2016_CBS_02000 - Sport. Sportevenementen 2016 - Longines Global Champions Tour of Antwerp (paardensport). Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

De vzw Antwerpen Sportstad voorziet een toelage van 27.500,00 EUR voor de organisator. Dit bedrag wordt betaald vanuit de werkingstoelage die de vzw Antwerpen Sportstad ontvangt van de stad Antwerpen (budgetplaats 5116535000, budgetpositie 649434, bedrag toelage 27.500,00 EUR en functiegebied: 1SBR070102A00000; 1SBR060303A00000).

Op 18 december 2015 (jaarnummer 489) keurde het college de kalender van de bovenlokale sportevenementen 2016 goed, de juridische gronden inbegrepen. ‘Longines Global Champions Tour’  is één van de sportevenementen vermeld in dit collegebesluit.

De Longines Global Champions Tour is een tour van jumpingevenementen op het hoogste niveau. Dit prestigieus sportevenement zal plaatsvinden van donderdag 21 april 2016 tot en met zondag 24 april 2016. Sinds 2015 verhuisde de LGCT of Antwerp van de Waagnatie naar de Cockerillkaai en de Sint-Michielskaai (conform collegebeslissing van 5 december 2014, jaarnummer 12312).

De organisatie vraagt concreet aan de stad Antwerpen om logistiek en promotioneel te ondersteunen.
Onderstaande zaken worden gevraagd:

• gratis gebruik van de Cockerillkaai ter hoogte van de Wapenstraat tot aan de Scheldstraat en aansluitend van de Sint-Michielskaai ter hoogte van de Scheldestraat tot aan de Arsenaalstraat voor het houden van de Longines Global Champions Tour of Antwerp 2016 van 20 maart tot en met 9 mei 2016. De opbouw en afbraak van dit evenement zal gefaseerd verlopen.
• gratis ter beschikking stellen en leveren en plaatsen van feestmateriaal;
• plaatsen van 12 breugelbakken van 4 april  2016  tot en met 25 april 2016;
• gratis leveren en ledigen van vuilbakken alsook gratis opkuis van de site na het evenement;
• inzet van de beschikbare stedelijke communicatiekanalen;
• erkenning muziekactiviteit, waarbij wordt afgeweken van de standaard geluidsreglementering;
• toelating voor het plaatsen van wegwijzers en aankondigingsborden;
• toelage van 27.500,00 EUR van de vzw Antwerpen Sportstad;
• bewoners informeren door het maken en bussen van bewonersbrieven.

De Longines Global Champions Tour of Antwerp 2016 is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie- en mediawaarde.

De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en hospitality).

Het project kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) en tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden door de organisator.

De volgende aanvraagstukken worden ingediend, voor uiterlijk 14 april 2016, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• maximum één maand na het evenement, de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.

De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006, jaarnummer 2730) zijn van toepassing.

Overeenkomstig artikel 57 §3, 1° van het Gemeentedecreet is het college bevoegd voor de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.

Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:

• volgens artikel 5 van het retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie (gemeenteraadszitting van 19 november 2013, jaarnummer 00677) geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;
• volgens artikel 7 van het “Retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties” (gemeenteraadsbeslissing van 19 november 2013, jaarnummer 00673) geen retributierecht aangerekend te worden.

Groepscharter van 26 september 2014 (jaarnummer 9727) en samenwerkingsovereenkomst tussen de stad Antwerpen en de vzw Antwerpen Sportstad van 15 december 2014 (jaarnummer 964).

Gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen van 16 december 2013 (jaarnummer 00760).

Retributiereglement betreffende de terbeschikkingstelling van logistiek materiaal, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad van 19 november 2013 (jaarnummer 683).

Collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606).

Bij beslissing van 22 mei 2006 (jaarnummer 1149) keurde de gemeenteraad de tekst goed van het charter sportevenementen, dat bij de organisatie van elk evenement zowel door de stad Antwerpen als door de organisatie moet ondertekend worden. De goedkeuring en ondertekening van het charter sportevenementen wordt dan opgenomen in het collegebesluit van het evenement.