Besluit

2011_CBS_12305 - Organisatie en logistieke ondersteuning - Jazz Middelheim - 12 tot 15 augustus 2011 - Park Den Brandt - Goedkeuring

college van burgemeester en schepenen

vr 29/07/2011 - 09:00 digitaal

Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Ludo Van Campenhout, schepen; Marc Van Peel, schepen; Luc Bungeneers, schepen; Guy Lauwers, schepen; Leen Verbist, schepen; Marc De Bens, plaatsvervangend stadssecretaris

Afwezig

Patrick Janssens, burgemeester; Robert Voorhamme, schepen; Philip Heylen, schepen; Monica De Coninck, schepen; Eddy Baelemans, korpschef; Roel Verhaert, stadssecretaris; Serge Muyters, vervangend korpschef

Motivering

Aanleiding en context

Het college nam in zitting van 28 januari 2011 (jaarnummer 901) kennis van de aanvraag van Jazz en Muziek vzw, Abrahamstraat 15 te 9000 Gent om Jazz Middelheim te organiseren in Park Den Brandt van 12 tot 15 augustus 2011. In dit collegebesluit werd opdracht gegeven aan marketing & communicatie/evenementen, film en protocol om een gedetailleerd voorstel uit te werken.

Het college besliste in zitting van 17 juni 2011 (jaarnummer 5056) om de toelating goed te keuren voor de organisatie van een niet-ingedeelde muziekactiviteit overeenkomstig hoofdstuk 6.7 van Vlarem II aan Jazz en Muziek vzw voor het inrichten van het festival Jazz Middelheim.

Gedurende 4 dagen kan de muziekliefhebber afzakken naar Park Den Brandt om de grote namen van de jazzwereld aan het werk te zien. Naast internationale bekendheden staan er verschillende Belgische artiesten op het programma zoals Toots Thielemans, Brussels Jazz Orchestra featuring Bert Joris, Fred Van Hove Ochgot Octet en Lady Linn & Her Magnificent Seven. Net als voorgaande jaren werkt Jazz Middelheim in samenwerking met de Artesis Hogeschool Antwerpen een coaching project uit. Enkele jonge muzikanten krijgen de kans om enkele dagen met een internationale coach samen te werken en het resultaat aan het grote publiek te tonen.

Gespreid over de 4 dagen hoopt Jazz Middelheim 16.000 festivalgangers te verwelkomen in Park Den Brandt. Dagelijks eindigt het laatste concert om 23.45 uur. Er wordt kinderanimatie voorzien.

De 30ste editie van Jazz Middelheim zal niet onopgemerkt voorbijgaan. De openbare omroep zal als drijvende kracht achter het festival de nodige aandacht besteden aan de voorbije edities. Radiozender Klara zendt alle concerten live uit met reportages achter de schermen en vanop de festivalweide met commentaar van kenners en liefhebbers. Op tv-zender Canvas en de cultuursite Cobra.be keert men terug in de tijd met documentaires over het festival en reportages over legendarische jazzhelden. De unieke locatie van Park Den Brandt komt hierin uitgebreid aan bod.

Om de organisatie van Jazz Middelheim in Park Den Brandt mogelijk te maken, zijn enkele ingrepen nodig op het domein. Zo dient de draagkracht van de vernieuwde voetgangersbrug verhoogd te worden van 3.5 ton naar 10 ton zodat zwaar vervoer het festivalterrein kan bereiken. Het college keurde in zitting van 6 mei 2011 (jaarnummer 118) de gunning voor de uitvoering van deze werken goed. Deze werken werden recent uitgevoerd. Uit een stabiliteitsstudie is gebleken dat de andere brug, die gebruikt werd om de artiesten van de backstage naar het podium te brengen, onbruikbaar is voor gemotoriseerd transport. Op termijn is het aangewezen deze brug eveneens te renoveren. De organisator is hiervan op de hoogte en zal een alternatief uitdokteren langs de bolle brug aan de achterzijde van het festivalterrein. De gracht die als natuurlijke afscheiding van het festivalterrein dient, staat al enkele jaren droog. Omdat het ecologisch niet verantwoord is om deze te vullen met leidingwater, vraagt Jazz Middelheim het nodige hekwerk om de gracht af te schermen. De gracht wordt vrijgemaakt van takken en zwerfvuil. De aanlevering van goederen op het festivalterrein gebeurt voornamelijk langs het parkpad om belasting op het gras zoveel mogelijk te beperken. Indien men toch op het gras rijdt, worden stalen rijplaten geplaatst.

