2011_CBS_12093 - Sportevenementen 2011 - Ironman Triatlon. Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

Op zondag 24 juli organiseert evenementenbureau Golazo, Schoebroekstraat 8, 3583 Paal-Beringen de zesde editie van de Antwerp Ironman 70.3, een halve triatlon wat betekent dat de deelnemers 1,9 km zwemmen, 90 km fietsen en 21 km lopen.

De Antwerp Ironman 70.3 is één van de grotere sportevenementen van de bovenlokale evenementenkalender 2011. De organisatie verwacht in totaal iets minder dan 1.500 deelnemers.

De wedstrijd start om 11.00 uur met de zwemproef in het Galgenweel. Na het zwemmen rijden de deelnemers met de fiets naar de Waaslandtunnel om vervolgens op rechteroever aan te komen en vandaar naar het havengebied te rijden. daar wordt tot drie maal toe een lus gemaakt om dan terug naar de binnenstad te rijden. De fietswissel vindt plaats op de Gedempte Zuiderdokken en de deelnemers lopen dan tenslotte door de Antwerpse binnenstad om uiteindelijk op de Grote Markt te arriveren.

De Antwerp Ironman 70.3 kwam aan bod op het tweewekelijks AGEV-veiligheidsoverleg van dinsdag 14 juni 2011 en op woensdag 29 juni 2011 vond een overleg plaats met alle betrokkenen die eventueel hinder kunnen ondervinden in het havengebied.

Voor dit evenement vraagt Golazo het volgende aan de stad Antwerpen:

• Gebruik van de Gedempte Zuiderdokken (vanaf speeltuin tot Verlatstraat + aanleunende parkeerplaatsen aan de rand van het plein, zowel Vlaamsekaai als Waalsekaai) en de Beatrijslaan (tussen start Galgenweel en Galgenweellaan) van donderdag 21 juli  2011 8.00 uur tot en met zondag 24 juli 2011 24.00 uur;
• Gebruik van de Grote Markt van vrijdag 22 juli 2011 8.00 uur tot en met zondag 24 juli 2011 24.00 uur;
• Gebruik van de verschillende zalen van het stadhuis voor de vip-ontvangst en persruimte;
• Afsluiten van de Wisselstraat van zaterdag 23 juli  2011 8.00 uur tot en met zondag 24 juli 2011 24.00 uur;
• Afsluiten van de Gildekamerstraat, Kaasrui, Suikerrui, Scheldekaaien (van Namenstraat tot Brouwersvliet – verkeersvrij tussen 13.00 uur en 19.30 uur), Steenplein, Timmerwerfstraat, Sint-Jansvliet (noordzijde, tussen Ernest Van Dijckkaai en Hoogstraat) en de Oever op zondag 24 juli 2011 van 00.00 uur  tot 24.00 uur;
• Afsluiting van de Waaslandtunnel op zondag 24 juli tussen 11.00 uur en 13.00 uur (inclusief afzuiging). Hulp- en veiligheidsdiensten krijgen doorgang onder politiebegeleiding;
• De afsluiting Beatrijslaan wordt afgesproken met politie Zwijndrecht;
• Inzet van de lokale politie voor afsluiten van straten, begeleiding van deelnemers, bemanning van kruispunten, maken van de nodige mobiliteitsafspraken, briefen van de seingevers;
• De toelating voor het plaatsen van wegwijzers en geen toelating te geven voor het uitbreiden van de terrassen rond het parcours;
• Gebruik van het beschikbare feestmateriaal, nadarbarelen en vlaggenmasten met vlag van patrimoniumonderhoud/Logistiek/Bijzondere opdrachten en feestmateriaal alsook het gratis ter beschikking stellen van stroom- en watervoorziening, de op- en afbouw van de technische aansluitingen op de verschillende sites en het ter beschikking stellen van een technieker op de Grote Markt op zondag 24 juli 2011 van 8.30 uur tot 19.30 uur;
• Reinigen van het parcours, de verschillende organisatiesites en de bevoorradingsposten voor aanvang van het evenement en na afloop. Eveneens het gratis ter beschikking stellen van de nodige vuilniscontainers;
• Gratis gebruik van kleedkamers en douches van sporthal Kiel op zondag 24 juli van 14.00 uur tot 20.00 uur;
• Toelating voor het plaatsen van een podium, tribune, aankomstportiek en tapijt voor de lopers op de Grote Markt van vrijdag 22 juli 2011 8.00 uur tot en met maandag 25 juli 2011 18.00 uur;
• Toelating voor het plaatsen van een aantal shuttlebussen op de Groenplaats op zondag 24 juli 2011 tussen 10.00 uur en 23.00 uur;
• Gratis ter beschikking stellen van de beschikbare sierplanten;
• Politieke afvaardiging voor het vip-arrangement in het stadhuis, het geven van een speech en de huldigingsceremonie;
• Inzet van de stedelijke communicatiekanalen;
• Toelage van de vzw Antwerpen Sportstad;
• Bewonersinformatie voor de bewoners langs het fiets- en loopparcours.

Er werd een afzonderlijk communicatieplan opgesteld inzake mobiliteit waarbij gestreefd wordt naar zo weinig mogelijk hinder voor hulpdiensten, openbaar vervoer en bewoners.

Antwerp Ironman 70.3 is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide publieksopkomst en interessante communicatie – en mediawaarde.

Bovendien krijgt de stad Antwerpen, in ruil voor de ondersteuning, een uitgebreide return (logovermelding en visibiliteit tijdens de verschillende deelevenementen, …).

Het project kadert in het bestuursakkoord en het sportbeleidsplan van het bedrijf cultuur, sport & jeugd.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden.

De volgende aanvraagstukken worden ingediend, voor uiterlijk 31 augustus 2011, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Atletenstraat 80, 2020 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad Antwerpen dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• maximum 1 maand na het evenement, de financiële afrekening bezorgt met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.

Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:

• volgens artikel 3 van het retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie (collegezitting van 25 augustus 2006, jaarnummer 10406), geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;
• volgens artikel 4 van het “Retributiereglement voor tijdelijke terbeschikkingstelling en occasionele innamen van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties” (collegezitting van 31 maart 2006, jaarnummer 3984), geen retributierecht aangerekend te worden.

De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeente­raadsbesluit van 18 december 2006) zijn van toepassing.