De documentatie rond de open oproep stelt dat de gangbare vergoeding voor een volledig ontwerpend onderzoek 0,2 % op de totale investeringskost is met een minimum van 3.250,00 EUR en een maximum van 25.000,00 EUR. Na overleg met het team stadsbouwmeester wordt een bedrag geadviseerd van 15.000,00 EUR exclusief btw per ontwerper. Dit betekent voor de 5 ontwerpers samen 75.000,00 EUR exclusief btw.
Er is eveneens een budget voorzien van 375,00 EUR exclusief btw per half dagdeel voor het aanstellen van een extern jurylid. Te verwachten is dat de jurering 8 halve dagen in beslag zal nemen. Dit betekent voor 2 juryleden in totaal 6.000,00 EUR exclusief btw.
Voor de vergoeding van de 5 geselecteerde ontwerpers (75.000,00 EUR exclusief btw) en het extern deskundige jurylid (3.000,00 EUR exclusief btw) wordt een bedrag voorzien van 78.000,00 EUR, exclusief btw en 94.380,00 EUR inclusief btw.
De uitgave bedraagt 94.380,00 EUR inclusief btw en zal verrekend worden op het investeringsbudget 2016 via budgetwijziging 2016.
De definitieve gunning van de kandidaat zal aan het college worden voorgelegd. De respectievelijke vastleggingen voor het uitbetalen van de wedstrijdpremies zullen dan ook worden vastgelegd. Het budget is beschikbaar onder functiegebied 1SLW080101P07690.
Artikel 57 §3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.
| Fase | Bestuursorgaan | Datum | Jaarnummer |
| goedkeuring principe verder onderzoek van de inrichting van Het Steen als toeristisch onthaalcentrum en cruiseterminal | college | 20 maart 2015 | 2298 |
| goedkeuring gunning overeenkomst uitvoering van bouwhistorisch onderzoek van Het Steen, op basis van bestek GAC/2015/3383, aan TV De Clercq-Maclot-Van Ginneken | college | 23 oktober 2015 | 8793 |
| goedkeuring leidraad en procedure domenconcessie voor de uitbating van een toeristisch belevingscentrum in Het Steen | gemeenteraad | 14 december 2015 | 690 |
| goedkeuring mandatering Vlaams Bouwmeester voor procedure Open Oproep | gemeenteraad | 14 december 2015 | 721 |
| goedkeuring procedure en gunning aanvullende diensten betreffende de opmeting van Het Steen, op basis van bestek GAC/2015/3383, aan TV De Clercq-Maclot-Van Ginneken | college | 18 maart 2016 | 2343 |
| voorstel aan de gemeenteraad van goedkeuring van projectdefinitie, bestek P0769020 en bijhorende overeenkomst - en samenwerkingsovereenkomst | college | 15 april 2016 |
In zitting van 14 december 2015 (jaarnummer 721) besliste de gemeenteraad om de Vlaams Bouwmeester te mandateren om de opdracht voor de ontwikkeling van Het Steen tot een toeristisch onthaal en bezoekerscentrum op te nemen in de procedure van de Open Oproep.
Open Oproep 31 werd uitgeschreven door de Vlaams Bouwmeester op 8 januari 2016, een beknopte projectomschrijving werd gepubliceerd. 31 ontwerpteams hebben zich kandidaat gesteld.
Selectie van maximum vijf kandidaten
De ontvankelijke kandidaturen van de Open Oproep worden op een lijst van kandidaat-ontwerpers opgenomen. Zoals de procedure Open Oproep voorziet, delegeert de opdrachtgever de Vlaams Bouwmeester om een beperkte en kwalitatieve preselectie voor te stellen uit de geldige kandidaten.
De Vlaams Bouwmeester bereidt de selectie voor door een ontwerp-shortlist op te stellen. Deze voorselectie gebeurt door de kandidaten en hun portfolio’s te toetsen aan de selectiecriteria. De projectdefinitie omvat de projectgebonden kwaliteitsverwachtingen die specifiek zijn voor elk project uit de Open Oproep.
