2016_CBS_02959 - Sport. Sportevenementen 2016 - Toetsingsbesluit Urban Memorial Pole Vault 2016 (atletiek). Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

Evenementenbureau Golazo Sports wil op zaterdag 11 juni 2016 een éénmalig promotie-evenement voor de 40-jarige verjaardag van de Memorial Van Damme organiseren. Naar aanleiding van de Memorial Van Damme wordt een stedelijke tour georganiseerd met combinatie van topatletiek en breedtesport in het stadscentrum van Brussel (200 meter en kogelstoten), Oostende (discus), Namen (hoogspringen), Gent (verspringen) en Antwerpen (polsstokspringen). Deze evenementen zullen plaatsvinden tussen mei en september 2016.

In Antwerpen zal de organisatie zich focussen op de Urban Memorial Pole Vault met als hoogtepunt een wedstrijd polsstokspringen met nationale en internationale toppers. De locatie waar het evenement zal plaatsvinden is de Grote Markt. De stad wordt een atletiekstadion met naast het polsstokspringen een kinderinitiatie atletiek bestaande uit verschillende disciplines zoals sprint, hordenlopen, speerwerpen, hoogspringen, verspringen,... voor alle Antwerpse jongeren. Hiervoor zal samengewerkt worden met Antwerpse atletiekclubs, de Vlaamse Atletiekliga en Olympisch kampioen Tia Hellebaut. Er zal ook een beperkte hospitality ruimte voorzien worden om partners en notabelen te ontvangen. 

Voor dit evenement vraagt de organisator, Golazo Sports, het volgende aan de stad Antwerpen:

• een toelage van 10.000,00 EUR van de vzw Antwerpen Sportstad;
• retributievrij gebruik Grote Markt op zaterdag 11 juni 2016;
• gratis gebruik van het beschikbare feestmateriaal, herashekwerk, nadarbarelen van de dienst stadsbeheer/logistiek/bijzondere opdrachten en feestmateriaal alsook het gratis ter beschikking stellen van stroom- en watervoorziening en de op- en afbouw van de technische aansluitingen;
• gratis reinigen van de evenementen locaties voor aanvang en na afloop van het evenement. Eveneens het gratis ter beschikking stellen, ledigen en reinigen van de nodige vuilniscontainers en containers grofvuil;
• de verspreiding van bewonersinformatie voor de bewoners langs de evenementenzone (indien noodzakelijk).

Urban Memorial Pole Vault is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie- en mediawaarde.  

De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en hospitality).

Het project kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) en tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden door de organisator.

Adviserende stadsdiensten stadsontwikkeling/mobiliteit en lokale politie/evenemententeam gaven reeds hun principieel akkoord voor de organisatie van het evenement, onder de door hen opgelegde voorwaarden.