2011_CBS_11043 - Sportevenementen 2011 - Sportstrand met verschillende strandsporten - Goedkeuring

In de zitting van 28 januari 2011 (jaarnummer 913) nam het college kennis van de aanvraag voor het organiseren van een sportstrand (Sportsbeach Antwerpen) op het terrein van Kaai 28.

In diezelfde zitting gaf het college opdracht aan het bedrijf cultuur, sport & jeugd/vzw Antwerpen Sportstad om het dossier met de betrokken diensten voor te bereiden en een gedetailleerd voorstel aan het college voor te leggen. Nog in hetzelfde collegebesluit werd meegedeeld dat er een toelage voorzien wordt door de vzw Antwerpen Sportstad.

De organisatie van dit evenement is in handen van Action Consult bvba, Koeisteerthofdreef 48/0, 2640 Mortsel. Aanvankelijk vroeg de organisatie de toelating om de Sportsbeach Antwerpen te organiseren van 13 juni tot en met 6 juli 2011. Omdat er twee andere evenementen plaats vinden op dezelfde locatie heeft de organisatie geschoven met een aantal deelevenementen waardoor de periode iets langer uitvalt.

Sportsbeach Antwerpen gaat van start op vrijdag 10 juni 2011 en eindigt op zondag 10 juli 2011. De opbouw start op 6 juni 2011 en op 15 juli 2011 is alles verwijderd. Na het openingsweekend vinden er even geen deelevenementen plaats. Op 26 juni gaat Sportsbeach Antwerpen opnieuw van start. Hieronder het volledige programma:

Vrijdag 10 juni 2011
15.00 uur: Opening Sportsbeach Antwerpen
19.00 uur: Beach Soccer Cup

Zaterdag 11 juni 2011
09.00 uur: 4^e Flanders Beachsoccercup 2011

Zondag 12 juni 2011
10.00 uur: 4^e Flanders Beachsoccercup 2011

Maandag 13 juni 2011
11.00 uur: Mundialito

Zondag 26 juni 2011
18.00 uur: Initiatie

Maandag 27 juni 2011 tot woensdag 29 juli 2011
10.00 uur: Scholen
18.00 uur: Beach Volley Cup

Donderdag 30 juni 2011
10.00 uur: Kinderwerking
18.00 uur: Beach Volley Cup voor ondernemingen

Vrijdag 01 juli 2011
10.00 uur: Kinderwerking
18.00 uur : Beach Volley Cup

Zaterdag 02 juli 2011
Belgisch Kampioenschap Beach Volley
Belgisch Kampioenschap Beach Tennis

Zondag 03 juli 2011
Belgisch Kampioenschap Beach Volley
Belgisch Kampioenschap Beach Tennis

Maandag 04 juli 2011
10.00 uur: Kinderwerking
18.00 uur: Initiatie

Dinsdag 05 juli 2011
10.00 uur: Beachsoccer
18.00 uur: Initiatie

Woensdag 06 juli 2011
10.00 uur: Beachsoccer
18.00 uur: Beach Rugby

Donderdag 07 juli 2011
10.00 uur : Beachsoccer
18.00 uur: Beach Rugby

Vrijdag 08 juli 2011
10.00 uur: Kinderwerking
18.00 uur: Beach Rugby

Zaterdag 09 juli 2011
10.00 uur: Footvolley Cup

Zondag 10 juli 2011
Belgisch Kampioenschap Beach Korfbal
Sluiting Sportsbeach Antwerpen

Concreet vraagt de organisatie het volgende aan de stad Antwerpen:

• goedkeuring van het evenement voor de aangevraagde periode;
• gratis gebruik van de terreinen aan Kaai 28;
• logistieke ondersteuning.

De sportsbeach Antwerpen is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide publieksopkomst en interessante communicatie– en mediawaarde.

Bovendien krijgt de stad Antwerpen, in ruil voor de ondersteuning, een uitgebreide return (logovermelding en visibiliteit tijdens de verschillende deelevenementen).

Het project kadert in het bestuursakkoord en het sportbeleidsplan van het bedrijf cultuur, sport & jeugd.

 De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden.

 De volgende aanvraagstukken worden ingediend, voor uiterlijk vrijdag 19 augustus  2011, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Atletenstraat 80, 2020 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, m.a.w. het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• maximum 1 maand na het evenement, de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.

 Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:

• volgens artikel 3 van het retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie (collegezitting van 25 augustus 2006, jaarnummer 10406), geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;
• volgens artikel 4 van het “Retributiereglement voor tijdelijke terbeschikkingstelling en occasionele innamen van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties” (collegezitting van 31 maart 2006, jaarnummer 3984), geen retributierecht aangerekend te worden.

De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeente­raadsbesluit van 18 december 2006) zijn van toepassing.