Tijdens de opbouw- en afbraakperiode wilt Jazz Middelheim, zoals vorige jaren, gebruik maken van een platte wagen en een tractor en beroep doen op een chauffeur van de stad Antwerpen. Jazz Middelheim wil een duurzaam evenement zijn en vraagt een selectieve afvalophaling. Jazz Middelheim voorziet een shuttledienst van de universiteitsparking naar het festival. De organisatoren vragen om maximum de helft van de publieke parking voor te behouden voor opslagruimte van het festival, een afvalverzamelplaats voor het festival en de inrichting van een veilige stopplaats en keerpunt voor de shuttles. Ter hoogte van de ingang worden parkeerplaatsen voorbehouden voor mindervaliden. De aanlevering van goederen gebeurt grotendeels langs de parktoegang in de Acacialaan. Als productieruimte wil men gebruik maken van het gebouw 'De peperkoek' in Park Den Brandt. Er worden geen wagens geparkeerd in het park.

Argumentatie

Marketing & communicatie/evenementen, film en protocol geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling die past in het algemeen city marketing beleid van de stad Antwerpen.

Jazz Middelheim is één van de oudste jazzfestivals van ons land en heeft een uitstekende reputatie in binnen- en buitenland. Het festival richt zich niet alleen tot de jazzliefhebber, maar weet met zijn gemoedelijke en ongedwongen sfeer ook de harten van families en jongeren te veroveren.

Jazz Middelheim kiest voor een kwaliteitsvol programma in een sfeervolle setting. Jazz Middelheim wilt een duurzaam evenement zijn en probeert jaarlijks haar ecologische voetafdruk te verkleinen.

Jazz Middelheim is intussen onlosmakend verbonden met Park Den Brandt. De unieke en prachtige locatie van Park Den Brandt heeft ook een keerzijde. De infrastructuur op de site is verouderd. In 2010 ondervond Jazz Middelheim problemen met de draagkracht van de bruggen. Jazz Middelheim wilt de komende jaren het festival verder uitbouwen in Park Den Brandt en hoopt te kunnen blijven rekenen op de medewerking van de stad Antwerpen. Enkele renovatiewerken in functie van het festival dringen zich dan wel op.

Juridische grond

Op 26 april 2010 (jaarnummer 504) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.

In toepassing van artikel 7,5 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 14 december 2009 (jaarnummer 2125) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.

Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit met jaarnummer 18606 wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.

Adviezen

brandweer/post noord/preventie Gunstig onder voorwaarden

De organisator dient de standaardvoorwaarden, die hij of zijn vertegenwoordiger heeft aangeduid op het informatieblad voor de brandweer (advies van de brandweer voor een evenement met openingsdag in 2011), en dat bij de toelatingsaanvraag voor dit evene-ment werd gevoegd, alsook de hieronder bijgevoegde extra voorwaarden van de brandweer, strikt na te leven. Het veiligheidsplan, inclusief grond- en inplantingsplan, moet ten laatste 10 dagen vóór de openingsdag van het evenement worden voorgelegd aan de brandweer ter evaluatie. Op eenvoudige vraag van de hulpdiensten zal de organisator hen meerdere exemplaren van het veiligheidsplan en/of het grond- en inplantingsplan bezorgen, teneinde hen toe te laten zich tijdig en degelijk voor te bereiden. Aan te vullen informatie: - De brandweer beschikt niet over een detailplan van de tent. Volgens de standaardvoorwaarde 1124 dient de organisator een grondplan van de tent bij te voegen. Dit dient te gebeuren voor de aanvang van het evenement - Het veiligheidsplan dateert van 2010 en bevat verouderde gegevens van bvb de brandweer. Dit plan moet geactualiseerd worden en worden bezorgd aan de hulpdiensten - De brandweer kan voor de aanvang van het evenement of tijdens het evenement een rondgang doen om de bereikbaarheid en de evacuatiemogelijkheden te bekijken. De organisator faciliteert deze rondgang

