2011_CBS_11859 - Gemeenschappelijk Financieel Platform - Invoering principe 2-way matching voor college specifieke bestelbons vanaf 15 juli 2011 - Goedkeuring

De opzet en werking van bestellingen, goederenontvangst en goedkeuring van inkomende facturen zoals uitgewerkt in het Gemeenschappelijk Financieel Platform (GFP) impliceert dat het principe van 2- en 3-way matching als standaard wordt voorzien. De toepassing van dit principe vereenvoudigt de automatische goedkeuring en maakt het goedkeuringsproces efficiënter.

Het principe werd bij de aanvang van GFP niet ingevoerd voor college specifieke bestelbons, dit zijn bestelbons waarbij de bestelbon moet goedgekeurd worden door het college vooraleer de bestelling kan doorgaan.

Na enkele maanden werken met GFP blijkt dat ook voor de betaling als gevolg van deze college specifieke bestelbons het principe van 2-way matching een vereenvoudiging van het goedkeuringsproces zou inhouden.

Op dit ogenblik zijn er voor dit soort van bestelbons immers 2 beslissingen van het college vereist:

• een beslissing voor de goedkeuring van de bestelling;
• een beslissing om tot uitbetaling van de goedgekeurde bestelling over te gaan.

2-way matching:
Factuurdocument = eerder genomen collegebesluit: automatische goedkeuring van het college voor betaling

College specifieke bestelbons betreffen:

• verwijlintresten;
• schadevergoedingen;
• opleiding personeel;
• begrafenisvergoeding;
• voorschotten personeel;
• dienstreizen schepenen;
• dienstreizen > € 100,00 en/of naar het buitenland;
• receptie- en representatie kost schepenen;
• terugbetaling inschrijving opleiding personeel.

Voor al deze bestelbons dient een collegebesluit genomen te worden dat goedkeuring verleent aan de bestelling.
Als de vraag tot uitbetaling overeenkomt met de gegevens van het eerder genomen collegebesluit dat goedkeuring verleent aan de bestelling, dan treedt er 2-way matching op. Dit heeft als gevolg dat de uitbetaling zelf niet meer expliciet moet goedgekeurd worden. In geval van 2-way matching zal er automatisch een betalingsvoorstel aangemaakt worden.

Geen 2-way macthing:

Indien geen 2-way matching optreedt, dient de uitbetaling apart op lijst door het college goedgekeurd te worden. Er is geen match als de bedragen niet overeenstemmen of als er geen goedkeuring gegeven werd voor de kwaliteit of de prestaties in de betrokken bedrijfseenheid. Die uitbetalingen dienen manueel in de bedrijfseenheid geverifieerd, nagekeken en gecorrigeerd te worden (verlaging van het bedrag, achterhouden van 10%, ...). De uitbetaling die door de bedrijfseenheid manueel nagekeken werd, wordt op lijst aan het college als budgethouder voorgelegd ter goedkeuring.

Zolang de lijst niet goedgekeurd werd door het college, gaat de betaling niet door.

Het is de bedoeling om deze werking in te voeren vanaf 15 juli 2011.

Art. 160 § 1 Gemeentedecreet: De budgethouder keurt de te betalen bedragen goed overeenkomstig het hem toevertrouwde budget.