2016_GR_00008 - Samenwerkingsovereenkomst met Vlaams Instituut voor Audiovisuele Archivering (VIAA) - Digitalisering van audiovisuele archieven en erfgoed - Goedkeuring

Artikel 26, §1,1° fn van de wet van 15 juni 2006 bepaalt dat de werken, levering en diensten die wegens hun technische of artistieke redenen of omwille van de bescherming van alleenrechten slechts aan één bepaalde aannemer, leverancier of dienstverlener kunnen worden gegund, mogen worden gegund op basis van een onderhandelingsprocedure.

VIAA neemt de kost voor de digitalisering op zich, en bepaalt de prioriteiten van het digitaliseringstraject. Met elk van de stedelijke instellingen wordt een dienstverleningsovereenkomst opgemaakt waarin de planning en de technische voorwaarden zijn vastgelegd.
In ruil voor de digitalisering vraagt het VIAA de in de voorliggende overeenkomst omschreven gebruiksrechten; de collectiebeheerders behouden de eigendom op het materiaal maar geven aan het VIAA het recht om het door hen gedigitaliseerde materiaal digitaal beschikbaar te stellen. Dit past zowel in het realiseren van de ontsluitingsopdracht van het VIAA als de opdrachten van de stedelijke erfgoedinstellingen en stadsarchief om de eigen collecties te valoriseren en aan een zo breed mogelijk publiek ter beschikking te stellen. De stedelijke instellingen kunnen de gedigitaliseerde collecties ook via de eigen kanalen beschikbaar stellen.
De stad Antwerpen beschikt niet over de middelen en de infrastructuur om deze bijzondere collecties met hoge technische vereisten te digitaliseren.
Voor de digitale archivering van de masterbestanden vraagt VIAA een kostprijs startend 1 jaar na opname van het eerste materiaal van de stad Antwerpen in het archief, ten belope van 15% van de bewaar- en preservatiekost (exclusief btw). Daarbij wordt de eerste 5 terabyte (TB) opslag kosteloos voorzien. De drempel van 5TB zal gelden voor elke stedelijke instelling afzonderlijk gerekend vanaf het overschrijden van de 5TB-grens en vanaf het overschrijden hiervan door één organisatie zullen de kosten voor deze organisatie rechtstreeks aan de stad Antwerpen worden aangerekend.

De overeenkomst voorziet ook bepalingen voor het beschermen van de intellectuele eigendom.

Voor alle partijen is er een grote meerwaarde om te kunnen samenwerken bij de digitalisering, bewaring en ontsluiting van het materiaal. Alle deelnemende erfgoedinstellingen (de dienst cultuur, sport, jeugd en onderwijs/musea en erfgoed) en het stadsarchief zijn zeer nauw betrokken geweest bij de opstelling van de overeenkomst. De personeelsgerelateerde kosten zijn opgenomen in de reguliere werking van de instellingen en behoren tot de taken om archieven en erfgoedcollecties te registreren, inventariseren en beschrijven. 

Bijlagen bij dit besluit is vertrouwelijk omdat deze bedrijfstechnische gevoeligheden bevat. 

De Vlaamse Regering besliste op 21 december 2012 tot de oprichting van een Vlaams Instituut voor Archivering (VIAA) en gaf iMinds VZW de opdracht deze oprichting en de werking voor te bereiden. Het VIAA kreeg als kerntaak om in te staan voor de digitalisering, digitale archivering en de ontsluiting van het Vlaamse audiovisuele erfgoed.
Het behoort tot de opdracht van het VIAA om nog niet gedigitaliseerde audiovisuele collecties van de media-, de cultuur-, erfgoed- en archiefsector te digitaliseren, en gedigitaliseerde of digitaal geboren bestanden duurzaam digitaal te bewaren en beschikbaar te maken voor doelgroepen zoals onderwijs, bibliotheken en onderzoek.

De stad Antwerpen beschikt over een bijzondere collectie niet gedigitaliseerd en reeds gedigitaliseerd of digitaal geboren audiovisueel materiaal beheerd door meerdere instelllingen en collectiebeheerders. 

Het betreft een belangrijke overeenkomst en de opstart van een nieuw en grootschalig project; de overeenkomst wordt afgesloten voor zeker 10 jaar.

Het college is bevoegd voor de zorg voor het gemeentearchief conform artikel 57 §4 van het Gemeentedecreet.

Artikel 5 van de overeenkomst regelt de financiële aspecten.
Voor het digitaliseren van het materiaal en voor het vervolgens ter beschikking stellen via internet wordt geen vergoeding gevraagd.

Voor het bewaren van het materiaal zal de stad delen in de bewaar- en preservatiekost startend 1 jaar na opname van het eerste materiaal in het VIAA-archief. Hiervoor zal telkens in het begin van het kalenderjaar een factuur gestuurd worden naar de stad Antwerpen ten belope van 15% van de bewaar- en preservatiekost (exclusief btw) voor het komende jaar, op basis van de hoeveelheid materiaal die op het moment van het sturen van de factuur bij VIAA in bewaring is. De hoeveelheid TB is de som van alle aangeleverde materiaal zoals gemeten op het moment van 'ingest'. In deze bewaarkost zijn alle kosten inbegrepen voor het veilig bewaren en preserveren van het materiaal (onder andere hard- en software, datacenter en beheerskosten).
Daarbij wordt de eerste 5TB opslag kostenloos voorzien.

De drempel van 5TB zal gelden voor elke organisatie die door VIAA wordt aanvaard als een aparte 'content partner/cp' (leverancier van inhoud en materialen) en vanaf het overschrijden ervan door één organisatie zullen de kosten voor deze organisatie rechtstreeks aan de stad Antwerpen worden aangerekend.

Voor de periode 2015-2017 wordt deze bewaar- en preservatiekost vastgesteld op 98,00 euro/TB/jaar. De deelname van de stad Antwerpen bedraagt in deze periode dus 14,70 euro/TB/jaar. Deze kost wordt om de drie jaar (met uitzondering van de eerste keer in 2017, toe te passen bij de factuur van 2018) opnieuw berekend en gevalideerd door de strategische organismen van VIAA.
De deelname van de stad Antwerpen in de kosten zal echter maximaal met 5% stijgen per prijsherziening.