2016_CBS_01518 - Stadhuis. Veranderingstraject - Ambitieniveau en uitgangspunten toekomstige werking stadhuis - Goedkeuring

Het college keurde op 30 april 2015 de aanstelling goed van een ontwerper voor de restauratie en herinrichting van het Antwerpse stadhuis (jaarnummer 2845).

In het voortraject van dit project werden een organogram en structuur voor de projectgroep uitgetekend. Bestuurszaken kreeg hierin de uitwerking van een werkgroep veranderingsmanagement toegewezen.

De werkgroep veranderingsmanagement richt zich op de toekomstige werking van en functies in het stadhuis, en het traject dat nodig is om deze te realiseren. De werkgroep heeft als opdracht de huidige werking kritisch te bekijken en een optimalisatievoorstel voor de toekomst aan te reiken.

Hierbij wordt onder ‘de werking’ verstaan:                                                                    

• de functies die het gebouw vervult;
• medewerkersgroepen die tewerkgesteld zijn in het gebouw (bijvoorbeeld onthaal, publiekswerking, bewaking …);
• optimale organisatie van taken, zowel in eigen beheer als uitbesteed;
• ondersteunende diensten die buiten het stadhuis gevestigd zijn.

De werkgroep veranderingsmanagement zet in op twee mijlpalen:

1. de tijdelijke uithuizing van de huidige functies en medewerkers van het gebouw (gepland medio 2017) tijdens de restauratiewerken;
2. de definitieve inhuizing in het vernieuwde stadhuis.

Deze creëren een aantal mogelijkheden om de werking van het stadhuis te evalueren en herorganiseren. Bestuurszaken stelt voor beide gebeurtenissen een evaluatieplan en een werkings- en organisatievoorstel op.

Voorbeelden:

• De verplaatsing van de onthaalbalie naar de oostzijde van het stadhuis (gevel Grote Markt) biedt de kans de organisatie van het onthaal te herzien.
• De betere voorzieningen voor de ondersteuning van ontvangsten (bijvoorbeeld beter gepositioneerde opwarmkeuken) staan toe het proces ‘ontvangsten’ te herbekijken.
• De voorziene (infrastructurele) wijzigingen in het veiligheidsbeleid bieden de kans om de personenenbeveiliging te herzien.
• De pensionering van een aantal medewerkers laat toe bepaalde processen te herbekijken.

Bestuurszaken wenst een aantal principes omtrent de werking en uitstraling van het stadhuis naar voor te schuiven waaraan beslissingen en adviezen dienen te worden afgetoetst. De uitgangspunten en ambities gesteld bij het begin van het project (collegebeslissing 17 januari 2014, jaarnummer 455) blijven overeind.

• Het stadhuis van Antwerpen is in eerste instantie het huis van de politiek en de democratie.
• Als uithangbord heeft het een publieke voorbeeldfunctie. Bezoekers ervaren het gebouw als een ambassadeur, een weerspiegeling van de creativiteit en de innovatieve voortrekkersrol die de stad kenmerken.
• Bezoekers en gebruikers waken mee over de neutrale uitstraling van het gebouw.
• Het gebouw is kostbaar patrimonium en een landmark van de binnenstad, dat mee bijdraagt tot het bruisende karakter van de Grote Markt.
• Het stadhuis bekleedt een belangrijke ceremoniële functie.

Het gebouw biedt zijn gebruikers (het politiek personeel en de mandatarissen van de stad Antwerpen) de nodige professionaliteit, veiligheid, faciliteiten en werkplekken om hun ambt naar behoren uit te oefenen. Zij doen dat in een neutrale en statige omgeving, die een rijke geschiedenis combineert met een brede hedendaagse invulling. Ook het ecologische aspect krijgt een belangrijke rol toebedeeld.

De volgende uitgangspunten en ambitieniveaus gelden binnen het project:

Huis van de politiek

• De politieke werplekken van stad Antwerpen zijn gehuisvest onder één dak.
• De politieke functies krijgen steeds voorrang op andere functies.
• Enkel noodzakelijkerwijze locatiegebonden administratieve en facilitaire diensten zetelen in het gebouw. Zo blijft optimaal ruimte gevrijwaard voor de politieke en publieke functies.
• De plek waar politieke vergaderingen plaatsvinden.
• De plek waar het stadsbestuur zijn gasten ontvangt.
• De burger herkent het stadhuis als de plek waar het stadsbestuur zetelt en beleidsbeslissingen worden genomen.
• Besluitvorming is het kernproces van het stadhuis. Zowel tijdens de tijdelijke uithuizing als bij intrek in het nieuwe gebouw wordt het huidige serviceniveau behouden. Hiervoor wordt indien nodig aangepaste apparatuur ingezet.

Uithangbord

Icoon:

• Het stadhuis is een historisch icoon. Het wordt ingezet bij de stadsmarketing van Antwerpen.
• Het toeristisch potentieel wordt maximaal verzilverd maar blijft ondergeschikt aan het principe ‘huis van de politiek’.

Onthaal:

Het gebouw huisvest het Antwerpse politieke bestuur en fungeert als een van de gezichten van de stad. De beleving door de stadhuisbezoeker heeft rechtstreekse invloed op de imagovorming van de stad en vormt zo een belangrijk element dat moet worden geïntegreerd in het nieuwe ontwerp.

De balie van het stadhuis dient als uithangbord voor het dienstverleningsmodel van de stad Antwerpen. Implementatie van moderne technieken wordt onderzocht. Klantcontacten hebben een gelaagde opbouw:

1) Bezoekers met afspraak:

• worden vlot geholpen, met behulp van moderne, efficiënte beheer- en registratietechnieken.

