Op 26 april 2013 (jaarnummer 4124) keurde het college de implementatie van de digitale communicatiestrategie goed. In paragraaf 6.6. werden richtlijnen voor het gebruik van sms-notificaties vastgelegd:
"6.6. Notificaties
Een aantal stedelijke diensten en een aantal districten maken nu gebruik van notificaties per sms. Deze sms-communicatie wordt meestal ingegeven door de noodzaak aan snelle communicatie over een specifieke aangelegenheid, zoals wegenwerken. Een onverwachte gebeurtenis ligt vaak aan de basis van zo’n communicatie. Bij communicatie over onverwachte gebeurtenissen is het opportuun dat de gebruiker snel geïnformeerd kan worden. Sms-communicatie is hiervan slechts 1 element. De communicatie kan evenzeer verlopen via mail of Twitter, of via een melding in het persoonlijke profiel. Wanneer er meerdere instrumenten ingezet kunnen worden, blijft communicatie ook mogelijk in specifieke crisissituaties waarbij een of meerdere netwerken zouden uitvallen.
Volgens de principes van de digitale communicatie bepaalt de gebruiker in het notificatiesysteem hoe en welke informatie hij wil ontvangen. Het notificatiesysteem is een officiële bron voor:
Het notificatiesysteem wordt niet ingezet voor promotionele communicatie. Daarvoor bestaan er voldoende andere communicatiekanalen. Het notificatiesysteem heeft enkel nut als het geïntegreerd wordt in het nieuwe digitale platform en gekoppeld aan het A-profiel."
Ondertussen zijn stad en Digipolis vergevorderd in de ontwikkeling van het notificatiesysteem, gekoppeld aan het A-profiel. Begin 2016 zullen de eerste onderdelen in gebruik worden genomen.
De digitale communicatiestrategie legt dus de algemene principes vast. Bij de concrete afweging om al dan niet het sms-kanaal in te zetten, en of dit wenselijk is, vormen deze richtlijnen de checklist die elke stadsdienst of district zal moeten doorlopen bij de beslissing om al dan niet het sms-kanaal in te zetten.
Communicatiecampagnes via sms die een stadsbreed belang hebben, worden gefinancierd via het budget van de bedrijfseenheid ondernemen en stadsmarketing. Andere campagnes worden gefinancierd door de betrokken bedrijfseenheid of het betrokken district.
Een sms-campagne kost 7 eurocent per bericht. De stadsdiensten houden maximaal rekening met de A-waarde kostenbewustzijn bij het inzetten van dit instrument.
Sms is niet het enige kanaal voor snelle berichtgeving. Ondertussen bestaan er ook andere instant messaging apps zoals WhatsApp, Facebook Messenger, Viber, Skype en andere.
De richtlijnen voor sms-communicatie gelden dus breder voor alle instant messaging kanalen.
Het college keurt de volgende richtlijnen goed voor het gebruik van sms-communicatie:
Het college keurt goed dat de sms-communicatie als volgt kan worden ingezet: