Volgens artikel 57 §3, 4° van het Gemeentedecreet is het college bevoegd voor de uitvoering van overheidsopdrachten.
Op 5 september 2008 (jaarnummer 10814) keurde het college het bestek 2008/900 goed voor het afsluiten van een raamovereenkomst voor juridische diensten binnen het domein bevolking, burgerlijke stand en vreemdelingenrecht.
Advocatenkantoor Cottyn-Lecoutre (feitelijk samenwerkingsverband) diende een kandidatuurstelling in op 6 oktober 2008.
Op 26 december 2008 ontving de stad Antwerpen een brief van Cottyn-Lecoutre, waarin werd gevraagd om alle verdere briefwisseling te versturen naar het kantoor in Aalst.
Op 27 maart 2009 (jaarnummer 4199) besliste het college om 4 kandidaten te selecteren en hen te verzoeken een offerte in te dienen voor deze raamovereenkomst. Advocatengroepering Cottyn-Lecoutre was één van deze kandidaten.
Advocatenkantoor Cottyn diende op 11 mei 2009 een offerte in. Deze offerte werd ingediend door het kantoor Cottyn, Roseleth, Van De Steen BVBA en bevatte enkel verwijzingen naar medewerkers van het kantoor Cottyn te Aalst. De offerte werd ondertekend door Mr. Marc Cottyn. Door de stadsadministratie werd bijkomende informatie opgevraagd. Uit de documenten van de kandidatuurstelling bleek namelijk dat deze werd ingediend door een groepering bestaande uit enerzijds Lecoutre & Vennoten bvba en anderzijds Cottyn, Roseleth, Van de Steen & Co bvba. De offerte werd niet meer ingediend door Cottyn-Lecoutre, maar wel door Cottyn, Roseleth, Van de Steen & Co bvba. Het advocatenkantoor Cottyn bevestigde per brief van 11 juni 2009 dat de wijziging van de naam enkel en alleen te maken had met een rebranding die was doorgevoerd op 1 april 2009. Er werd uitdrukkelijk bevestigd dat "dit niets verandert aan de inschrijving zelf. Mr. Lecoutre werkt nog steeds met ons samen." Als bijlage werd een verklaring op eer toegevoegd, ondertekend door zowel Mr. Lecoutre als Mr. Cottyn, waarin zij bevestigden dat de gunning mocht gebeuren conform de ingediende offerte.
Op 10 juli 2009 (jaarnummer 9261) beslist het college om de raamovereenkomst op basis van bestek 2008/900 te gunnen aan de twee volgende dienstverleners:
- Mr. Christophe Coen, Mechelsesteenweg 210A, 2018 Antwerpen
- Advocatenkantoor Cottyn (verantwoordelijke Mr. Marc Cottyn), Leopoldlaan 32A, 9300 Aalst
De samenwerking ging van start op 1 oktober 2009. Op 15 oktober 2009 vond er een kennismakingsvergadering plaats tussen medewerkers van de stad en Mr. Marc Cottyn en Mr. An Van de Steen. Alle dossiers werden steeds toegestuurd aan Advocatenkantoor Cottyn te Aalst en alle contacten verliepen in de praktijk met Mrs. Cottyn en Van de Steen van het kantoor te Aalst.
Bij brief van 4 mei 2011 uitgaande van Mr. Lecoutre (op briefhoofd van Lecoutre & Partners) werd door Mr. Lecoutre bezwaar geuit tegen deze samenwerking. Mr. Lecoutre stelt in deze brief dat op organisatorisch vlak werd afgesproken dat de coördinatie van de dossiers zou gebeuren vanuit het kantoor Cottyn, met dien verstande dat de dossiers op billijke wijze verdeeld zouden worden tussen beide partners, en de prestaties voor de hoven en rechtbanken van het rechtsgebied Antwerpen bij voorkeur aan het kantoor van Mr. Lecoutre zouden worden toevertrouwd. Mr. Lecoutre klaagt aan dat het kantoor Cottyn "in weervwil van de gemaakte afspraken, de dossiers de facto monopoliseert" en "meent mijn kantoor te kunnen beschouwen als een soort van onderaannemer".
Mr. Lecoutre vraagt in zijn brief (1) om hem een lijst te bezorgen van de dossiers die tot op heden werden toevertrouwd aan het samenwerkingsverband Cottyn-Lecoutre en (2) om opdrachten waarin prestaties dienen te worden geleverd voor de hoven en rechtbanken van het rechtsgebied Antwerpen, voortaan rechtstreeks aan zijn kantoor over te maken.
De brief van Mr. Lecoutre dient beantwoord te worden met een collegiale brief.
De stad Antwerpen heeft een samenwerkingsovereenkomst met Advocatenkantoor Cottyn. Er werd schriftelijk overeengekomen dat alle correspondentie diende te verlopen met het kantoor Cottyn te Aalst. Zo verliepen ook alle contacten sinds de start van de raamovereenkomst. Op geen enkel eerder moment heeft Mr. Lecoutre hierover bezwaren geuit. De stad kan enkel dossiers toewijzen aan de partij waarmee zij juridisch verbonden is, zijnde in dit geval het kantoor Cottyn te Aalst. De stad is niet gehouden aan eventuele interne afspraken die partners van een feitelijk samenwerkingsverband onderling zijn overeengekomen.
Er kan dan ook niet worden ingegaan op de vraag van Mr. Lecoutre om vanaf heden alle opdrachten die moeten uitgevoerd worden in het rechtsgebied Antwerpen rechtstreeks over te maken aan Mr. Lecoutre.
Indien er een betwisting is tussen advocaten(kantoren) onderling, kan deze betwisting door de advocaten ook worden voorgelegd aan de stafhouder.
Vanaf 1 oktober 2009 werden 101 dossiers toegewezen voor behandeling aan advocatenkantoor Cottyn te Aalst. Dit zal ook zo meegedeeld worden in de collegiale brief aan Mr. Lecoutre. Kopie van deze collegiale brief zal ook verstuurd worden aan Mr. Cottyn.
Het college keurt de collegiale brief goed om te versturen aan Mr. Lecoutre, Lecoutre & Partners, De Damhouderestraat 13, 2018 Antwerpen. Een kopie van deze collegiale brief wordt eveneens verstuurd aan Mr. Cottyn.