2011_CBS_12306 - Organisatie, logistieke en financiële ondersteuning - Rubensmarkt - Antwerpen-centrum - 15 augustus 2011 - Goedkeuring

Naar jaarlijkse gewoonte wordt het Korps der Stadstrommelaars ingezet tijdens de fakkeltocht op maandag 8 augustus 2011 om 21,00 uur. Het betreft een unieke leverancier. Een optreden kost 318,00 EUR. De financiële gevolgen zijn voor de vzw Promotie stad Antwerpen.

Voor de opkuis van het terrein rekent SB/SR/BIT conform het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18.606) een borgsom van 2.230,00 EUR aan de organisator aan. 

De kosten voor de receptie worden geraamd op 315,00 EUR (4,50 EUR x 70 personen):

• 210,00 EUR (3,00 EUR x 70 personen) dranken besteld middels het raamcontract dat eerder werd afgesloten met Karmozijn;
• 70,00 EUR (1,00 EUR x 70 personen) dranken besteld middels het raamcontract dat eerder werd afgesloten met brouwerij De Valk;
• 35,00 EUR (0,50 EUR x 70 personen) fruitsap besteld middels het raamcontract dat eerder werd afgesloten met Oxfam.

Via bestelbon 4005000905 werd voor een bedrag van 28.109,30 EUR de geraamde jaarkost voor dranken bij Karmozijn vastgelegd. Deze vastlegging werd goedgekeurd via collegebesluit van 11 februari 2001 (jaarnummer 1469).
Via bestelbon 4005000918 werd voor een bedrag van 3.145,40 EUR de geraamde jaarkost voor bier bij brouwerij De Valk vastgelegd.
Via bestelbon 4005000996 werd voor een bedrag van 2.395,80 EUR de geraamde jaarkost voor fruitsap bij Oxfam vastgelegd. Deze vastleggingen werden goedgekeurd via het budgethouderschap.

Om het college een duidelijk overzicht te geven van de totale kostprijs van een evenement worden de uitgaven die reeds zijn goedgekeurd in het kader van het budgethouderschap ter kennis meegegeven naar het college. Het college dient deze uitgaven niet goed te keuren.

Het college nam in zitting van 28 januari 2011, jaarnummer 901, kennis van de aanvraag van de Algemene Markthandelaarsvereniging (A.M.V.), Beukenlaan 10, 2970 te Schilde om de Rubensmarkt te organiseren in de Antwerpse binnenstad op maandag 15 augustus 2011. In dit collegebesluit werd opdracht gegeven aan marketing & communicatie/evenementen, film en protocol om een gedetailleerd voorstel uit te werken.

De Rubensmarkt is in 2011 aan zijn 35ste editie toe. Deze feestmarkt in Middeleeuwse stijl gaat door op de Grote Markt, Suikerrui, Ernest Van Dijckkaai, Handschoenmarkt, Lijnwaadmarkt en Kaasrui. Een 300-tal marktkramers verkopen hun waar in traditionele kledij. Het meest uitgedoste kraam en verkopers worden beloond tijdens de prijsuitreiking in het stadhuis. De markt is geopend van 8.00 uur tot 23.00 uur. Opbouw en afbraak staan op dezelfde dag gepland. Gevraagd wordt om de deelnemers te ontvangen in het stadhuis op maandag 15 augustus 2011 om 17.00 uur.

Traditiegetrouw zal op maandag 8 augustus 2011 ter promotie van de Rubensmarkt een fakkeltocht georganiseerd worden in de binnenstad. Men vraagt hiervoor begeleiding van het Korps der Stadstrommelaars.

Marketing & communicatie/evenementen, film en protocol geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling die past in het algemeen city marketing beleid van de stad Antwerpen.

De Rubensmarkt is een vaste waarde op de evenementenkalender van de stad Antwerpen en trekt jaarlijks 40.000 bezoekers. Het is een evenement met een jarenlange traditie dat steeds door de stad ondersteund werd.

Op 26 april 2010 (jaarnummer 504) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.

In toepassing van artikel 7,5 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 14 december 2009 (jaarnummer 2125) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.

Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit met jaarnummer 18606 wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.

Collegebesluit van 19 september 2008 (jaarnummer 11546) raamcontract voor het leveren van fair trade fruitsap, op basis van onderhandelingsprocedure 2008/875, aan de firma Oxfam Wereldwinkel Antwerpen, Sint-Jacobsmarkt 82 te 2000 Antwerpen, OND 0446 328 474.
Collegebesluit van 19 september 2008 (jaarnummer 11546) raamcontract voor het leveren van vaten De Koninck, op basis van onderhandelingsprocedure 2008/875, aan de firma Brouwerij De Valk, Oud Sluisstraat 1 te 2110 Wijnegem, OND 0403 857 619.
Collegebesluit van 29 oktober 2010 (jaarnummer 13422) instappen in bestaand raamcontract 2010/040/NB-CC voor de levering van wijnen en geestrijke dranken, gegund aan Karmozijn bvba, Bredabaan 389, 2990 Wuustwezel, OND. 0894 055 334.