2016_CBS_01632 - Huisvesting bestuurszaken - Tijdelijke locatie gebruikers en diensten stadhuis tijdens verbouwings- en restauratiewerken. - Kennisneming

Bedoeling is om een volledig uitgewerkt financieel plan omtrent de verhuis uitgewerkt te hebben tegen de bespreking van de budgetwijzing 2016.

Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, inzonderheid artikel 57 §3,1° bepaalt dat het college van burgemeester en schepenen de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen binnen de door de gemeenteraad vastgestelde algemene regels dient uit te voeren. 

Uit het bestuursakkoord 2013-2018 van de stad Antwerpen komt naar voor dat het huidige beleid, naast de bescherming van het stadhuis als beschermd erfgoed en de versterking van haar huidige functie als politiek centrum, ook belang hecht aan de ontwikkeling van het openbaar domein Grote Markt en haar omgeving en de dialoog die deze met het stadhuis en omliggende bebouwing aangaat.

Het stadhuis heeft de voorbije decennia geen grondige restauratieve ingrepen gekend en dit uit zich in een stelselmatig verval van deelelementen in zowel exterieur als interieur. Het binnenklimaat voldoet niet aan de hedendaagse standaard. Dit heeft rechtstreeks nadelige gevolgen voor het werkcomfort en de conditiestaat van het waardevolle interieur. Een integrale aanpak dringt zich op.

In het licht van bovenstaande keurde het college op 17 januari 2014 (jaarnummer 455) de principebeslissing goed voor het opstarten van een restauratiedossier voor het stadhuis. Het dossier omvat de totaalrestauratie en de optimalisering van het ruimtegebruik voor publiek en politiek. Het college keurde eveneens goed om het stadhuis opnieuw zijn oorspronkelijke functie te geven, met name de terugkeer naar een politiek centrum met een museale uitstraling waar alle kabinetten en fracties een thuishaven kunnen vinden. Het idee ‘Open Stadhuis’ wordt geconcretiseerd door de gelijkvloerse verdieping optimaal doorwaadbaar te maken voor het publiek en de verbinding met de Grote Markt te herstellen. De publieke functie op de gelijkvloerse verdieping heeft als voordeel dat zij een standaard kan stellen en een hefboom kan vormen voor het kwaliteitsniveau van nieuwe commerciële initiatieven op en rond de Grote Markt. Het college keurde bijkomend goed dat de totaalrestauratie en –renovatie zal worden uitgevoerd met aandacht voor duurzaamheid, energiezuinigheid, hedendaags werkcomfort en klimaatregeling op maat van het aanwezige erfgoed. De stad Antwerpen ambieert het behalen van een internationaal duurzaamheidslabel. Dit heeft niet enkel een besparend effect op de energie-uitgaven. Het heeft tevens ook een sterke publicitaire waarde. Hierbij houden we de realisatie in het achterhoofd van het (ondertussen verstrengde) klimaatplan waarin de doelstelling van een reductie van 50% CO2-uitstoot tegen 2020 voor de eigen stedelijke werking wordt betracht waarbij de stad het goede voorbeeld geeft.

Op 13 maart 2015 (jaarnummer 2090) keurde het college goed dat via de Open Oproepprocedure van de Vlaams Bouwmeester, de thv HUB cvba, Origin cvba, Multiprofessionele Architectenvennootschap Bureau Bouwtechniek nv, Daidalos Peutz bvba, RCR bvba, BAS bvba en FPC nv momenteel verenigd in de maatschap ‘Huis van de Stad’, werd  aangesteld om de ambitie van het beleid te realiseren.

Op 10 juli 2015 (jaarnummer 5992) keurde het college het schetsontwerp goed. De goedkeuring van het voorontwerp wordt aan het college voorgelegd op 26 februari 2016. Het aangestelde studiebureau heeft de voorbije maanden  nauwgezet samengewerkt met de stedelijke administratie, het agentschap Onroerend Erfgoed Antwerpen en Monumentenwacht Antwerpen om tot een gedragen restauratiekeuze per deelaspect, maar ook over het totale kader te komen. Dit gebeurde onder andere aan de hand van het uitgebreid bouw- en kunsthistorisch onderzoek dat de stad Antwerpen in 2011-2012 heeft laten uitvoeren en verschillende materiaal- en stabiliteitstechnische vooronderzoeken in situ. De goedkeuring van het uitvoeringsdossier is gepland voor februari 2017.