De selectiecriteria zoals opgenomen in het samenwerkingsprotocol tussen de stad Antwerpen en de Vlaams Bouwmeester zijn:
Uit deze lijst worden maximum vijf ontwerpers geselecteerd. De ingezonden portfolio’s en motiveringen van de geldige kandidaturen worden bij de Vlaams Bouwmeester grondig bestudeerd en getoetst aan de ambities van de opdrachtgever en aan de selectiecriteria.
Samenstelling jurycommissie en aanstelling extern jurylid
Conform artikel 141, § 2 van het Koninklijk Besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 werd voor het project een jury van 6 personen samengesteld. Deze jury wordt voorgezeten door de Vlaams Bouwmeester op grond van de opdracht waarmee hij door de Vlaamse regering is belast.
De jurycommissie is samengesteld uit de lijst zoals deze terug te vinden is in het samenwerkingsprotocol tussen de stad Antwerpen en de Vlaams Bouwmeester.
Samenstelling gunningscommissie
De gunningscommissie is actief in de onderhandelingsfase. Alle laureaten die in vorige fase door de jury aangeduid werden, nemen deel aan de onderhandeling. De opdrachtgever wordt in deze fase bijgestaan door de Vlaams Bouwmeester (als door de regering aangestelde adviseur van de Vlaamse regering) en door de juryleden, zoals deze terug te vinden zijn in het samenwerkingsprotocol tussen de stad Antwerpen en de Vlaams Bouwmeester. Het aanduiden van de voorkeursbieder(s) met wie de finale contractonderhandeling gevoerd wordt, gebeurt steeds in overleg met de Vlaams Bouwmeester.
Selectie van maximum vijf kandidaten
De selectie van de vijf ontwerpteams vond plaats in de kantoren van de Vlaams Bouwmeester, Ravensteingallerij 54, 1000 Brussel op 5 april 2016 in aanwezigheid van:
Waarnemend Vlaams bouwmeester Stefan Devoldere of zijn afgevaardigde, voorzitter van de selectiecommissie.
De vertegenwoordigers van de opdrachtgever:
Volgende shortlist van 10 kandidaten werd samengesteld door Team Vlaams Bouwmeester:
De opdrachtgever selecteerde op advies van de Vlaams Bouwmeester en aan de hand van de selectiecriteria en de portfolio’s van de kandidaten, volgende vijf ontwerpers/ontwerpteams:
Voor de geselecteerden geldt dat hun kwaliteiten conform de gehanteerde selectiecriteria aansluiten bij de verwachtingen en uitgangspunten van de opdrachtgever vervat in de projectdefinitie. Gezien de belangrijke historische en monumentale waarde van het project zullen alle ontwerpteams gevraagd worden om ten allen tijde tijdens het ontwerp- en uitvoeringsproces de nodige deskundigheid betreffende de restauratiewerkzaamheden (inclusief deskundigheid betreffende de beoogde referentieperiode) te verzekeren.
Omwille van de volgende redenen beantwoorden de volgende ontwerpers/ontwerpteams in het licht van de selectiecriteria het meest aan de verwachtingen en uitgangspunten van de opdrachtgever:
selectieverslag Vlaams bouwmeester: werd bijgevoegd.
Samenstelling jurycommissie en aanstelling extern jurylid
Waarnemend Vlaams bouwmeester Stefan Devoldere of zijn afgevaardigde, voorzitter van de jury.
De vertegenwoordigers van de opdrachtgever:
De externe deskundige, voorgedragen door de Vlaams Bouwmeester:
Aan de jury werden volgende adviserende leden toegevoegd:
Samenstelling gunningscommissie
De vertegenwoordigers van de opdrachtgever:
De externe deskundige, voorgedragen door de Vlaams Bouwmeester:
De adviserende leden:
Het college keurt de selectie van de volgende vijf kandidaten goed: