Het totale budget voor het evenement bedraagt 55.000,00 EUR bestaande uit volgende onderdelen:
AG VESPA staat in voor de uitbetaling van hun gedeelte van de toelage aan de vzw Stadsmarketing en Toerisme. Van de overige 45.000,00 EUR heeft de gemeenteraad volgende bedragen reeds nominatief toegewezen aan de vzw Stadsmarketing en Toerisme:
Het resterend saldo van 15.000,00 EUR werd vrijgemaakt vanuit het werkingsbudget op functiegebied 1SBR070106A00000. Dit werd overgedragen naar een toelage aan de vzw Stadsmarketing en Toerisme en werd reeds goedgekeurd door het college in zitting van 26 februari 2016 (jaarnummer 01611).
Een toelage zal enkel uitbetaald worden wanneer er geen openstaande, niet-betwiste, vervallen schulden zijn ten aanzien van de stad.
De campagne voor de opening van Spoor Oost is een releaseproject van de bedrijfseenheid ondernemen en stadsmarketing. Er werd een totaal budget van 25.000,00 EUR voorzien op functiegebied 1SSB050102A00000. Dit werd reeds goedgekeurd in de collegezitting van 11 december 2015 (jaarnummer 10322).
Het college nam in de zitting van 19 februari 2016 (jaarnummer 01352) kennis van de aanvraag om in het kader van de nieuw aangelegde site Spoor Oost, op 26 maart 2016, een groot openingsfeest te houden, georganiseerd door de stad Antwerpen en vzw Stadsmarketing en Toerisme. Bedoeling is om de site en de mogelijkheden ervan bij een groot publiek bekend te maken.In dit collegebesluit werd opdracht gegeven aan de dienst ondernemen en stadsmarketing/visit Antwerpen/evenementen om een gedetailleerd voorstel uit te werken en aan de dienst ondernemen en stadsmarketing/marketingstrategie om de campagne en het mediaplan te ontwikkelen en uit te werken.
Bewoners en bezoekers moeten kennismaken met het unieke karakter van site Spoor Oost en de mogelijkheden die het terrein biedt om te ontspannen, te parkeren, er evenementen te bezoeken of deze zelf te organiseren.
Jong en oud moet op het openingsfeest terecht kunnen, er moet ruimte zijn voor originele activiteiten op maat van de site waar muziek, gezelligheid, een hapje en een drankje centraal staan.
Het betrekken van lokale partners is een aandachtspunt bij de organisatie. De opening vindt plaats op 26 maart 2016, aan het begin van de paasvakantie. Idealiter worden er heel wat activiteiten geïnitieerd, die nadien bijvoorbeeld door lokale partners kunnen overgenomen en verdergezet worden. Het openingsfeest moet het actief publiek gebruik van Spoor Oost letterlijk lanceren.
Er wordt eveneens een protocollair openingsmoment voorzien.
Het openingsfeest zal de volledige site bekleden en een urban karakter hebben dat zich vertaalt in de activiteiten en de aankleding van de site.
PROGRAMMA
Het openingsfeest start om 11.00 uur en eindigt om 21.00 uur. De kwaliteiten en het unieke karakter van de site worden die dag extra in de verf gezet.
Er worden 7 settings/stations verspreid over de site en met elkaar verbonden door een pendeltrein. De trein vertrekt vanuit een gezellig overkapt terras (Het Perron) en vervoert niet enkel het publiek maar ook artiesten en kunstenaars.
De settings varieren van een kinderzone (In een klein stationneke), tot een sports-zone (Station Sportive) tot een pakhuis sfeer met foodtrucks, live graffiti en muziekconcerten (Station Pakhuis).
De activiteiten op de site worden voornamelijk ingevuld door lokale organisaties en wijkverenigingen zoals Oostnatie, Jeugddienst district Borgerhout, Buurtsport, Sportantennes Borgerhout en Antwerpen, Kras Jeugdwerk, Samen op Straat, socio-culturele verenigingen, enzovoort.
