Het college keurde op 10 januari 2014 (jaarnummer 12559) de beleidsnota van de dienst bestuurszaken/externe relaties goed.
De diens bestuurszaken/externe relaties kreeg hierbij de opdracht om een stadsbreed register, namelijk een Customer Relationship Management (CRM) systeem op te zetten voor het gezamenlijk beheer van de externe relaties.
Hiervoor werd een werkgroep samengesteld vanuit de dienst bestuurszaken/externe relaties en Digipolis voor het bepalen van de prioritaire functies en noden waaraan het register moet voldoen. Op basis hiervan zijn een aantal paketten geselecteerd en uitgebreid getest. In januari 2014 viel de keuze voor het pakket Salesforce.
Dit pakket werd in de daaropvolgende maanden verder aangepast aan de specifieke noden.
Vóór het bestaan van de CRM externe relaties werden gegevens over externe relaties op dienstniveau beheerd, iedere entiteit op zich met als gevolg dat de kennis ook tot daar beperkt bleef en de experten ze niet structureel deelden over de entiteiten heen.
De CRM externe relaties is echter meer dan een adressenbestand; het bevat achtergrondinformatie over de relaties en biedt een historiek van de wederzijdse relatie wat tegemoet komt aan een behoefte die ook bij de politieke vertegenwoordigers leeft. We dienen de context achter de bezoekers/relaties te kennen, een historiek bij te houden van onze contactmomenten met hen en kennis te hebben van de toekomstige opportuniteiten.
De CRM externe relaties bevat tevens een op maat gemaakte kalender met activiteiten: ontvangsten, werkbezoeken, missies, vip evenementen (topsport, cultureel, diplomatiek). De kracht van deze kalender is de synchronisatie intern binnen de stad, maar ook extern met onze stakeholders en partners. Iedere kwartaal is er ook een structureel overleg kalenderderdeling met volgende stakeholders: Provincie Antwerpen, Antwerp World Diamond Center, Gemeentelijk havenbedrijf Antwerpen, Kamer van Koophandel Antwerpen-Waasland en Universiteit Antwerpen waarbij iedere stakeholder zijn respectievelijke relevante activiteiten zelf toevoegt in de CRM externe relaties. Daarnaast is de kalender externe relaties ook beschikbaar via een externe URL, paswoord beveiligd voor een actuele stand van zaken: www.er.antwerpen.be. In bijlage is een overzicht toegevoegd, een momentopname van 11 januari 2016.
De kalender applicatie van de CRM extene relaties bevat momenteel informatie aangeleverd door volgende entiteiten binnen de stad Antwerpen:
Het college neemt kennis van het kalenderoverzicht van externe relaties en van de mogelijkheid tot het online consulturen via een paswoord beveiligde website voor een actuele status.