Het totale budget voor het evenement bedraagt 55.000,00 EUR bestaande uit volgende onderdelen:
AG Vespa staat in voor de uitbetaling van hun gedeelte van de toelage aan de vzw Stadsmarketing en Toerisme.
Van de overige 45.000,00 EUR heeft de gemeenteraad volgende bedragen reeds nominatief toegewezen aan de vzw Stadsmarketing en Toerisme:
Deze bedragen liggen voor ter uitbetaling.
Het resterend saldo van 15.000,00 EUR wordt vrijgemaakt vanuit het werkingsbudget op actie 1SBR070106A00000. Dit wordt, onder voorbehoud van de goedkeuring van de IKA-light en de nominatieve toewijzing door de gemeenteraad, overgedragen naar een toelage aan de vzw Stadsmarketing en Toerisme en nadien ter uitbetaling voorgelegd in een apart collegebesluit.
Een toelage zal enkel uitbetaald worden wanneer er geen openstaande, niet-betwiste, vervallen schulden zijn ten aanzien van de stad.
Op zaterdag 26 maart 2016 wordt de nieuw aangelegde site Spoor Oost officieel geopend. Om de site feestelijk in te huldigen, willen de stad Antwerpen en vzw Stadsmarketing en Toerisme een groot openingsfeest houden. Bedoeling is om de site en de mogelijkheden ervan bij een groot publiek bekend te maken.
Bewoners en bezoekers moeten kennismaken met het unieke karakter van de locatie en de mogelijkheden die het terrein biedt om te ontspannen, te parkeren, er evenementen te bezoeken of deze zelf te organiseren.
Jong en oud moet op het openingsfeest terecht kunnen, er moet ruimte zijn voor originele activiteiten op maat van de site waar muziek, gezelligheid, een hapje en een drankje centraal staan.
Op 26 maart 2016 moeten de kwaliteiten en het unieke karakter van de site extra in de verf worden gezet door middel van een groots openingsfeest. Het openingsfeest zal de volledige site betrekken en een urban karakter hebben. Dit urban karakter vertaalt zich in de activiteiten op het evenement, maar ook in de aankleding van de site.
Het betrekken van lokale partners is een aandachtspunt bij de organisatie. Dat kan gaan om wijkverenigingen zoals Oostnatie, jeugddiensten districten Borgerhout en Antwerpen, sportantennes Borgerhout en Antwerpen, buurtsport districten Antwerpen en Borgerhout, lokale sportclubs, socio-culturele verenigingen, enzovoort.
Er wordt eveneens een protocollair openingsmoment voorzien.
De opening vindt plaats aan het begin van de paasvakantie. Idealiter worden er heel wat activiteiten geïnitieerd, die nadien bijvoorbeeld door lokale partners kunnen overgenomen en verdergezet worden. Het openingsfeest moet het actief publiek gebruik van Spoor Oost letterlijk lanceren.
De coördinatie van het evenement wordt opgenomen door de vzw Stadsmarketing en Toerisme en de dienst ondernemen en stadsmarketing/visit Antwerpen/evenementen. Zij doen dit in nauw overleg met AG VESPA, de eigenaar van het terrein.
Om de organisatie te realiseren wordt beroep gedaan op een extern evenementenbureau. De vzw Stadsmarketing en Toerisme lanceerde hiervoor een openbare aanbesteding. Groep Arthur kwam als sterkste bureau naar voren. Op 27 januari 2016 werd de opdracht aan hen gegund.
Het evenement heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het heeft een behoorlijke uitstraling en zet Antwerpen op de kaart als bruisende stad.
Het college neemt met dit besluit enkel kennis van de aanvraag van de organisator en zal deze aanvraag nader bekijken. Een eventuele goedkeuring van het evenement door het college volgt later.
Wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwendig van sommige toelagen en het gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006 (jaarnummer 2730) dat het reglement op de toelagen vastlegt.
2015_GR_00637 - Beleids- en Beheerscyclus - Aanpassing meerjarenplan 2014-2019 en budget 2016 - Goedkeuring
Het college neemt kennis van de aanvraag voor de organisatie van het openingsfeest Spoor Oost op zaterdag 26 maart 2016 op de site Spoor Oost.
Het college keurt de uitbetaling van een bedrag van 30.000,00 EUR aan vzw Stadsmarketing en Toerisme goed.
De financiëel beheerder verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt:
|
Omschrijving |
Bedrag |
Boekingsadres |
Bestelbon |
|
Vzw Stadsmarketing en Toerisme |
10.000,00 EUR |
Budgetplaats: 5317005000 |
4505053788 |
|
Vzw Stadsmarketing en Toerisme |
20.000,00 EUR |
Budgetplaats: 5317005000 |
4505053789 |
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| OS/VA/E | om het evenement te organiseren |
| OS/MS | om de campagne en het mediaplan te ontwikkelen en uit te werken |