Bezoekers kunnen een hapje of drankje verkrijgen bij Bahnhof of Bar Attak aan democratische prijzen. Zowel Bahnhof als Bar Attak verzorgen de catering. Bar Attak blijft vervolgens 2 weken langer op de locatie tot 10 april 2016. Ter afsluiting volgt er een Vuurparade door 'De Vuurmeesters'.
PROTOCOL
In de voormiddag is er een protocollaire opening met een toespraak van de burgemeester. Aansluitend kunnen de genodigden een rondrit op de site maken, met toelichting door de schepen voor ruimtelijke ordening, stadsontwikkeling, groen en erfgoed.
COMMUNICATIESTRATEGIE
Voor het openingsfeest op 26 maart 2016 wordt er een gelaagde communicatiecampagne gevoerd die loopt van 7 maart 2016 tot en met 28 maart 2016.
Doelstellingen
Primair:
Activerende campagne
Zoveel mogelijk Antwerpenaren en buurtbewoners toeleiden naar het openingsfeest en het aanbod in de paasvakantie.
Secundair:
Lanceringscampagne
Spoor Oost in de markt zetten als gloednieuwe publieke ruimte met aandacht voor de drie pijlers: eventsite, eventparking en open ruimte (met sport-, verpozings-, en speelfuncties).
Naast deze doelstellingen zal er ook extra aandacht gaan naar bereikbaarheidsinformatie.
Kernboodschap
Het gloednieuwe Spoor Oost opent op 26 maart 2016 zijn deuren met een spetterend openingsfeest. Ontdek het programma op www.spooroost.be en kom tijdens het openingsfeest en de hele paasvakantie het ganse terrein verkennen.
Doelgroep
Bewoners
Binnen deze doelgroep is er extra aandacht voor de diversiteit en de betrachting om ook een verscheiden publiek naar het openingsevent te krijgen.
Tone of voice:
Deze campagne is qua toon vooral wervend, benieuwend en enthousiasmerend en moet vooral duidelijk en gemakkelijk begrijpelijk zijn voor iedereen.
Campagnemix:
Stedelijke communicatiekanalen:
Outdoor:
Online:
Bannering via Xaxis op doelgroep.
Print:
Het evenement heeft een open karakter en richt zich tot bewoners en alle Antwerpenaren.
Het heeft als doel de multifunctionaliteit van de nieuw aangelegde site Spoor Oost (10,8 ha) te laten zien aan het publiek. Enerzijds aan de buurtbewoners, en anderzijds het brede publiek en potentiële bezoekers. Het evenement moet bijdragen aan de positieve beeldvorming over het terrein Spoor Oost en zet Antwerpen op de kaart als bruisende stad.
Het openingsfeest moet ook het actief gebruik van Spoor Oost door het publiek en het verenigingsleven letterlijk lanceren.
Zoveel mogelijk lokale partijen maken onderdeel uit van het programma. Er is niet enkel op de openingsdag wat te beleven, maar Spoor Oost blijft ook nadien een bruisende site.
De coördinatie van het evenement wordt opgenomen door de vzw Stadsmarketing en Toerisme en de dienst ondernemen en stadsmarketing/visit Antwerpen/evenementen samen met AG VESPA, de eigenaar van het terrein. Om de organisatie te realiseren wordt beroep gedaan op een extern evenementenbureau. De vzw Stadsmarketing en Toerisme lanceerde hiervoor een openbare aanbesteding. Groep Arthur kwam als sterkste bureau naar voren.
Op 27 januari 2016 werd de opdracht aan hen gegund.
Hun opdracht omvat in hoofdzaak:
Dit alles gebeurt in nauw overleg met de projectcoördinator van het evenemententeam van de stad Antwerpen.
Op 16 december 2013 (jaarnummer 760) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwendig van sommige toelagen en het gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006 (jaarnummer 2730) dat het reglement op de toelagen vastlegt.
2015_GR_00637 - Beleids- en Beheerscyclus - Aanpassing meerjarenplan 2014-2019 en budget 2016 - Goedkeuring
Standaardvoorwaarden stadsreiniging
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement.
Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:
• er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen;
• alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgene dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd;
• alle eventuele schade wordt vergoed;
• bij het bewegwijzeren zorgen dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf,…).