Locatieonderzoek

Naar aanleiding van de tijdelijke uithuizing, dewelke in de planning wordt voorzien vanaf de zomer 2017, werd het laatste kwartaal van 2015 een locatieonderzoek uitgevoerd naar beschikbare en geschikte panden om de huidige diensten en gebruikers van het stadhuis te huisvesten. Uit dit onderzoek kwam het pand Hofstraat 17 als meest aangewezen optie naar voren om alle diensten in het stadhuis maximaal onder te brengen.

De optie om de gebruikers van Grote Markt 9-11-13 (buitenkabinetten en stadswinkel) mee te verhuizen naar Hofstraat 17 wordt om volgende redenen niet weerhouden: 

• de stadswinkel en toeristische dienst moeten op de toeristische as gesitueerd blijven;
• extra budget nodig voor inrichting van stadswinkel/toerisme/prospekta in Hofstraat 17 + verhuiskost;
• mogelijkheid bestaat dat pand Grote Markt 9-11-13  gedurende langere periode leeg zou kunnen staan indien geen koper/huurder gevonden wordt;
• vermijden van onnodige dubbele verhuisbewegingen (op termijn verhuizen buitenkabinetten naar stadhuis en er is een onderzoek lopende om de stadwinkel, toerisme, enzovoort in het Steen onder te brengen).

Grote Markt 9-11-13

De gebouwen aan de Grote Markt 9-11-13 worden na de definitieve inhuizing van alle buitenkabinetten (prognose 2020) in het stadhuis, gevaloriseerd. Gericht onderzoek naar potentiële geïnteresseerden kan reeds nu worden opgestart.  Gezien de nakende valorisatie is het opportuun om enkel nog te investeren in het strikt noodzakelijke om de werking van de diensten te garanderen: waardenbehoudend onderhoud, planmatig onderhoud en gebeurlijke veiligheidswerken . Dit resulteert momenteel in volgende uitgaveprognose, die werd getrokken uit planmatig onderhoud. Investeringen naar aanleiding van gebeurlijke calamiteiten kunnen niet vooraf worden voorspeld.

Hofstraat 17

Het gebouw behoort tot het stedelijk vastgoed en bevindt zich op een boogscheut van het stadhuis en de buitenkabinetten. Het wordt momenteel gehuurd door het havenbedrijf tot einde 2016. Uiterlijk begin 2017 kunnen de minimale inrichtingswerken opgestart worden om het gebouw gebruiksklaar te maken voor tijdelijke huisvesting van de gebruikers van het stadhuis.

Kelderverdieping

De kelderverdieping biedt voldoende plaats voor het stallen van de wagens voor de schepenen en bezoekers, alsook voor het stallen van fietsen. In de kelderverdieping zijn er douches en lockers voorzien. Achter de parking is er ruimte aanwezig voor opslag en archief. Er kan onderzocht worden om de parkeerabonnementen van het college in parking ‘Grote Markt’ tijdelijk op te schorten tijdens de tijdelijke uithuizing.

Gelijkvloerse verdieping

Bezoekers en gebruikers betreden het gebouw op de hoek van de Hofstraat en Oude Beurs. Bij binnenkomst worden ze ontvangen aan de centrale balie in de inkomhal. Op de gelijkvloerse verdieping worden alle werkplekken, exclusief kabinetsruimtes, voorzien voor de huidige gebruikers van het stadhuis.  De kantoren voor de stadssecretaris, stadsontvanger,  strategisch coördinator en de flexplekken voor hun medewerkers bevinden zich aan de straatzijde, waar ook een lokaal voor de chauffeurs voorzien wordt.  Aan de andere zijde van de centrale vide wordt een zone voorzien voor zeven fractielokalen. Vooraan het gebouw, naast de inkomruimte, wordt een ruimte vrij gehouden om polyvalent ingezet te worden, bijvoorbeeld als ontvangstruimte.  De centrale vide zou, indien gewenst, dienst kunnen doen als exporuimte. Achteraan het gebouw wordt er een afgesloten ruimte voorzien voor stockage van grote stukken roerend erfgoed uit het stadhuis.

