2011_CBS_10599 - Jaarboek 2011 - Concept en aanpak - Goedkeuring

De productiekosten van het jaarboek worden geschat op 21.000 euro. Hierin zitten de kosten voor de copywriter (vermoedelijk 15.000 euro, inclusief btw) vervat. De drukkosten worden op 6.000 euro geraamd. Het volledige bedrag wordt verrekend op het communicatiebudget van marketing & communicatie.

• In 2004 werd voor de eerste maal een jaarboek van de stad gepubliceerd. Het boek werd in 2004 gedrukt op 3.000 exemplaren en aangeboden tegen de prijs van 10 euro in krantenwinkels, boekhandels, de districtshuizen en de stadswinkel. De overige boeken werden gebruikt als protocollair geschenk, als inhoudelijke input voor stadsgidsen en verkocht op de evenementen van ‘Staat van de stad’. De verkoopsresultaten vielen echter tegen.
• In 2005 verschoof de invalshoek. De jaarboeken 2005, 2006 en 2007 werden eerder een kroniek van het voorbije jaar, opgedeeld per maand, waarbij de opmerkelijkste stedelijke gebeurtenissen uitgediept werden. Cijfermateriaal bleef aanwezig, maar in een apart hoofdstuk over statistieken en cijfers. De jaarboeken 2005 en 2006 werden nagelezen door een speciaal opgerichte leescommissie bestaande uit enkele collegeleden. Beide edities verschenen op 3.000 exemplaren en werden zowel bedeeld aan de aanwezigen van Staat van de stad en verstuurd als protocollair nieuwjaarsgeschenk.
• In 2008 wijzigde zowel het concept als de oplage. In het jaarboek kregen foto’s een prominentere plaats. Daarvoor werd een beroep gedaan op het fotocollectief Tweeduizend. De vierkleurendruk verminderde van 3.000 naar 2.000 exemplaren en werd uitbesteed aan een externe drukker.
• Gezien de positieve reacties op de editie van 2008, opteerde marketing & communicatie in 2009 voor dezelfde formule: chronologisch overzicht van de belangrijkste jaarfeiten in combinatie met kwalitatief hoogstaand beeldmateriaal. Er werden ook verhalen opgenomen over sociaal bewogen burgers in de nieuwe rubriek ‘Bedankt. Graag gedaan!’. In 2009 en 2010 werd die format succesvol herhaald. Het Jaarboek 2010 werd uitgedeeld tijdens de nieuwjaarsdrink, op 9 januari 2011. Hiervoor werd de oplage verhoogd naar 7.500 exemplaren.

Het Jaarboek wordt ook toegestuurd aan onderstaande groepen:

Evaluatie Jaarboek 2010:
De leescommissie en de betrokken medewerkers kregen de gelegenheid om hun opmerkingen op de totstandkoming en de inhoud van het jaarboek door te geven. De grootste aandachtspunten zijn:

• Het project gaat laat van start. De medewerkers kunnen pas na de zomervakantie beginnen en tegen eind november moet alles klaar zijn. Het zou beter zijn om de teksten vanaf het begin van het jaar in te vullen, zodat ze maandelijks beoordeeld en waar nodig aangepast of aangevuld kunnen worden. De problemen doen zich vooral voor bij het zoeken naar passende beelden, waardoor de kwaliteit niet altijd even goed is. Eventueel kan er al een lijst van mogelijk interessante items opgesteld worden, zodat er daar al beeldmateriaal bij gezocht kan worden. In een beste scenario zou een fotograaf, het hele jaar door opdrachten moeten krijgen om dit boek te illustreren, zodat kadering en kwaliteit uniform zijn.
• De inhoud ligt in de lijn van de vorige jaren. De maandelijkse invulling kan blijven bestaan. De rubrieken kunnen nauwer aansluiten op andere communicatiemedia van de stad (bijvoorbeeld De Nieuwe Antwerpenaar, zowel in print als op ATV) 
• De oplage was te groot. Dit jaar werd het jaarboek voor het eerst uitgedeeld als cadeau tijdens de Nieuwjaarsdrink. Er werden ongeveer 5.000 boeken uitgedeeld. Tijdens Staat van de stad werden er een duizendtal uitgedeeld. De oplage kan worden verminderd van 7.500 naar 6.000. De reacties waren overwegend positief.
• De verzending naar externe relaties lijst is verzorgd door het afwerkingsteam van de drukkerij. De boeken mogen ruimer verspreid worden, bijvoorbeeld door ze tegen kostprijs te verkopen via de Stadswinkel. Er kunnen ook een aantal weggegeven worden via de website of De Nieuwe Antwerpenaar. Er moeten ook exemplaren ter inzage liggen in de bibliotheken.

Werkwijze jaarboek 2011

• De research, redactie en eindredactie worden uitbesteed aan een externe copywriter. De coördinatie gebeurt opnieuw door het team copywriting van markenting & communicatie.
• Om de overschotten te beperken, verminderen we de oplage van 7.500 naar 6.000 stuks. Indien er niet opnieuw voor gekozen wordt om het jaarboek uit te delen tijdens de nieuwjaarsdrink, kan de oplage beperkt blijven tot 2.000 exemplaren.
• Omdat we streven naar een uniforme fotokwaliteit, starten we zo snel mogelijk met het zoeken naar geschikt beeldmateriaal.
• De lay-out gebeurt opnieuw door een vormgever van marketing & communicatie.
• De druk zal extern gebeuren.

De belangrijkste doelgroepen blijven:

• genodigden van verenigingen en adviesraden tijdens de “Staat van de stad”
• relaties van het stadsbestuur en kabinetten
• bezoekers van de nieuwjaarsreceptie

De kopij wordt gecontroleerd door een leescommissie, die bestaat uit:

• een vertegenwoordiger van de burgemeester;
• een vertegenwoordiger van de schepen voor cultuur en toerisme;
• een vertegenwoordiger van de schepen voor stadsontwikkeling, sport en diamant;
• een vertegenwoordiger van de voorzitter van het OCMW, de schepen voor sociale zaken, diversiteit en loketten;
• de bedrijfsdirecteur marketing & communicatie.