Als er gebruik gemaakt wordt van feestcontainers dan gelden de volgende voorwaarden:
In de kostprijs van een feestcontainer zitten de verwerkingskosten van het aangeboden afval en de personeelskost voor het brengen en weghalen van de container. Elke aangevraagde container zien we als één eenheid en rekenen we zo aan.
De retributie per geleverde container bedraagt:
6,45 euro voor 240 liter en 26,28 euro voor 1.100 liter inhoud.
Voor elke lediging tijdens het evenement, rekenen we een bijkomend bedrag van 6,45 euro of 26,28 euro aan per geledigde container.
U zorgt voor het beheer en de bewaking van de feestcontainers. Dat doet u voor de periode die in het aanvraagformulier staat. U levert de containers in goede staat terug aan de ophaaldienst van het bedrijf Stadsbeheer.
Bij verlies of onherstelbare beschadiging van een container betaalt u een nieuwe container.
Er mag geen afval in de containers gedumpt worden dat een risico inhoudt voor de gezondheid en veiligheid van het verwerkend personeel. Dit gaat over klein gevaarlijk afval, olie, gasflessen en glas.
Als u de container fout hebt gebruikt en dat brengt kosten mee voor de stad, dan rekenen we de kosten door in de eindfactuur.
De feestcontainers worden geleverd op een werkdag tijdens de week vóór de festiviteit.
Stadsdiensten en stedelijke vzw’s zijn vrijgesteld van retributie, alsook evenementen die ondersteund worden door de burgemeester en het college van de stad Antwerpen.
Gunstig zonder risicoanalyse van FOD Volksgezondheid.
De aanvraag heeft betrekking op de opening van Spoor-Oost. Het event gaat door van 11.00 uur tot 21.00 uur. Er is muzikale omkadering voorzien onder de vorm van live-optredens van bandjes en singer-songwriters. Het event richt niet specifiek op een leeftijdsgroep. Kinderanimatie is wel de ganse tijd voorzien. Het voorgestelde geluidsniveau is aanvaardbaar.
Voorwaarden om de kans op gehoorschade bij bezoekers te vermijden:
Het gemiddelde geluidsniveau, gemeten als LAeq,15min, mag niet hoger zijn dan 90 dB(A). Als het maximale geluidsniveau 97 dB(A) LAmax,slow niet overschrijdt, wordt geacht hieraan te zijn voldaan.
Het geluidsniveau geldt ter hoogte van de meetplaats. De meetplaats bevindt zich tussen 1,5 en 3 meter boven de vloer. De meetplaats bevindt zich ter hoogte van de mengtafel voor zover de mengtafel zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers bevindt. Indien de mengtafel zich op een andere plaats bevindt situeert de meetplaats zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers.
Op initiatief en op kosten van de organisator wordt ofwel LAeq,15min, ofwel LAmax,slow continu gemeten door middel van meetapparatuur die voldoet aan de vereisten, vermeld in artikel 2 van bijlage 5.32.2.2bis van Vlarem titel II. Dit houdt in dat:
1° De meet- en registratieapparatuur voldoet aan de eisen gesteld voor klasse 2-meetinstrumenten in de NBN-normen (NBN EN 60651 1996 of recenter).
2° De meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat die niet kan worden gemanipuleerd door derden. Dit geldt ook voor de meetmicrofoon.
3° De meetmicrofoon van de meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat hij niet afgeschermd wordt voor het geluid waaraan bezoekers worden blootgesteld.
4° De meet- en registratieapparatuur moet zo uitgerust zijn dat gedurende de volledige activiteit kan gemeten worden.
Het geluidsniveau is tijdens de muziekactiviteit continu zichtbaar voor en wordt continu bewaakt door de organisator of door een door hem aangestelde persoon.
De meetplaats is toegankelijk voor de toezichthoudende overheid. De meet- en registratieapparatuur kan te allen tijde gecontroleerd worden door de toezichthoudende overheid.
