2011_CBS_11031 - Bestek GAC/2011/232 - Verlenen van juridische diensten - Personeel - Bestek en procedure - Goedkeuring

Voor een aantal van de dossiers die vallen onder deze opdracht, zijn de kosten en erelonen van de advocaat in principe gedekt door de (rechtsbijstands)verzekering van de stad.

De uitgaven verbonden aan dit bestek voor de stad over een periode van 6 jaar, worden geraamd op 72 000 EUR. Dit bedrag betreft slechts een raming. De definitieve vastlegging van de uitgaven zal pas gebeuren op het moment van het toewijzen van de concrete dossiers onder dit bestek.

Deze uitgaven zullen, voor wat betreft kosten- en ereloonstaten van de advocaat in gerechtelijke procedures, worden verrekend op de budgetplaats 5162500000, budgetpositie 613.

Indien het gaat om kosten- en ereloonstaten van de advocaat in adviesdossiers, worden deze uitgaven verrekend op de kredieten van het bedrijf dat een beroep wenst te doen op de advocaat.

Artikel 57§3,5° van het Gemeentedecreet stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het vaststellen van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht van dagelijks bestuur.
Met het gemeenteraadsbesluit van 25 juni 2007, jaarnummer 1521, besliste de gemeenteraad welke opdrachten voor werken, leveringen en diensten kunnen beschouwd worden als opdrachten van dagelijks bestuur.

Met ingang van 1 oktober 2009 werden er raamovereenkomsten afgesloten tussen de stad en juridische dienstverleners voor verschillende rechtsdomeinen.  Per rechtsdomein werden 1 of 2 advocaten aangesteld, die de stad begeleiden bij juridische procedures en adviesverlening. Deze raamovereenkomsten werden afgesloten voor een duur van 2 jaar, ingaande op 1 oktober 2009.

Bij beslissing van 10 juli 2009 (jaarnummer 9297) werd de raamovereenkomst voor juridische diensten binnen het domein van personeelsmateries gegund.

Op 1 april 2011 (jaarnummer 3569) gaf het college zijn goedkeuring aan de algemene principes voor de nieuwe raamovereenkomsten.  Het college gaf daarbij eveneens haar principiële goedkeuring om de duur van de huidige raamovereenkomsten te verlengen tot 31 december 2011.

Dit collegebesluit betreft het rechtsdomein van personeelsmateries.  Het betreft ongeveer een 15 dossiers op jaarbasis die door een advocaat behandeld worden.  Het gaat onder meer over dossiers over aanstellingen, tucht en ontslag (arbeidsrechtelijk en publiekrechtelijk luik), burgerlijke partijstelling namens de stad tegen personeelsleden die zich schuldig maakten aan fraude/bedrog, verzoeken bij de lokale politie tot schorsing en vernietiging van ordemaatregelen en tucht, ontslagprocedures en betwistingen over het statuut van politiepersoneel, enz.

Het college acht het aangewezen dat voor dit rechtsdomein een raamovereenkomst wordt gegund aan 2 advocaten (of associaties), behoudens indien er – na onderhandelingen – geen gelijkwaardige offertes worden ingediend.

De procedure tot gunning van de raamovereenkomst verloopt in twee fasen:

• Fase 1: Kandidatuurstelling en selectie

 De eerste fase omvat de selectie van de kandidaten.  Op basis van de ingediende kandidatuurstellingen wordt de betrouwbaarheid en bekwaamheid van de kandidaten onderzocht op grond van de wettelijk voorziene uitsluitingsgronden en de volgende selectiecriteria (zoals verder beschreven in het bestek):
- (studie-, beroeps- en/of academische) kwalificaties van de dienstverlener; deze beoordeling gebeurt op basis van het curriculum vitae van de dienstverlener en van alle teamleden - 35 punten
- relevante ervaring van de dienstverlener in het betrokken rechtsdomein; bij de beoordeling hiervan wordt rekening gehouden met alle vergelijkbare en representatieve opdrachten uitgevoerd tijdens de laatste 3 jaar, die door de kandidaat worden opgegeven – 55 punten
- relevante ervaring van de dienstverlener op het vlak van samenwerking met publiekrechtelijke overheden.  Het college vindt het belangrijk om ook dit criterium in rekening te brengen, aangezien de behandeling van juridische dossiers voor een publiekrechtelijke overheid vaak specifieke kennis en ervaring vereist (kennis van wettelijke beslissingsprocedures, omgaan met politieke- en beleidsbeslissingen, enz.).  Bij de beoordeling hiervan wordt rekening gehouden met alle cliënten waarvoor de dienstverlener vergelijkbare en representatieve opdrachten heeft uitgevoerd gedurende de laatste 3 jaar en die door de kandidaat worden vermeld – 10 punten

 In het bestek is uitdrukkelijk vermeld dat bij de beoordeling van de selectiecriteria enkel rekening kan worden gehouden met het dossier ingediend door de kandidaat.  Met gegevens, die niet zijn beschreven in het kandidatuurdossier, kan aldus geen rekening gehouden worden.

