in aanmerking voor toeslag.
De opbrengst van de terbeschikkingstelling van de Leys- en trouwzaal wordt geraamd op 2.005,00 EUR
Voorschot: 1.800,00 EUR
Waarborg: 1.000,00 EUR
Raming van de terug te vorderen personeelskosten aan de aanvrager (CONFORM OFFERTE):
2 uren coördinatie aan 40,00 EUR/uur: 80,00 EUR
7 uren toezicht aan 40,00 EUR/uur: 280,00 EUR
Bedragen afhankelijk van het niveau van de ingezette personeelsleden (gemeenteraadsbesluit van 20 oktober 2008, jaarnummer 1858) en van de gegevens die in de offerte werden meegegeven.
Gebruik extra diensten:keuken, 100,00 EUR, partytafels, 105,00 EUR.
Het voorschot en de waarborg moeten betaald zijn voordat de activiteit plaatsvindt. Indien er geen schade is, wordt de waarborg teruggestort.
De eindafrekening wordt opgemaakt op basis van personeelsinzet en eventueel gebruik van extra diensten.
Artikel 57 § 3, 1° van het Gemeentedecreet bepaalt dat het college bevoegd is voor daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen, binnen de door de gemeenteraad vastgestelde algemene regels.
Het bedrijf Royal Wessanen, Atlas Arena, Hoogoorddreef 5, P.O. Box 12795, 1100 AT Amsterdam Zuidoost, Nederland, vraagt om de trouw- en Leyszaal te mogen gebruiken voor het organiseren van een receptie met aansluitend diner op donderdag 26 mei 2011 van 15.00 uur tot 24.00 uur opstelling en afbraak inbegrepen. Royal Wessanen is een vooraanstaand bedrijf dat voedsel produceert zonder toevoeging van kunstmatige voedingsmiddelen, de genodigden zijn alle managers van de filialen over heel Europa.
Aantal genodigden: 66
2 personeelsleden zijn nodig om deze activiteit in goede banen te leiden:
| Datum | Functie | Niveau | uren |
| 26 mei 2011 | administratief technisch assistent | C1 - C3 | 18.00 uur tot 20.00 uur |
| 26 mei 2011 | technisch assistent | C1 - C3 | 17.00 uur tot 24.00 uur |
Marketing & communicatie toetst elke aanvraag voor de terbeschikkingstelling van zalen in het stadhuis af met het gebruiksreglement 'Open Stadhuis'. Aanvragen voor de terbeschikkingstelling van zalen die voldoen aan het gebruiksreglement worden ter goedkeuring aan het college voorgelegd.
Het college keurt goed dat de Leys- en trouwzaal ter beschikking worden gesteld aan het bedrijf Royal Wessanen NV, Atlas Arena, Hoogoorddreef 5, P.O. Box 12795, 110 AT Amsterdam Zuidoost, Nederland, voor het organiseren van een receptie met aansluitend diner op donderdag 26 mei 2011 (opstelling en afbraak inbegrepen).
Het college keurt goed dat toelating wordt verleend aan:
om op donderdag 26 mei 2011 het nodige werk te presteren ten behoeve van Open Stadhuis 129.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| MC/EFP | aanmaken indicatieve AVIAS + opmaken reservatiebrief voor betaling voorschot en waarborg |
| FI/EB/ADO | boeken van het voorschot en waarborg (op wachtrekening) |
| MC/SD/FIN | opmaken factuur voor gebruik van de zaal en terugvordering |
De stadsontvanger regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
|
Royal Wessanen |
1.800,00 EUR |
op wachtrekening: |
n.v.t. |
|
Waarborg |
1.000,00 EUR | De waarborg wordt geparkeerd op volgende algemene rekening voor derden AR 46402 | n.v.t. |
|
Terugvordering kostprijs personeel van de zaalgebruiker
|
440,00 EUR |
Budgetplaats: 5161000000
|
n.v.t. |
De stadsontvanger verleent zijn visum voor huidig dienstjaar en regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
|
Uitbetaling toeslag voor personeelsleden van BZ voor geleverde prestaties
|
19,31 EUR |
De loonkosten worden geboekt op de personeelskredieten van de betrokken bedrijfseenheid bestuurszaken. |
n.v.t. |
De opgegeven vergoedingen zijn ramingen. De werkelijke personeelskost hangt af van de werkelijk gepresteerde uren.