2011_CBS_12092 - Sportevenementen 2011. Wereldbekermanche Trial - Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

In de zitting van 8 april 2011 (jaarnummer 3885) keurde het college reeds goed dat de organisatie BRK Projects de wereldbekermanche Trial in Antwerpen mag organiseren. Meer bepaald op het Steenplein en dit van 29 tot 31 juli 2011. Het evenement is gratis toegankelijk.

De organisatie begint op dinsdag 26 juli 2011 met de opbouw van de site. Op dinsdag 2 augustus 2011 is het Steenplein terug beschikbaar.

Het programma ziet er als volgt uit:

29 juli 2011
08.00 uur - 12.00 uur training
12.00 uur - 14.30 uur kwartfinale 20 inch
15.00 uur - 17.30 uur kwartfinale 26 inch

30 juli 2011
08.00 uur - 12.00 uur training
12.00 uur - 14.00 uur halve finale 20 inch
14.00 uur - 15.00 uur training
15.00 uur - 17.00 uur halve finale 26 inch

31 juli 2011
08.00 uur - 10.00 uur training
10.30 uur - 12.30 uur finale dames
12.30 uur - 13.00 uur training
13.00 uur - 14.40 uur finale 26 inch
15.00 uur - 15.30 uur training
15.30 uur - 17.10 uur finale 20 inch

Ceremonies (31 juli 2011)
12.45 uur dames
14.55 uur heren 26 inch
17.25 uur heren 20 inch

In dezelfde periode vinden er ook activiteiten plaats van Antwerpen jongerenhoofdstad en Markten & Foren op het Steenplein. Hiervoor vond voorafgaand overleg plaats. Alle afspraken werden duidelijk gecommuniceerd aan de verschillende betrokken partijen.

De organisatie van de wereldbekermanche trial werd behandeld op het AGEV-veiligheidsoverleg van dinsdag 28 juni 2011. Het inplantingsplan was niet duidelijk genoeg zodat brandweer nog geen advies kon geven. Het advies zal in elk geval nog voor aanvang van het evenement bezorgd worden aan de organisatie.

Tijdens dit overleg kwam ook het gebruik van het ponton aan bod. Hiervoor werd advies gevraagd aan het Vlaamse gewest.

De organisatie vraagt aan de stad het volgende:

• gebruik van Steenplein, ponton en parking cruiseterminal van dinsdag 26 juli 2011 tot en met maandag 1 augustus 2011;
• inzet van patrimoniumonderhoud/logistiek/bijzondere opdrachten en feestmateriaal voor leveren van nadars, feestmateriaal en elektriciteitsmateriaal;
• inzet van stadsreiniging voor leveren en ledigen van afvalcontainers;
• inzet van stadsontwikkeling/midden/wegen1 voor het verwijderen van de verkeerspaaltjes naar de parking van de cruiseterminal;
• inzet van stads- en buurtonderhoud/groendienst voor het leveren van boomschijven en het snoeien van de bomen op het Steenplein;
• subsidie van vzw Antwerpen Sportstad;
• afvaardiging van de burgemeester en/of de schepen van sport voor het viparrangement en de officiele ceremonie voor de winnaar bij de heren 26 inch. 

De wereldbekermanche Trial is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide publieksopkomst en interessante communicatie– en mediawaarde.
Bovendien krijgt de stad Antwerpen, in ruil voor de ondersteuning, een uitgebreide return (logovermelding op alle drukwerk, visibiliteit tijdens het evenement, …).
Het project kadert in het bestuursakkoord en het sportbeleidsplan van het bedrijf cultuur, sport & jeugd.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden.

De volgende aanvraagstukken worden ingediend, voor uiterlijk 31 augustus 2011 bij de vzw Antwerpen Sportstad, Atletenstraat 80, 2020 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met ander woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• maximum 1 maand na het evenement, de financiële afrekening bezorgt met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag. 

Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:

• volgens artikel 3 van het retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie (collegezitting van 25 augustus 2006, jaarnummer 10406), geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;
• volgens artikel 4 van het “Retributiereglement voor tijdelijke terbeschikkingstelling en occasionele innamen van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties” (collegezitting van 31 maart 2006, jaarnummer 3984), geen retributierecht aangerekend te worden.

De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeente­raadsbesluit van 18 december 2006) zijn van toepassing.