 Op de raamovereenkomst kan enkel worden ingeschreven door advocaten die hun stage hebben beëindigd en gedurende minstens 5 jaar ingeschreven zijn op het tableau van een Orde van Advocaten. Er kan ook ingeschreven worden onder de vorm van of namens een associatie van advocaten.

De kandidaturen zullen beoordeeld worden door (minstens) 2 interne stadsmedewerkers.

Om toegelaten te worden voor de volgende fase, moet de kandidaat in totaal bij de beoordeling van de selectiecriteria minstens 60 op 100 punten behalen.

De stad zal maximaal 5 kandidaten selecteren, zijnde de 5 meest geschikte kandidaten op grond van de toegekende punten, en dit voor zover er voldoende geschikte kandidaten zijn.

• Fase 2: Offerte en gunning

In de tweede fase zullen de geselecteerde kandidaten uitgenodigd worden een offerte in te dienen die bestaat uit twee onderdelen: (i) een prijsopgave en (ii) de oplossing van een testcase.  De offerte zal inhoudelijk beoordeeld worden op grond van de volgende gunningscriteria:
- uurprestatievergoeding (één uurtarief, inclusief alle kosten): 50 punten
- kwaliteit van de dienstverlening (beoordeeld op basis van een testcase): 50 punten

Na het indienen van deze offerte worden alle kandidaten uitgenodigd voor een mondeling gesprek.  Tijdens dit gesprek kunnen ook onderhandelingen gevoerd worden over de prijs.

De offerte zal beoordeeld worden door een beoordelingscommissie, bestaande uit (minstens) 2 interne stadsmedewerkers en een externe deskundige.  De precieze samenstelling van deze beoordelingscommissie zal op een later moment ter goedkeuring aan het college worden voorgelegd.

 De raamovereenkomst wordt gegund aan 2 advocaten, behoudens indien er – na onderhandelingen – geen gelijkwaardige offertes worden ingediend. In dat geval wordt de raamovereenkomst gegund aan de inschrijver die de meest voordelige offerte heeft ingediend.

De stad treedt op als aankoopcentrale voor andere entiteiten van de groep Stad Antwerpen.  De instellingen en agentschappen vermeld in het bestek hebben de mogelijkheid, doch niet de verplichting om beroep te doen op de raamovereenkomst.

De dienstverlener beschikt niet over een exclusief recht voor de behandeling van alle dossiers binnen dit rechtsdomein.  Het bestuur kan in bepaalde omstandigheden, bij gemotiveerd besluit een zaak toewijzen aan een andere advocaat.

Wat de evaluatie van de prestaties betreft, zal de stad de prestaties van de dienstverlener op permanente basis en voor elk individueel dossier evalueren.  Jaarlijks vindt er een globale evaluatie van de samenwerking met de dienstverlener plaats, onder meer op basis van de permanente evaluatie. De manier waarop de evaluatie zal gebeuren, wordt meer in detail beschreven in Bijlage 4 van het bestek. Indien uit de jaarlijkse evaluatie blijkt dat de dienstverlener niet voldoet aan de verwachtingen van stad, zullen met de dienstverlener concrete afspraken gemaakt worden om de kwaliteit van de uitvoering van de opdracht te verbeteren, of kan de stad beslissen om de overeenkomst te beëindigen. De stad heeft eveneens het recht om in gevallen van bedrog, fraude of zware fout in de uitvoering van de dienstverlening, de overeenkomst op eender welk moment met onmiddellijke ingang te beëindigen.

De raamovereenkomst heeft een duur van 3 jaar en kan 3 maal verlengd worden met een periode van telkens 1 jaar.  De duurtijd bedraagt dus maximaal 6 jaar.  Deze duur is verantwoord omwille van de specificiteit van de relatie en van de dienstverlening:
- Het is aangewezen voor een efficiënte behandeling van juridische dossiers dat de advocaat de werking van de stad (en haar knelpunten) kent.  Er wordt een vertrouwensrelatie opgebouwd tussen de stad/haar juristen en de advocaat.  Een duurtijd van 6 jaar is aangewezen om deze relatie te optimaliseren.
- Een stadsadvocaat komt vaak in aanraking met vertrouwelijke gegevens en met een aantal knelpunten binnen de organisatie.  Tijdens de duurtijd van de raamovereenkomst is het de advocaat verboden om gerechtelijke procedures te voeren tégen de stad, maar na afloop van het contract kan hij wel gerechtelijke procedures voeren tegen de stad.  Daarbij zou hij (onrechtstreeks) gebruik kunnen maken van bepaalde vertrouwelijke informatie die hij heeft verworven in zijn contract met de stad.  Om dit zoveel mogelijk te beperken, is een langere relatie tussen stad en advocaat aangewezen.

Volgens art.728 van het Gerechtelijk Wetboek verschijnen partijen voor de rechtbank in persoon of bij advocaat.

Op grond van artikel 17 § 3, 2° en 4° van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten kan voor de gunning van deze raamovereenkomsten een beroep worden gedaan op de onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking.

In toepassing van het artikel 2, ten 4°, van de wet van 15 juni 2006, wordt de constructie van opdrachtencentrale gebruikt.