Eerste verdieping

Alle kabinetten, gehuisvest in het stadhuis, zullen ondergebracht worden op de eerste verdieping van het gebouw. Voor elk kabinet wordt een afgesloten ruimte voor de schepen, een eigen vergaderruimte en een afgesloten kantoor voor de kabinetsmedewerkers voorzien. Naast de werkplekken zijn er op deze verdieping koffiehoeken, lounge werkplekken, flexplekken en een wachtruimte voor bezoekers voorzien. Het college zal doorgaan in de collegezaal, welke ook wordt voorzien op de eerste verdieping, in de nabijheid van de wachtruimte en flexplekken.

Tweede verdieping

De tweede verdieping is momenteel ingericht als kantoorruimte voor 52 personen, met verspreid enkele overlegruimtes.  Aan de achterzijde van de verdieping is een grote refter voorzien.  Tijdens de tijdelijke verhuis van het stadhuis wordt in eerste instantie de refter gereserveerd als stockage van het kleinere roerend erfgoed van het stadhuis. Dit heeft als voordeel dat de huur van extra depotruimte kan worden uitgespaard. Op de tweede verdieping worden nagenoeg geen kosten gemaakt voor aanpassingen. Door de stockage van het roerend erfgoed stadhuis afzonderlijk te houden van alle andere roerend erfgoed van de stad, minimaliseert dit het risico op verwarring of verlies, alle stukken blijven samen bewaard en het verhuistraject is maar enkele honderden meters. De andere ruimtes op de tweede verdieping blijven voorlopig onbenut, maar worden gevrijwaard en ingeschakeld naar vraag (tijdelijke invullingen of inhuizing stadsdiensten). Momenteel loopt de oefening om de medewerkers van Visit Antwerpen te herhuisvesten. Het gebouw Grote Markt 15 zal dan gevaloriseerd kunnen worden.  De medewerkers van Visit Antwerpen zullen op termijn verhuizen naar Den Bell, in afwachting van hun (gedeeltelijke) verhuis naar het Steen. Mocht deze verhuis naar den Bell tijdelijk nog niet kunnen plaatsvinden, wordt de optie opengehouden om hen tijdelijk te huisvesten in de resterende ruimte op de  tweede verdieping van het gebouw Hofstraat 17.  Hiervoor dienen dan door het klantbedrijf ondernemen en stadsmarketing extra middelen te worden voorzien voor minimale functionele aanpassingswerken.

Bernarduscentrum

Naast het Bisschoppelijk Paleis ligt het Bernarduscentrum op Lombardenvest 23 te 2000 Antwerpen. Het gebouw is in eigendom van de provincie Antwerpen. De Gifezaal, waar momenteel de Provincieraad plaatsvindt, biedt 94 zitplaatsen aan. In de raadzaal is een stemsysteem alsook een audiosysteem aanwezig, waar audio-opnames mee gemaakt kunnen worden. Een videosysteem is momenteel niet aanwezig, maar zou eventueel kunnen worden meegebracht worden van het stadhuis. Op de publiekstribune, welke autonoom ontsluitbaar is, kunnen bezoekers plaatsnemen om de gemeenteraad te volgen. Journalisten en medewerkers van de dienst bestuurszaken/besluitvorming, alsook technische ondersteuning door Digipolis, kunnen plaats nemen op de resterende plaatsen in de raadzaal.

De zaal kan tussen 7.30 uur en 23.00 uur ter beschikking gesteld worden. Het sluitingsuur is een belangrijk aandachtspunt; boven het Bernarduscentrum en rondom het aansluitende plein bevinden zich verscheidene appartementen. Uit ervaring van de Provincie is gebleken dat de eigenaars kordaat reageren op alle mogelijke overlast op het plein. Na 23.00 uur wordt verwacht dat het stil is op de binnenplaats.

