2011_CBS_12446 - Sportevenementen 2011. Na-Tour Derny & Red Star Run - Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

De Na-Tour Derny is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke- en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide publieksopkomst en interessante communicatie- en mediawaarde.

Bovendien krijgt de stad Antwerpen, in ruil voor de ondersteuning, een uitgebreide return (logovermelding en visibiliteit tijdens de verschillende deelevenementen, …).

Het project kadert in het bestuursakkoord en het sportbeleidsplan van het bedrijf cultuur, sport en jeugd.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden.

Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:

• volgens artikel 3 van het retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie (collegezitting van 25 augustus 2006, jaarnummer 10406), geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;
• volgens artikel 4 van het retributiereglement voor tijdelijke terbeschikkingstelling en occasionele innamen van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties (collegezitting van 31 maart 2006, jaarnummer 3984), geen retributierecht aangerekend te worden.

Vistamedia, Zogge 72A, 9220 Hamme vraagt aan het college van burgemeester en schepenen de toelating om op woensdag 4 augustus 2011 het sportevenement Na-Tour Dernyspektakel te organiseren in de Antwerpse binnenstad. Tevens vraagt de organisatie logistieke ondersteuning van de stad.

Het college besliste op 27 mei 2011 (jaarnummer 10431) dat voor deze editie 30.000,00 EUR subsidie wordt uitgekeerd. Deze toelage wordt uitbetaald door de vzw Antwerpen Sportstad.

Vistamedia organiseert op woensdag 3 augustus 2011 voor de 13^de maal het Na-Tour Dernyspektakel in de Antwerpse binnenstad. Het parcours van deze wielerwedstrijd ziet er als volgt uit: Suikerrui (start), Oude Koornmarkt, Reyndersstraat, Vlasmarkt, ’t Zand, Sint-Jansvliet, Ernest Van Dijckkaai, Suikerrui (aankomst). 

Samen met de wielerwedstrijd vindt ook de Red Star Run plaats. Deze loopwedstrijd heeft het volgende parcours: Ernest Van Dijckkaai (start), Sint-Jansvliet, ‘t Zand, Vlasmarkt, Reynderstraat, Oude Koornmarkt, Suikerrui, Ernest Van Dijckkaai (start), Sint-Jansvliet, ‘t Zand, Vlasmarkt, Reynderstraat, Oude Koornmarkt, Suikerrui, Ernest Van Dijckkaai, Plantinkaai, Sint-Michielskaai, Scheldestraat, Sint-Michielskaai, Plantinkaai, Ernest Van Dijckkaai, Sint-Jansvliet, ‘t Zand, Vlasmarkt, Reynderstraat, Oude Koornmarkt, Suikerrui (aankomst). 

Het programma van die dag ziet er als volgt uit:

14.00 uur - 14.45 uur   start Kids Derny

15.00 uur – 15.30 uur   publiciteitskaravaan

15.45 uur - 16.45 uur   voorstelling renners

17.00 uur - 17.30 uur   eerste reeks derny

17.35 uur - 17.50 uur   publiciteitskaravaan

18.00 uur - 18.30 uur   tweede reeks derny

18.45 uur - 19.45 uur   Red Star Run

20.00 uur - 20.40 uur   finale derny

20.45 uur - 21.00 uur   huldiging podium

21.00 uur - 23.45 uur   optredens Grote Markt (Kate Ryan en Cookies & Cream)

De opbouw start om 06.00 uur en de afbraak start meteen na afloop van het evenement.

Op vraag van de organisatie worden een drietal publibogen reeds in de voormiddag geplaatst op de kaaien. Dit gebeurt tussen 10.00 uur en 11.00 uur, op het gedeelte tussen Suikerrui en Sint-Jansvliet.

Eveneens zal er op dinsdag al begonnen worden met de bouw van het VIP-dorp op de Suikerrui, ter hoogte van het standbeeld van de buildrager en zal in de loop van de avond de aankomstportiek al geplaatst worden. Naast de goedkeuring v bovenstaand programma en het gebruik van de vermelde straten vraagt de organisatie tevens het volgende: 

• de toelating om een podium te plaatsen op de Grote Markt (langs de zijde van de stadswinkel) met aangezicht naar Brabo en de promostanden. De doorgang voor de veiligheidsdiensten wordt gerespecteerd;
• de toelating voor het plaatsen van promostanden en een publiboog op de Grote Markt;
• de toelating voor het plaatsen van een aantal publibogen in de Suikerrui en op de Ernest van Dijckkaai;
• het inrichten van de VIP-zone aan de buildrager;
• het aanbrengen van luidsprekers aan lantaarnpalen;
• de buurtbewoners rond het parcours te informeren aan de hand van een bewonersbrief;
• bekendmaking van het evenement door inzet van de stedelijke communicatiekanalen;
• verspreiden van affiches in stadsgebouwen;
• gebruik van de toiletten van het stadhuis voor de VIP-genodigden;
• de organisatie van een persvoorstelling met receptie op woensdag 27 juli 2011 om 19.00 uur in het stadhuis;
• gratis ter beschikking stellen van de beschikbare sierplanten;

• afsluiten van de gevraagde straten en locaties noodzakelijk voor de organisatie van het evenement;
• visuele aanwezigheid op de Grote Markt en Suikerrui;
• bemanning van de kruispunten (politiepersoneel als seingever) in samenwerking met de organisatie;
• begeleiding van de Red Star Run door het fietsteam;
• toelating voor het plaatsen van nadarbarelen op het parcours;
• toelating voor het plaatsen van een groot scherm;
• mobiliteitsafspraken met De Lijn;
• medewerking verlenen bij de uitwerking van een veiligheidsplan in samenwerking met de organisatie en de betrokken overheidsdiensten.

• het gratis gebruik van het beschikbare feestmateriaal, nadarbarelen (2 km) en vlaggen (inclusief plaatsen en afbreken);
• het gratis ter beschikking stellen van stroom- en watervoorziening.

• reiniging van de Grote Markt en het parcours voor het evenement;
• gratis ter beschikking stellen van de nodige vuilniscontainers.

• het geven van de start;
• de prijsuitreiking op het podium op de Grote Markt;
• het VIP-arrangement in de cruiseterminal;

Het advies van de brandweer was nog niet ter beschikking tijdens de opmaak van het collegebesluit. Het advies zal in elk geval voor aanvang van het evenement aan de organisatie bezorgd worden.