Let wel: de verplichting tot het meten van het geluidsniveau geldt niet als door de organisator een geluidsbegrenzer gebruikt wordt die zo is afgesteld dat de toegestane norm gerespecteerd wordt. De geluidsbegrenzer moet voldoen aan de vereisten inzake meet- en registratieapparatuur zoals hiervoor vermeld.
Voorwaarden om geluidshinder bij omwonenden te beperken:
Het maximale geluidsniveau dat wordt waargenomen 1,5 meter vóór de gevels van de dichtstbijzijnde woningen mag niet hoger zijn dan 75 dB(A) en 85 dB(C);
De organisator zorgt ervoor dat tijdens de muziekactiviteit een verantwoordelijke, die in staat is het geproduceerde geluid te wijzigen op aanduiding van de toezichthouders of politie, steeds telefonisch bereikbaar is. De gegevens betreffende deze verantwoordelijke, zoals naam en gsm-nummer, worden vooraf bezorgd aan de toezichthouders (melding.milieutoezicht@stad.antwerpen.be) en aan de lokale politie leefmilieu (leefmilieu@politie.antwerpen.be);
De organisator dient zich strikt te houden aan de onderrichtingen van de toezichthouders zoals bepaald in artikel 16.3.1 van het decreet algemene bepalingen milieubeleid. In geval van overlast kunnen deze steeds strengere normen opleggen;
Het is raadzaam om bij voorbaat de omwonenden op de hoogte te stellen van de geplande activiteiten, met vermelding van datum, tijdsduur en eventuele hinder (bereikbaarheid van garages, geluidsoverlast) evenals de vermelding van de naam en het telefoonnummer van de verantwoordelijke inrichter(s).
Zie advies 'E.00173.A6.0003' als bijlage
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement.
Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:
• er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen;
• alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgene dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd;
• alle eventuele schade wordt vergoed;
• bij het bewegwijzeren zorgen dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf,…)
Als er gebruik gemaakt wordt van feestcontainers dan gelden de volgende voorwaarden:
In de kostprijs van een feestcontainer zitten de verwerkingskosten van het aangeboden afval en de personeelskost voor het brengen en weghalen van de container. Elke aangevraagde container zien we als één eenheid en rekenen we zo aan.
De retributie per geleverde container bedraagt:
6,45 euro voor 240 liter en 26,28 euro voor 1.100 liter inhoud.
Voor elke lediging tijdens het evenement, rekenen we een bijkomend bedrag van 6,45 euro of 26,28 euro aan per geledigde container.
U zorgt voor het beheer en de bewaking van de feestcontainers. Dat doet u voor de periode die in het aanvraagformulier staat. U levert de containers in goede staat terug aan de ophaaldienst van het bedrijf Stadsbeheer.
Bij verlies of onherstelbare beschadiging van een container betaalt u een nieuwe container.
Er mag geen afval in de containers gedumpt worden dat een risico inhoudt voor de gezondheid en veiligheid van het verwerkend personeel. Dit gaat over klein gevaarlijk afval, olie, gasflessen en glas.
Als u de container fout hebt gebruikt en dat brengt kosten mee voor de stad, dan rekenen we de kosten door in de eindfactuur.
De feestcontainers worden geleverd op een werkdag tijdens de week vóór de festiviteit.
Stadsdiensten en stedelijke vzw’s zijn vrijgesteld van retributie, alsook evenementen die ondersteund worden door de burgemeester en hetcollege van de stad Antwerpen.
VOOR HET FLYEREN - Het is verboden geschriften, drukwerken of pamfletten uit te delen die de netheid in het gedrang brengen. Iedere verdeler moet zelf of via een helper instaan voor het oprapen van de door het publiek in de omgeving weggeworpen exemplaren of voorwerpen.
Bij het niet naleven van deze voorafgaande afspraak zal de verdeler, de verantwoordelijke uitgever en organisator van de activiteit waarvoor reclame wordt gemaakt hoofdelijk aansprakelijk worden gesteld.
Het college keurt de effectieve organisatie van Openingsfeest Spoor Oost zoals hierboven beschreven, op 26 maart 2016 goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| SB/BOF | om logistieke ondersteuning te voorzien volgens bonnummer B600983 |