stadsontwikkeling/vergunningen/milieuvergunningen Gunstig onder voorwaarden

De opgelegde voorwaarden voor geluid kunnen de nodige waarborg bieden dat de hinder voor de mens en omgeving beperkt blijft: 1 door de manier van opstellen van de luidsprekers zorgt de inrichter of zijn afgevaardigde ervoor dat ongewenste of buitensporige verspreiding van geluid naar de omgeving vermeden wordt. Hiertoe worden de luidsprekers zodanig opgesteld dat zij gericht zijn naar het midden van de plaats van de activiteiten; 2 de organisator zorgt ervoor dat tijdens de activiteit steeds een verantwoordelijke telefonisch bereikbaar is, die in staat is het geproduceerde geluid te wijzigen op aanduiding van de toezichthoudende ambtenaren van handhaving en toezicht/milieu of politie. De gegevens betreffende deze verantwoordelijke, zoals naam en gsm-nummer, worden vooraf bezorgd aan de toezichthouders van samen leven/stadstoezicht/milieuwacht (SL/ST/MW, Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen, telefoonnummer 03 338 93 42) en aan politie leefmilieu (LP/LR/LM, Everaertsstraat 105 te 2060 Antwerpen, telefoonnummer 03 690 09 60 – fax 03 690 09 90); 3 om misverstanden te vermijden is het aangewezen om bij voorbaat, door middel van een kort bericht in de brievenbussen, de omwonenden op de hoogte te stellen van de geplande activiteiten, met vermelding van datum, tijdsduur en eventuele hinder (bereikbaarheid van garages, geluidsoverlast) evenals de vermelding van de naam en het telefoonnummer van de verantwoordelijke inrichter(s); 4 het maximaal geluidsdrukniveau aan de rand van het festivalterrein, dient beperkt tot 85 dB(A) en 95 dB(C); 5 de inrichters dienen zich strikt te houden aan de onderrichtingen van de toezichthouders zoals bepaald in artikel 16.3.1 van het decreet algemene bepalingen milieubeleid. In geval van overlast of klachten van omwonenden kunnen door hen steeds strengere normen opgelegd worden.

stads- en buurtonderhoud/ groen en begraafplaatsen Gunstig onder voorwaarden

- de voortuin moet publiek vrij toegankelijk blijven; - alle materiaal moet vervoerd worden over de vernieuwde voetgangersbrug rechts van het kasteel en zoveel mogelijk over de verharde paden om het gras te beschermen; - indien men over gras rijdt, worden er stalen rijplaten geplaatst; - de firma's en stedelijke diensten die leveringen en installaties verzorgen, dienen een vooraf uitgestippeld parcours in het park met toegang via de Acacialaan te volgen, enkel de hoofdwegen in het park mogen gebruikt worden; - bij een periode van droogte is het onmogelijk water in de gracht te pompen; - de werknemers van stads- en buurtonderhoud/groen en begraafplaatsen moeten toegang krijgen tot het volledige parkterrein; - er wordt geen schade aangericht aan het openbaar groen (gazons, boomwortels,...). Eventuele schade wordt vergoed. Bij het plaatsen van de tenten moeten de ankerpennen minimum 3 meter van de bomen verwijderd blijven; - alle zwerfvuil, afkomstig van deze manifestatie wordt onmiddellijk na afloop ervan opgeruimd; - er mogen geen wagens in het park geparkeerd worden, enkel voor het laden en het lossen van materiaal en voor het afzetten van artiesten.

