Het college keurde op 24 april 2015 (jaarnummer 138) de beheerovereenkomst voor de korte termijninvulling van Spoor Oost goed. Deze beheerovereenkomst legt taken en verantwoordelijkheden vast tussen de betrokken diensten: AG VESPA, GAPA en de stad Antwerpen (met name tussen de bedrijfseenheden samen leven, ondernemen en stadsmarketing, stadsbeheer en stadsontwikkeling).
Het college neemt op 23 oktober 2015 (jaarnummer 135) kennis van de uitbreiding van Freeclinic vzw op de site Spoor Oost. Dit nieuwe gebouw wordt een annex aan het bestaande gebouw van Freeclinic langs de Schijnpoortweg en is enkel bereikbaar langs dezelfde toegang. Voor een optimale afstemming tussen het nieuwe gebouw en de site Spoor Oost zijn randvoorwaarden vastgelegd. De overeenkomst tussen Freeclinic vzw en AG VESPA is in opmaak.
AG VESPA deed op 20 april 2015 een oproep voor de invulling van één of meerdere treinwagons op de site Spoor Oost. Als resultaat hiervan sloot AG VESPA voor drie jaar een concessieovereenkomst af met de vzw Bahnhof, die inging op 1 februari 2016, voor de concessie van een stuk grond van 850 m² met 4 wagons. Bahnhof zal vanaf 26 maart 2016 deze plek uitbaten als buurtontmoetingscentrum met ondersteunende horeca en sanitair.
Samenstelling en voorzitterschap beheerboard
In de beheerovereenkomst punt 8 wordt de oprichting van de beheerboard beschreven. De beheerboard is een periodiek overlegplatform om afspraken te maken over de agendainvulling (oplossen van eventuele conflicten in tijd en ruimte), beheer (onderhoud, reiniging en toezicht) en communicatie.
In de zomer van 2015 hebben de jeugddiensten en sportantennes van de districten Borgerhout en Antwerpen heel wat geprogrammeerd op de site Spoor Oost. De bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs speelt ondertussen een actieve en essentiële rol op het terrein. Het toevoegen van deze bedrijfseenheid als partner binnen de beheerboard van Spoor Oost is efficiënt en noodzakelijk om rechtstreeks te kunnen afstemmen met al de betrokken diensten.
AG VESPA is intussen bijna klaar met de werken op het terrein. Elk openbaar-domein-project van AG VESPA wordt na de voorlopige oplevering overgedragen aan de stad voor het beheer ervan. AG VESPA blijft als eigenaar lid van de beheerboard. Het voorzitterschap en het secretariaat behoort na de voorlopige oplevering niet meer tot de kerntaken van AG VESPA en wordt daarom overgedragen aan een te bepalen bedrijfseenheid van de stad Antwerpen.
Samenstelling klankbordgroep
De klankbordgroep speelt, in overeenstemming met de overeenkomst, punt 10, een rol in de halfjaarlijkse evaluatie door de belanghebbende partijen. De districten Antwerpen en Borgerhout, het gebruikersplatform Oostnatie en ook Trix en het Sportpaleis zijn hier vertegenwoordigd.
Omdat buiten deze externe partners nu ook Freeclinic vzw en Bahnhof vzw aanwezig zijn op de site is hun vertegenwoordiging in de klankbordgroep zinvol en gewenst.
Bovenop de halfjaarlijkse evaluatie, wat de formele rol is van de klankbordgroep die omschreven is in de overeenkomst, kan deze groep ook periodiek samenkomen op basis van prangende agendapunten. Het is een nuttig platform om agenda, activiteiten en verantwoordelijkheden tussen de aanwezige partners op het terrein te bespreken en af te stemmen.
Overdracht beheer gebouw van bedrijfseenheid samen leven naar bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs
In de beheerovereenkomst staat bij punt 4 dat de bedrijfseenheid samen leven verantwoordelijk is voor het gebruik en beheer van het voorzieningengebouw Spoor Oost. Dit is een gebouw met beperkte voorzieningen: sanitair, multifunctionele ruimten en opslag ten behoeve van activiteiten op Spoor Oost. Waarbij het gebouw deels beschikbaar blijft voor de partners bijvoorbeeld ten behoeve van het gebruik van sanitair, opslag en verblijfsruimte.
In punt 4 staat ook dat de bedrijfseenheid stadsbeheer vastgoed verantwoordelijk is voor het onderhoud van het voorzieningengebouw.
In afspraak met de betrokken bedrijfseenheden samen leven en cultuur, sport, jeugd en onderwijs en omdat in de praktijk hoofdzakelijk de diensten van de bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs gebruik maken van het gebouw zal het gedeelte 'gebruik en beheer' van de bedrijfseenheid samen leven naar de bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs worden overgedragen. De jeugddienst van Borgerhout is bijvoorbeeld tijdens de renovatieperiode van het districtshuis van Borgerhout permanent gehuisvest op deze plek.
De bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs geeft gunstig advies over de overdracht van het gebruik en beheer van het voorzieningengebouw
De bedrijfseenheid samen leven geeft gunstig advies over de overdracht van het gebruik en beheer van het voorzieningengebouw aan de bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs.
De bedrijfseenheid samen leven stelt wel dat:
- in het bijzonder tijdens de grote evenementen op de site (onder andere Sinksenfoor) zouden de toezichters die op de site Spoor Oost ingezet worden gebruik moeten kunnen blijven maken van het gebouw waarvan het beheer nu overgaat naar de bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs;
- daarnaast zou er periodiek ook plaats voorzien moeten worden voor de buurtregisseur. Het lijkt voor de bedrijfseenheid samen leven van het grootste belang dat op weloverwogen momenten de buurtregisseur kantoor kan houden in het voorzieningengebouw. Een flexplek kan hiervoor volstaan.
Het college keurt het addendum aan de beheerovereenkomst spoor oost goed. In dit addendum worden de volgende punten aan de beheerovereenkomst gewijzigd:
Het college geeft opdracht aan:
| dienst | taak |
| strategisch coördinator | aanduiden stedelijke bedrijfseenheid voor het voorzitterschap en secretariaat van de beheerboard na de voorlopige oplevering van de werken. |