2011_CBS_10638 - Samenkomst van Eurocities Cultuurforum in Antwerpen - Organisatie van ontvangst, twee congresdagen en verschillende activiteiten van 26 tot 29 oktober 2011 - Goedkeuring

Er wordt een toelage van 48.600,00 EUR eenmalig uitbetaald aan vzw Musea en Erfgoed Antwerpen om Eurocities Culture Forum te organiseren.

 Volgende onkosten zullen hier mee vergoed worden:

• alle kosten die met de praktische organisatie van het congres te maken hebben (congresaccommodatie, onthaal, communicatie, enzovoort)
• de catering gedurende de congresdagen (2 koffiepauzes per congresdag en een lichte lunch)
• de officiële ontvangst met receptie op de vooravond (woensdag) van het congres en een gezamenlijk avondmaal en culturele activiteit voor de deelnemers op het einde van de eerste congresdag (donderdag).
• een cultuurtoeristische rondrit voor de deelnemers op zaterdag, ter afsluiting van het congres.
• sprekers op de verschillende sessies

De reis- en verblijfskosten vallen ten laste van de deelnemers.

De verantwoordingstukken voor de uitgaven in het kader van het Eurocities congres moeten aangeleverd worden voor 31 december 2011. De eerstelijnscontrole zal uitgevoerd worden door het kenniscentrum lokaal cultuurbeleid.

De leden van het Eurocities Cultuurforum hebben tijdens de bijeenkomst in Bologna van 10 tot 13 maart 2010 de stad Antwerpen geselecteerd als gaststad voor hun laatste bijeenkomst in het najaar van 2011. De stad Antwerpen had zich kandidaat gesteld via een collegiale brief, goedgekeurd door het college op vrijdag 26 februari 2010. In deze brief werd voorgesteld om de samenkomst te organiseren in Antwerpen van 26 tot 29 oktober 2010. Het college keurde op 22 oktober 2010 (jaarnummer 12944) het budget 2011 en de meerjarenplanning 2012-2015 goed. Het budget 2011 werd door de gemeenteraad in de zitting van 23 november 2010 (jaarnummer 1544) vastgesteld. Het college stelde op 3 december 2010 (jaarnummer 15054) de procedure voor het uitbetalen van toelagekredieten op gewone begroting 2011 vast.

Van woensdag 26 tot zaterdag 29 oktober 2011 vindt in Antwerpen een bijeenkomst plaats van het Eurocities Cultuurforum. De stad Antwerpen treedt op als gaststad voor het congres naar aanleiding van de opening van het MAS en Antwerpen Europese Jongerenhoofdstad 2011. Aan dit congres zullen een honderdtal vertegenwoordigers (politici en ambtenaren) van grote steden van de Europese Unie deelnemen.

Voor de inhoudelijke en praktische coördinatie werd een projectleider aangesteld.
Een projectteam staat in voor het inhoudelijk programma. Het projectteam bestaande uit:

• de cultuurbeleidscoördinator;
• de directeur Musea en Erfgoed en een wetenschappelijk medewerker;
• de kunstenbeleidscoördinator;
• een vertegenwoordiger van AEYC2011, een van jeugd en de intendant onderwijs/cultuur.

Het projectteam komt maandelijks samen.
Er is ook regelmatig overleg met het secretariaat en de voorzitter van het Cultuurforum van Eurocities.
In overleg met de voorzitter van het Cultuurforum koos het projectteam het volgende thema voor de samenkomst: ‘erfgoed, democratie en stadscultuur’. Deze keuze werd geïnspireerd door de opening van het MAS en Antwerpen Europese Jongerenhoofdstad 2011. De bijeenkomst heeft de ambitie om een verklaring af te leveren met concrete aanbevelingen voor het cultuurbeleid in de steden van de Europese Unie met betrekking tot erfgoed en stadscultuur en dit zowel naar de lokale overheden, de nationale of regionale overheden en de Europese Commissie.

Het projectteam bepaalt ook de aanpak van het congres. Het voorlopige programma ziet er als volgt uit:

De bijeenkomst zal hoofdzakelijk plaatsvinden in de Plantijn Hogeschool, Campus Meistraat. Voor de catering (koffiepauzes en lunch) wordt beroep gedaan op één van de bedrijven waarmee de Plantijn Hogeschool een raamcontract heeft afgesloten. Daarnaast zullen ook een aantal werkbezoeken gebeuren bij organisaties ter plaatse.

De projectbegroting bevat volgende globale uitgaveposten:

• alle kosten die met de praktische organisatie van het congres te maken hebben (congresaccommodatie, onthaal, communicatie,...);
• de catering gedurende de congresdagen (twee koffiepauzes per congresdag en een lichte lunch);
• de officiële ontvangst met receptie op de vooravond (woensdag) van het congres en een gezamenlijk avondmaal en culturele activiteit voor de deelnemers op het einde van de eerste congresdag (donderdag);
• een culturele rondrit voor de deelnemers op zaterdag, ter afsluiting van het congres;
• sprekers op de verschillende sessies.

De reis- en verblijfskosten vallen ten laste van de deelnemers.

De projectbegroting ziet er als volgt uit: 

Voor de organisatie van het Eurocities Culture Forum werd er 48.600,00 EUR voorzien. Bij opmaak van de begroting 2011 werd dit bedrag voorzien als een toelage aan Eurodesk (AG VESPA). AG VESPA heeft aangegeven dat het om fiscale redenen niet opportuun is de financiële afhandeling van het Eurocities Cultuurforum bij AG VESPA onder te brengen. Dit verandert niets aan het ondersteuningsaanbod dat de Eurodesk eerder formuleerde (collegebesluit van 26 februari 2010, jaarnummer 2386). 

Gezien het thema ‘erfgoed, democratie en stadscultuur’ en gezien de belangrijke rol van de dienst Musea en erfgoed in de inhoudelijke invulling van het congres wordt voorgesteld om de voorziene toelage over te dragen aan de vzw Musea en Erfgoed Antwerpen.
Bij budgetwijziging 2011 wordt deze wijziging mee opgenomen in bijlage 2, bij de lijst van nominatieve toelagen.
De vzw musea en Erfgoed Antwerpen heeft de jaarrekening 2009, de balans 2009, de resultatenrekening 2009 en de begroting 2011 ingestuurd. Dit zijn de laatst goedgekeurde documenten zoals vereist in het reglement op de toelage.
Met het collegebesluit van 28 mei 2010 (jaarnummer 6571) heeft het college kennisgenomen van de jaarrekening 2009 met verslag van de commissaris en jaarverslag 2009 van de vzw Musea en Erfgoed Antwerpen.

De organisatie van een samenkomst van het 'Eurocities Cultuurforum' is opgenomen als project in het operationeel plan van cultuur, sport en jeugd ter realisatie van de doelstelling CS04_01_02 (De cel lokaal cultuurbeleid voert de regie over het lokaal cultuurbeleid.)

De wet betreffende de controle op de toekenning en de aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006, jaarnummer 2730) zijn van toepassing.