De totale uitgave zal later per partner berekend worden. Voor het bestek en de uiteindelijke uitgave dient er nog een definitief visum verleend te worden.
Artikel 43 §2,11° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat de gemeenteraad het vaststellen van de gunning en het vaststellen van de voorwaarden van overheidsopdrachten niet aan het college kan toevertrouwen, behalve als de opdracht past binnen het begrip dagelijks bestuur waarvoor het college van burgemeester en schepenen bevoegd is of indien de opdracht nominatief in het vastgestelde budget werd opgenomen.
Met het gemeenteraadsbesluit van 25 juni 2007 (jaarnummer 1521), werd vastgesteld welke opdrachten voor werken, leveringen en diensten beschouwd kunnen worden als opdrachten van dagelijks bestuur.
Voorgeschiedenis
| Fase | Bestuursorgaan | Datum |
| Payroll dienstverlening – Sectieleidraad en procedure – Mandaat aan College – Goedkeuring. | Stedelijk Onderwijs | 30/05/2011 |
| Payroll dienstverlening – Sectieleidraad en procedure – Mandaat aan College – Goedkeuring. | Stedelijke Kinderopvang | 26/05/2011 |
| Payroll dienstverlening – Sectieleidraad en procedure – Mandaat aan College – Goedkeuring. | Digipolis |
20/05/2011 |
| Payroll dienstverlening – Sectieleidraad en procedure – Mandaat aan College – Goedkeuring. | Zorgbedrijf Antwerpen - Raad van Beheer | 18/05/2011 |
| Payroll dienstverlening – Sectieleidraad en procedure – Mandaat aan College – Goedkeuring. | OCMW Antwerpen - Raad voor Maatschappelijk Welzijn | 24/05/2011 |
Aanleiding en context
De opdrachtgevers, Stad Antwerpen – OCMW Antwerpen – Stedelijk Onderwijs Antwerpen – Stedelijke Kinderopvang - Zorgbedrijf Antwerpen – Digipolis (en bij uitbreiding vzw’s, AGB’s, eva’s,…) wil gebruik maken van de dienstverlening van een sociaal secretariaat.
Het betreft
1) dienstverlening van een sociaal secretariaat: loonberekening, loonnaverwerking en sociaaljuridisch en fiscaal advies.
2) dienstverlening m.b.t. het beheer van loonsturende gegevens met een maximale afstemming tussen de loonsturende modules en de loonverwerking en met de mogelijkheid tot selfservice.
De opdrachtgever staat zelf in voor de registratie van loonsturende gegevens.
Deze opdracht heeft als doel de huidige loonverwerking te vervangen door een dienstverlening door een sociaal secretariaat. Deze dienstverlening omvat naast de maandelijkse loonverwerking ook de loon-naverwerking, met o.m. de kwartaalaangifte aan RSZPPO en de belastingaangiftes, het onderhoud van de loonmotor en het verlenen van sociaaljuridisch en fiscaal advies.
De opdracht omvat tevens het leveren, implementeren en onderhouden van een HR-applicatie voor het beheer van loonsturende gegevens. Voor het onderhouden van de HR-applicatie worden twee opties voorzien: het toepassingsbeheer met wettelijk en niet-wettelijk (evolutief) onderhoud wordt uitgevoerd door de leverancier of door een klant.
De opdracht omvat eveneens de ontwikkeling van de koppelingen van de HR-applicatie voor het beheer van de loonsturende gegevens met de loonmotor (interface of integratie) en de koppelingen met de boekhoudingen, het HR-datawarehouse en de maaltijdcheques-leveranciers.
Algemeen
Het doel van de selectieleidraad die op dit College ter goedkeuring wordt voorgelegd is de selectie te maken van een aantal kandidaten die kunnen doorstromen naar de volgende fase binnen deze procedure: de offertefase. De selectie zal gebeuren aan de hand van 4 verschillende sets van selectiecriteria die op een transparante manier zijn opgesteld. Dit stelt ons immers in staat in te spelen op de verschillende behoeftes binnen de potentiële afnemers. We stellen immers vast dat de verschillende opdrachtgevers merkelijke schaalverschillen vertonen en dat er een verschil is in de verschillende rechtspositieregelingen waaronder de opdrachtgevers vallen.
