2016_CBS_02960 - Sport. Sportevenementen 2016 - DVV Antwerp 10 Miles & Marathon (lopen) - Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

De campagne voor de DVV Antwerp 10 Miles & Marathon is een releaseproject voor ondernemen en stadsmarketing. Er is 25.000 EUR voor voorzien. Een deel van het drukwerk (standaard drukwerk via Albe de Cooker) gebeurt via raamcontract. Voor de andere kosten worden minstens drie offertes opgevraagd.

Op 18 december 2015 (jaarnummer 10489) keurde het college de kalender van de bovenlokale sportevenementen 2016 goed, de juridische gronden inbegrepen. De DVV Antwerp 10 Miles & Marathon is één van de sportevenementen vermeld in dit collegebesluit.

Op 31 oktober 2015 (jaarnummer 8995) keurde het college de collegiale brief goed om toestemming te vragen aan de bevoegde minister om de Kennedytunnel te gebruiken net zoals in 2015.

Op zondag 17 april 2016 wordt de 31^ste DVV Antwerp 10 Miles en 9^de Antwerp Marathon georganiseerd in de stad Antwerpen.

Om het groot aantal deelnemers van de DVV Antwerp 10 Miles na de start op Linkeroever op een veilige en comfortabele manier naar rechteroever te loodsen, wordt sinds 2008 de Kennedytunnel ingeschakeld. Na een aantrekkelijk parcours in de binnenstad nemen de lopers de Waaslandtunnel terug naar Linkeroever. De marathon start eveneens op linkeroever, de aankomst is voorzien op de Grote Markt.

Vanuit het standpunt veiligheid is er beslist om vanaf 2014 in drie waves te starten van telkens 10.000 personen. Deze maatregel heeft enkel een gunstig effect op de densiteit van de massa in de tunnels en specifiek in de Waaslandtunnel. Het werken met waves heeft geen impact op de afsluittijden van de Kennedytunnel. Enkel de afsluittijd van de Waaslandtunnel (politionele bevoegdheid) werd in 2015 met 15 minuten verruimd. Net zoals vorig jaar is er een tijdslimiet voor de deelnemers van de DVV Antwerp 10 Miles van 2.10 uur. Deelnemers die buiten deze limiet aan de Waaslandtunnel aankomen zullen uit de wedstrijd worden gehaald en met een pendel naar Linkeroever worden gebracht.

De organisatie zal dit jaar opnieuw in samenwerking met de de dienst mobiliteit van de stad en een externe mobiliteitsmanager en verschillende stadsdiensten een aangepast mobiliteitsplan uitwerken. De grootste wijziging is de inzet van pendelbussen vanaf de park and ride Sportpaleis en de inzet van bijkomende veerboten op de Schelde.

Het programma voor 2016 ziet er als volgt uit:

• 9.00 uur: Antwerp Marathon (tot 14.30 uur);
• 11.00 uur: Kids Run 1,4 kilometer (4 tot 12 jaar);
• 12.00 uur: Antwerp Short Run 5 kilometer;
• 13.00 uur: Ladies Run 5 kilometer;
• 15.00 uur: Antwerp 10 Miles:
  • 15.00 uur: deelnemers 1 - 9000;
  • 15.30 uur: deelnemers 9001 – 18000;
  • 16.00 uur: deelnemers 18001 – 27000.

Dit besluit geeft een overzicht van de uitgebreide logistieke ondersteuningsvraag van het organisatiebureau en de inzet van de verschillende stadsdiensten. Naast de betrokken stadsdiensten werden afspraken gemaakt met de lokale politie, de federale politie, het Vlaams gewest en het Vlaams Verkeerscentrum (voor gebruik Ring en Kennedytunnel), de brandweer, de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, De Lijn en de NMBS.

In functie van het evenement worden er verkeersremmers op de Thonetlaan op Linkeroever weggenomen, gestockeerd en teruggeplaatst via een raamcontract van stadsontwikkeling. Het college keurt dit goed op het college van 8 april via het besluit: GAC/2014/2566/CB18 - Wegnemen, stockeren en herplaatsen middeneilanden- Thonetlaan in het kader van de 10 Miles.

Een veiligheidsdossier wordt opgemaakt volgens de richtlijnen van lokale politie en brandweer, zoals besproken tijdens het werkgroepoverleg.

Advies brandweer en politie kan nog niet opgenomen worden wegens onvolledig dossier. Van zodra het advies van de brandweer er is wordt het overgemaakt aan de organisator.

Voor dit evenement vraagt de organisator, vzw Sportinez, het volgende aan de stad Antwerpen:

• gebruik van de Grote Markt van zaterdag 16 april 2016 - 8.00 uur tot zondag 17 april 2016 - 19.00 uur;
• gebruik van de Charles de Costerlaan (weg en graszone) van donderdag 14 april 2016 - 8.00 uur tot maandag 18 april 2016 - 20.00 uur;
• gebruik van het Frederik van Eedenplein voor de opbouw van de inschrijvingstent van dinsdag 12 april 2016 - 8.00 uur tot maandag 18 april 2016 - 24.00 uur;
• gratis ter beschikking stellen van herinneringsgeschenken voor de winnaars van de DVV Antwerp 10 Miles & Marathon;
• bewoners informeren door het maken en bussen van bewonersbrieven;
• afvaardiging van de burgemeester en/of de schepen voor sport voor het startschot van de DVV Antwerp 10 Miles en Marathon op zondag 17 april 2016 volgens protocolaire afspraken;
• gratis verwijderen van obstakels in samenspraak met de verkeerspolitie en de afdeling wegen;
• gratis leveren, ledigen en reinigen van feestcontainers alsook vier containers 12m³;
• gratis gebruik van twee kleedkamers van buurtsporthal Kiel op zondag 17 april 2016 van 12.00 uur tot 16.30 uur.

Net zoals vorig jaar is er cateringexclusiviteit voor de organisatie op de organisatiezone op linkeroever (Charles de Costerlaan, zone tussen Gloriantlaan, Charles de Costerlaan en Thonetlaan en Frederik Van Eedenplein). Dit om een professionele catering te kunnen organiseren en een wildgroei van ambulante handel (aangekondigd en onaangekondigd) te vermijden.

De DVV Antwerp 10 Miles & Marathon is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie– en mediawaarde.

De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en “hospitality”).

Het project kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden.

Overeenkomstig artikel 57 §3, 1° van het Gemeentedecreet is het college bevoegd voor de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.

Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:

• volgens artikel 5 van het retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie (gemeenteraadszitting van 19 november 2013, jaarnummer 00677) geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;
• volgens artikel 7 van het “Retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties” (gemeenteraadsbeslissing van 19 november 2013, jaarnummer 00673) geen retributierecht aangerekend te worden.

Gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen van 16 december 2013 (jaarnummer 00760).

Retributiereglement betreffende de terbeschikkingstelling, laattijdige of niet correcte teruggave, verlies of beschadiging van logistiek materiaal, activatie en gebruik elektriciteit in beheer van de stad Antwerpen van 19 november 2013 (jaarnummer 683) 

Collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606).

Bij beslissing van 22 mei 2006 (jaarnummer 1149) keurde de gemeenteraad de tekst goed van het charter sportevenementen, dat bij de organisatie van elk evenement zowel door de stad Antwerpen als door de organisatie moet ondertekend worden. De goedkeuring en ondertekening van het charter sportevenementen wordt dan opgenomen in het collegebesluit van het evenement.