2) Bezoekers zonder afspraak:

• De drempel om de onthaalbalie te bezoeken wordt verlaagd, wat zal resulteren in meer vragen door burgers. Deze worden in eerste instantie toegeleid naar digitale dienstverlening.
• Waar digitale dienstverlening niet volstaat, verwijst het onthaalpersoneel burgers met vragen steeds professioneel door naar de meest geschikte diensten.
• Er bestaat een synergie tussen de uitwerking van de stadhuisbalie en de stadsbrede oefening die de bedrijfseenheid Districts- en Loketwerking uitvoert voor stadsbalies. Bij beide wordt een gelijkaardig klantenmodel toegepast.

Uitzicht en beleving

Neutrale uitstraling:

• Het stadhuis heeft een uitstraling vrij van elke schijn van partijdigheid (geen reclame voor merken, geen partijspecifieke persconferenties … ).
• Alle functies en werknemers stralen professionaliteit, zakelijkheid, dynamiek en innovatie uit.
• Het stadhuis is een professioneel contactpunt waar iedereen terechtkan en correct geholpen wordt.
• Gastvrijheid (hospitality) is het codewoord en moet zich in alles vertalen (omgang, kleding, interieur …).

Ceremonieel:

• Het stadhuis biedt degelijke persfaciliteiten, aangepast aan moderne standaarden.
• Het Schoon Verdiep is een stedelijke ontvangstruime met museale functie.
• Er wordt een evenwicht bewaard tussen gebruikscomfort en historische elementen.
• Aan de hand van een doordachte opstelling vertelt de collectie in haar totaliteit een samenhangend verhaal.

Professionaliteit:

• Binnen het stadhuis wordt voortdurend gestreefd naar inzet van betere en de meest moderne technieken.
• Faciliteiten worden gedeeld ter optimalisering van het ruimtegebruik (bijvoorbeeld een gemeenschappelijke bibliotheek voor alle gebruikers).
• De vergaderfaciliteiten voldoen aan de hedendaagse standaarden (comfort, mogelijkheid tot videoconferentie, smartboards …).
• Het stadhuis biedt politieke gebruikers de nodige privacy en correcte omkadering voor behandeling van gevoelige dossiers.
• Nieuwe functies kunnen vlot worden geïntegreerd in de bestaande werking en structuren.

Bruisende Grote Markt

Exploitatie:

• De ceremoniële ruimten die het stadhuis te bieden heeft, kunnen ingezet worden voor commerciële verhuur (Open Stadhuis), maar commerciële exploitatie blijft ondergeschikt aan de politieke functies (besluitvorming en ontvangsten).
• De gebouwbeheerder krijgt een centrale rol en is het aanspreekpunt voor zowel interne als externe partners. Geoptimaliseerde processen zorgen voor een minimale personeelsinzet.

Publieke ruimten:

• De kerntaken van het stadhuis hebben steeds voorrang op de invulling van publieke activiteiten.
• De ruimten op de gelijkvloerse verdieping kunnen deels voor commerciële doeleinden worden ingezet.
• Hoe fysiek hoger in het gebouw, hoe lager de publieke toegankelijkheid. De hogergelegen delen zijn moeilijker toegankelijk voor onbevoegden.

Veiligheid:

• De diverse bezoekersstromen binnen de publieke en niet-publieke ruimten worden strikt gescheiden.
• Er is intern steeds een actueel overzicht beschikbaar van de aanwezigen in de niet-publieke zones.
• De veiligheidsmaatregelen worden discreet geïntegreerd.
• De veiligheidsmaatregelen kunnen modulair worden opgebouwd en ingezet.

Faciliteiten/ werkplekken:

• Zoals Den Bell het kloppend hart van de stedelijke administratie is, is het stadhuis dat van de politieke administratie.
• Medewerkers beschikken over de nodige voorzieningen om op meerdere toestellen te werken.
• Vertrouwelijke documenten worden digitaal op een afgeschermde plek bewaard.
• Voor stadsmedewerkers die niet permanent in het stadhuis tewerkgesteld zijn, wordt werkruimte ter beschikking gesteld via werkplekdelen en flexibele werkplekken (zonder toegewezen plaatsen).
• Er worden werkplekken voorzien voor externen.
• Het aantal werkplekken en hun functie zijn vlot aanpasbaar.
• Digitaal werken geldt als uitgangspunt.
• Fysieke kastruimte wordt beperkt tot een minimum.
• Informatiedelen gebeurt digitaal.

Vervolgtraject

De impact van het veranderingstraject is breed. Volgende facilitaire processen worden verder onderzocht: onthaal, ontvangsten, ondersteuning kabinetten, schoonmaken, (nacht)bewaking en gebouwbeheer. Het besluitvormingsproces zit niet mee in de oefening.

Volgende stappen worden voorzien:

• Alle processen binnen het stadhuis worden geïnventariseerd:

1. bepaling werklast;
2. benodigd aantal medewerkers (VTE’s);
3. afweging: eventuele uitbesteding

• Bepaling van het serviceniveau en formuleren van verbetervoorstellen naar het college.
• Verdere uitwerking van de onthaalfunctie, in samenwerking met de bedrijfseenheid Districts- en Loketwerking.

Het managementteam keurde op 25 november 2015 (jaarnummer 508) een lijst met praktijkgevallen goed voor het opleidingstraject Business Process Management (BPM), waaronder de exploitatie van het stadhuis. Eén concreet proces wordt verwerkt in de opleiding en uitgewerkt door Bestuurszaken. De gebruikte methodiek zal daarna toegepast worden op alle andere processen.

Artikel 57 §3, 1° van het Gemeentedecreet bepaalt dat het college bevoegd is voor het beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.