De gedefinieerde sets zijn:
Set 1: Voor een grote organisatie in de publieke sector (5.000 – 13.000 werknemers)
Set 2: Voor een middelgrote organisatie in de publieke sector (500 – 3.000 werknemers)
Set 3: Voor een grote organisatie in de zorgsector (3.000 – 5.000 werknemers)
Set 4: Voor een kleinere organisatie in de publieke sector (100 – 500 werknemers)
Afhankelijk van de sets van selectiecriteria kan de kandidaat in aanmerking komen en doorstromen naar één of meerdere percelen binnen het bestek.
Onderhandelingsprocedure met bekendmaking op Europees niveau
De aanbestedende dienst opteert voor het toewijzen van een opdracht van diensten voor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking krachtens art. 17, §3,4° van de wet van 24 december 1993. De aanbestedende overheid is immers van mening dat de gunning van onderhavige opdracht niet mogelijk is door aanbesteding noch door offerteaanvraag omdat de technische specificaties van de opdracht op voorhand niet met voldoende nauwkeurigheid kunnen worden bepaald:
o Voor de payroll dienstverlening met beheer van loonsturende gegevens overweegt de opdrachtgever volgende opties m.b.t. de relatie tussen het beheer van de loonsturende gegevens en de loonmotor:
Interface tussen twee verschillende systemen - Interface binnen één systeem - Integratie binnen één systeem
o Voor de dienstverlening als sociaal secretariaat wil de opdrachtgever de mogelijkheden van dienstverlening kennen: loonberekening, sturing proces loonberekening, loonnaverwerking, wettelijk en niet-wettelijk (evolutief) onderhoud van de loonmotor, sociaaljuridisch en fiscaal advies, …
o Voor het beheer van de loonsturende gegevens verwacht de opdrachtgever concrete voorstellen van de inschrijvers m.b.t. het serviceniveau:
- Gaande van het leveren en implementeren van software
- Tot het leveren en implementeren van software inclusief toepassingsbeheer (wettelijk en evolutief onderhoud) van deze software door de leverancier.
De mogelijkheid dat het toepassingsbeheer wordt uitgevoerd door een klant behoort tot de opties.
o De koppelingen van de loonmotor met de boekhoudingen, het datawarehouse en de hogere overheden (aangiftes) zijn cruciaal in deze dienstverlening. Inhoud, opzet en taakverdeling zijn voorwerp van de onderhandelingen.
o Welke oplossingen zijn er op het vlak van loonsturende modules en payroll die de particulariteit van een lokaal openbaar bestuur en de zorgsector aankunnen?
Aanvaarding mandaat andere bestuursorganen
Zoals uit de voorgeschiedenis blijkt, is de selectieleidraad en de procedure goedgekeurd door de verschillende bestuursorganen van de nu reeds gedefinieerde afnemers (OCMW Antwerpen, Zorgbedrijf Antwerpen, Stedelijke Kinderopvang, Stedelijk Onderwijs en Digipolis). Samen met deze goedkeuring hebben de verschillende bestuursorganen tevens beslist om het mandaat te geven aan het College om de formele goedkeuring van de tussentijdse beslissingen (in concreto: selectie van de kandidaten en goedkeuring bestek) op zich te nemen.
Het College aanvaardt dit mandaat.
De daadwerkelijke toewijzing zal wel opnieuw geagendeerd worden op alle bestuursorganen.
In toepassing van het artikel 17, paragraaf 3, ten 4°, van de wet van 24 december 1993, zal deze opdracht van diensten gegund worden volgens de onderhandelingsprocedure met naleving van de bekendmakingregels, omdat de aard van de dienst zodanig is dat de specificaties van de opdracht niet met voldoende nauwkeurigheid kunnen bepaald worden om de toewijzing toe te laten volgens de procedure van aanbesteding of offerteaanvraag.
In toepassing van het artikel 68 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996, dient de dienstverlener van een opdracht voor diensten, overeenkomstig de bepalingen van de artikelen 70 en 71 zijn financiële en economische draagkracht en zijn technische bekwaamheid aan te tonen.
In toepassing van het artikel 2, ten 4°, van de wet van 15 juni 2006, wordt de constructie van opdrachtencentrale gebruikt.
Het college keurt de selectieleidraad GAC_2011_615 goed voor de opdracht “Payroll dienstverlening”.
Het college keurt goed dat hiervoor een onderhandelingsprocedure met bekendmaking wordt uitgeschreven op Europees niveau.
Het college aanvaardt het mandaat van de bestuursorganen van de verschillende opdrachtgevers met betrekking tot het goedkeuren van de tussentijdse beslissingen.