2011_CBS_10983 - Organisatie, logistieke en financiële ondersteuning - Antwerpse gildenfeesten - Goedkeuring

De kosten voor de receptie worden geraamd op 585,00 EUR (4,50 EUR x 130 personen):

• 390,00 EUR (3,00 EUR x 130 personen) dranken besteld middels het raamcontract dat eerder werd afgesloten met Karmozijn;
• 130,00 EUR (1,00 EUR x 130 personen) dranken besteld middels het raamcontract dat eerder werd afgesloten met brouwerij De Valk;
• 65,00 EUR (0,50 EUR x 130 personen) fruitsap besteld middels het raamcontract dat eerder werd afgesloten met Oxfam.

Via bestelbon 4005000905 werd voor een bedrag van 28.109,30 EUR de geraamde jaarkost voor dranken bij Karmozijn vastgelegd. Deze vastlegging werd goedgekeurd via collegebesluit van 11 februari 2001 (jaarnummer 1469).
Via bestelbon 4005000918 werd voor een bedrag van 3.145,40 EUR de geraamde jaarkost voor bier bij brouwerij De Valk vastgelegd.
Via bestelbon 4005000996 werd voor een bedrag van 2.395,80 EUR de geraamde jaarkost voor fruitsap bij Oxfam vastgelegd. Deze vastleggingen werden goedgekeurd via het budgethouderschap.

Om het college een duidelijk overzicht te geven van de totale kostprijs van een evenement worden de uitgaven die reeds zijn goedgekeurd in het kader van het budgethouderschap ter kennis meegegeven naar het college. Het college dient deze uitgaven niet goed te keuren.

De kosten van het drukwerk zijn vervat in de dagelijks werking van het grafisch centrum.

De kosten voor het optreden van de stadstrommelaars worden geraamd op 318,00 EUR. Deze worden uitbetaald door de vzw Promotie stad Antwerpen.

Voor de organisatie en de uitbetaling van de deelnemende schuttersgilden werd een toelage van 5.800,00 EUR voor vzw Den Crans voorzien in de begroting op de budgetplaats 5182500000. 

Artikel 57 §3 4° van het Gemeentedecreet bepaalt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Het college nam in zitting van 28 januari 2011, jaarnummer 901, kennis van de diverse jaarlijks terugkerende evenementen. In dit collegebesluit werd opdracht gegeven aan marketing & communicatie/evenementen, film en protocol om een gedetailleerd voorstel uit te werken.

De Antwerpse Gildenfeesten kaderen in de aloude traditie van de Antwerpse Kermisweek. Al de voorgaande edities werden telkens gunstig geëvalueerd. Sinds vorig jaar worden alle schietstanden geplaatst op de Grote Markt, dit komt het evenement zeker ten goede.

Vanaf 14.00 uur worden er schietwedstrijden gehouden door de verschillende schuttersgilden, in klederdracht, op de Grote Markt. De schietstanden worden gecentraliseerd tussen de historische gevels op de Grote Markt. Voor de wedstrijden vindt er een kerkdienst in traditionele klederdracht plaats in de Sint-Andrieskerk. De verschillende deelnemers gaan daarna in een kleine optocht naar de Grote Markt.

De organisatoren vragen het stadsbestuur om:

• ook dit jaar de medewerking van het korps der stadstrommelaars, om mee op te stappen in voormelde optocht, toe te zeggen, op kosten van de stad;
• ‘Den Crans van Aloude Schuttersgilden Antwerpen’ een toelage te betalen van 5.800,00 EUR voor de organisatie en de uitbetaling van alle deelnemende schuttersgilden;
• de prijsuitreiking met bijhorende receptie in het stadhuis te laten plaatsvinden op zondag 7 augustus 2011 vanaf 18.00 uur;
• affiches en flyers te drukken;
• enkele prijzen toe te kennen. 

‘Den Crans van Aloude Schuttersgilden Antwerpen’ zal zelf instaan voor de uitbetaling van de deelnemende groepen en voor de verschillende kosten die gemaakt worden in functie van de organisatie en die betaald dienen te worden aan externe, niet-stadsgerelateerde organisaties. ‘Den Crans van Aloude Schuttersgilden Antwerpen’ bezorgt voor de uitbetaling een gedetailleerde factuur en de bewijsstukken voor de gemaakte uitgaven aan de stad Antwerpen.

Marketing & communicatie/evenementen, film en protocol geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling die past in het algemeen city marketing beleid van de stad Antwerpen. Alle voorgaande edities werden steeds gunstig geëvalueerd.

De ontvangst kadert in de strategische doelstelling SDMC02: “door zich te profileren als een sterk merk streeft de stad naar een maximale positieve beeldvorming over Antwerpen als de meest aantrekkelijke leefomgeving voor wie er woont, werkt of op bezoek komt”, en meer bepaald de daaronder nagestreefde doelstelling ND08 ‘evaluatie, verbetering en verdere uitbouw van het relatiemanagement van de stad’. Ontvangsten dragen bij tot het versterken van de relaties tussen de stad en het brede middenveld.

Op 26 april 2010 (jaarnummer 504) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.

In toepassing van artikel 7,5 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 14 december 2009 (jaarnummer 2125) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.

Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit met jaarnummer 18606 wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.

Wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen en gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006 (jaarnummer 2730) dat het stedelijk reglement op de toelagen vastlegt.

Collegebesluit van 19 september 2008 (jaarnummer 11546) raamcontract voor het leveren van fair trade fruitsap, op basis van onderhandelingsprocedure 2008/875, aan de firma Oxfam Wereldwinkel Antwerpen, Sint-Jacobsmarkt 82 te 2000 Antwerpen, OND 0446 328 474.
Collegebesluit van 19 september 2008 (jaarnummer 11546) raamcontract voor het leveren van vaten De Koninck, op basis van onderhandelingsprocedure 2008/875, aan de firma Brouwerij De Valk, Oud Sluisstraat 1 te 2110 Wijnegem, OND 0403 857 619.
Collegebesluit van 29 oktober 2010 (jaarnummer 13422) instappen in bestaand raamcontract 2010/040/NB-CC voor de levering van wijnen en geestrijke dranken, gegund aan Karmozijn bvba, Bredabaan 389, 2990 Wuustwezel, OND. 0894 055 334.