Op 4 december 2015 stuurde het college een collegiale brief aan de deputatie met betrekking tot het gebruik van het Bernarduscentrum in functie van de gemeenteraadszittingen tijdens de restauratie van het stadhuis. In een schrijven van 5 januari 2016 (kennisneming op college 15 januari, jaarnummer 249) gaat de provincie positief in op de vraag van de stad om het Bernarduscentrum te gebruiken voor de gemeenteraadszittingen tijdens de verbouwingswerken van het stadhuis. Momenteel wordt het Bernarduscentrum ter beschikking gesteld aan externe diensten aan een gebruiksvergoeding van €250,00 per dagdeel, exclusief facilitaire kosten (poets, nutsvoorzieningen, …). Afspraken over timing en modaliteiten zullen besproken worden met de provinciegriffier.

Felixarchief

Jaarlijks vinden er zo’n 250 à 300 ontvangsten plaats in het stadhuis voor groepen met een grootte die varieert tussen de 10 à 200 personen (met uitzondering ook groepen tot 300 personen). Daarenboven vinden er alle dagen, uitgezonderd zondag, huwelijken plaats in het stadhuis. De ontvangsten gaan doorgaans ’s middags of ’s avonds door, gedurende de week, maar soms ook op zaterdag en zondag. Hiervoor worden momenteel de 3 grote ontvangstzalen, namelijk de Leys-, Trouw- en Wandelzaal (elk een capaciteit van 100 personen) ingezet. Deze ontvangsten zijn allemaal recepties, voorafgegaan door speechen, academische zittingen, persconferenties etcetera. Uit het locatieonderzoek kwam het Felixarchief als beste optie naar voor om grotere ontvangsten en huwelijken te laten plaatsvinden.

Enkele van de ruimtes in het Felixarchief zijn momenteel opgenomen in externe exploitatie, waarbij externen tegen betaling ruimte kunnen huren om hun activiteiten te laten doorgaan. Grotere ontvangsten en evenementen van het stadhuis zouden bijvoorbeeld in de unieke binnenstraat van het Felixarchief kunnen doorgaan. De zuilenzaal op de eerste verdieping kan opgesplitst worden in 2 grote delen van elk 600m², dus biedt ook ruimte aan grote ontvangsten, recepties, en dergelijke. Op de bovenste verdieping zijn er verschillende grote en kleinere vergaderzalen, alsook een auditorium, receptieruimte en tentoonstellingsruimte die ingezet zouden kunnen worden voor diverse groottes van groepen.

Gezien de hoge frequentie van ontvangsten die zouden plaatsvinden, zou de doelstelling externe exploitatie minder kunnen worden toegepast en allicht tijdelijk opgeschort moeten worden. Door het gebruik van de zalen voor ontvangsten, kunnen deze niet langer verhuurd worden, maar kunnen stedelijke evenementen en ontvangsten wel plaatsvinden in een uniek en historisch kader.

In overleg met het district Antwerpen werd de optie van het Felixarchief afgetoetst. De zuilenzaal van het Felixarchief blijkt een geschikte locatie te zijn.  De zuilenzaal leent zich uitermate om huwelijken te laten plaatsvinden: één huwelijkspaar en genodigden kunnen het huwelijk laten voltrekken in de achterste ruimte terwijl het volgende huwelijkspaar wacht in de voorste ruimte. De twee ruimtes worden gescheiden door een bakstenen muur met aan weerszijden een opening, waardoor circulatie van huwelijksvoltrekkingen vlot kan verlopen.  Enkele aandachtspunten die naar boven kwamen uit het overleg met het district:

• de akoestiek en aankleding van de zaal dienen op punt te staan;
• de parkeersituatie dient bekeken in functie van gratis parkeren ceremoniewagens;
• tijdige communicatie naar burgers;
• er dient onderzocht te worden of de alternatieve locatie op het districtscollege Antwerpen geagendeerd dient te worden.