lokale politie/openbare orde/evenementen Gunstig advies

standaardvoorwaarden met volgende specifieke voorwaarden: Het parkeer- en autovrijmaken van straten of delen van de openbare weg door de politie7, ontslaat de organisator en de gebruikers van deze parkeer- en autovrije straten niet van de verplichting tot gebruik van de eventueel aanwezige betaalautomaten of parkeermeters. Beschikkingen van het K.B. 24.2.1977 inzake naleving van de geluidsnormen elektronisch versterkte muziek (nooit meer dan 90 dB(A) - geen meetbare geluidsoverlast bij een buur) dient nageleefd te worden. Overige vormen van geluidsoverlast worden gereglementeerd door : Gemeentelijke Codex, Titel I, Hoofdstuk 4 – Openbare Rust, Afdeling 1, : Art.177,§1 stelt dat : Behoudens toegelaten afwijking elk geluid of lawaai, dat de rust van de inwoners kan verstoren en dat zonder noodzaak veroorzaakt wordt, verboden is. Uitzondering : Voorafgaand kan aan het college van burgemeester en Schepenen een erkenning muziekactiviteit worden gevraagd, zoals omschreven in het Vlarem titel II hoofdstuk 6.7 "niet ingedeelde muziekactiviteit". Het gaat hier om uitzonderlijke - publiek toegankelijke - manifestaties in open lucht, zoals kermissen, carnavals, muziekfestivals, fuiven en andere bijzondere feesten of festiviteiten. Deze afwijking kan niet verleend worden voor hinderlijke inrichtingen: zoals een café, de sportzaal, de feestzaal, het restaurant, een dancing .... De geluidsreglementering wordt standaard opgeheven: op de weekdagen en op zondag tot 22.00 uur; op vrijdag en zaterdag tot 24 uur. Het college kan afwijken van deze termijn en/of een maximum geluidsniveau bepalen. Organisator dient nog, ten laatste 10 dagen voor aanvang evenement, de verantwoordelijke van de stewards (met GSM nummer), en tevens het aantal en de identiteit van de ingezette stewards mede te delen aan onze diensten. De verantwoordelijke van de stewards dient voor aanvang van het evenement contact op te nemen met leidinggevende van de politie ter plaatse, voor een veiligheidsbriefing. Elke ingezette steward dient duidelijk herkenbaar te zijn (vb fluo hesje).

patrimoniumonderhoud/bijzondere opdrachten en feestmateriaal Gunstig advies

PO/L/BOF geeft gunstig advies op basis van order B102499 (Jazz Middelheim) van 6 juli 2011.

district Antwerpen Gunstig advies

stads- en buurtonderhoud/stadsreiniging/bijzonder interventieteam Gunstig onder voorwaarden

standaardvoorwaarden

Besluit

Het college van burgemeester en schepenen beslist:

Artikel 1

Het college keurt de effectieve organisatie van Jazz Middelheim 2011, zoals hierboven beschreven, van 12 tot 15 augustus 2011 in Park Den Brandt goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.

Artikel 2

Het college geeft opdracht aan:

Dienst	Taak
SB/GB	om het gebouw 'De Peperkoek' in Park Den Brandt open te stellen voor de productie van 3 tot 22 augustus 2011; tijdens de opbouw van 3 tot 11 augustus 2011 en de afbraak van 15 tot 19 augustus 2011 stelt het bedrijf een tractor en 2 polyvalent vakmannen ter beschikking voor opstelling van de festivalstructuur, beurtelings en op afroep. Ze zouden ook buiten de normale werkuren beschikbaar moeten zijn. het bedrijf zal tijdig beginnen pompen om de grachten rond het festivalterrein van voldoende water te voorzien, zodat tijdens het evenement het festivalterrein afgesloten is. Bij grote droogte is het onmogelijk water in de gracht te pompen. Grote takken worden door het bedrijf uit de gracht verwijderd; de te presteren uren voor personeel van stads- en buurtonderhoud/groen en begraafplaatsen werden aan personeelsmanagement doorgegeven.
PO/BOF	om een platte wagen ter beschikking te stellen tussen 3 en 19 augustus 2011; om logistieke ondersteuning te voorzien volgens bonnummer B102499.
SB	om een selectieve afvalophaling te voorzien en de fracties PMD en restafval apart op te halen; om de site dagelijks in de voormiddag op te kuisen in samenwerking met de organisator; om de site na het evenement volledig op te kuisen in samenwerking met de organisator; om een grofvuilcontainer te plaatsen van 13 tot 22 augustus 2011 op de parking in de Beukenlaan.
LP/OO/EV	om een parkeerstrook ter hoogte van Beukenlaan 12 voor te behouden als mindervalideparking en voor festivalwagens; de helft van de parking aan de Beukenlaan van 2 tot 23 augustus 2011 voor te behouden voor de stockage van het materiaal en de inrichting van een veilige stopplaats voor de shuttledienst; De Acacialaan tussen huisnummers 15 en 21 parkeervrij te maken tijdens de opbouw- en afbraakperiode; politiebegeleiding te voorzien tijdens de overbrenging van de tentmasten van de parking naar het terrein en omgekeerd; toezicht aan het festivalterrein tijdens het evenement.

Artikel 3

Dit besluit heeft in principe voor de stad geen financiële gevolgen.