2016_CBS_03500 - The Tall Ships Races 2016 - Exclusiviteitszone, inplanting en programma. - Goedkeuring

• Stad voorziet 300.000 euro voor de betaling van het evenementenbureau. Goedgekeurd in meerjarenbegroting en voor elke uitbetaling wordt dit goedgekeurd in overzicht bestelbonnen die door stafdienst worden opgemaakt.
• Dit bureau is aangesteld door Havenbedrijf Antwerpen. Zij betalen de tweede helft, dus ook 300.000 euro. Totaalbudget: 600.000 euro.
• Havenbedrijf Antwerpen stuurt vorderingsbrieven naar de stad twv 300.000 euro.

Op 17 december 2010 (jaarnummer 16097) nam het college kennis van de evaluatie van The Tall Ships Races 2010 en gaf opdracht aan de bedrijfseenheid marketing en communicatie om de kandidatuur om gaststad te zijn bij volgende edities voor te bereiden.

Op 20 augustus 2012 keurde ook het Havenbedrijf Antwerpen deze kandidaatstelling en de erbij horende budgetten goed.

Op 24 augustus 2012 (jaarnummer 8717) keurde het college de kandidaatstelling van de stad en het Havenbedrijf Antwerpen voor The Tall Ships Races 2016 goed.

Einde 2012 bevestigde Sail Training International de selectie van Antwerpen als gaststad voor The Tall Ships Races 2016. Net zoals in 2010 zal de stad het startpunt van de race zijn. De schepen komen in Antwerpen aan op donderdag 7 juli 2016 en vertrekken terug op zondag 10 juli 2016. Na Antwerpen zeilen de schepen onder meer naar Lissabon en La Coruna.

Bij de evaluatie van het evenement van 2010 kwamen onder andere volgende aanbevelingspunten naar voren:

• de organisatie van The Tall Ships Races moet essentieel starten vanuit een geloof in de educatieve kracht van Sail Training. Een sail training programma is dan ook noodzakelijk om het evenement verder te laten leven in de jaren dat de schepen niet in Antwerpen aanmeren en om het maatschappelijk draagvlak voor Antwerpen als havenstad en de Antwerpse haven te vergroten;
• de gezamenlijke bijdrage van stad en haven moet bij een volgende editie van het evenement opgetrokken worden. Er moeten ook middelen voorzien worden voor de werving van trainees, een essentieel onderdeel van de 'sail training' filosofie;
• er moeten aparte middelen voorzien worden voor een economische impactstudie, die de effecten van het evenement op de totale stad en haven in beeld kan brengen.

In de gemeenteraad van 16 december 2013 (jaarnummer 849) werd de overeenkomst voor de organisatie van race 1 (Antwerpen – Lissabon) van The Tall Ships Races 2016 tussen de stad Antwerpen, het Havenbedrijf Antwerpen en de organisator van de race, The Tall Ships Races (Europe) Limited (TSR), goedgekeurd.

Op 2 maart 2015 gunde Havenbedrijf Antwerpen een bestek opgesplitst in 2 percelen aan bvba Sylvester Events en PushToTalk.

Perceel I omvat:

• de organisatie van het evenement in samenwerking met het Havenbedrijf Antwerpen, stad en Sail Training International;
• het uitwerken van het programma voor de bemanning en de bezoekers;
• het werven van trainees voor de schepen;
• de volledige logistieke en administratieve opvolging van het evenement.

Perceel II omvat het werven van sponsors en peterschappen van trainees en de verkoop van hospitality.

1. Exclusiviteitsnota catering en hospitality

Naar aanleiding van de organisatie van het evenement, en meer specifiek de publiekscatering en het hospitality-luik, is er een adviesvraag gesteld aan de juridische dienst (DWR2015061).

Het bestek bepaalt duidelijk dat de kern van de evenementensite zich bevindt op en rond het Eilandje, de zone rond het MAS en het MAS Havenpaviljoen en Waagnatie, de wandeling langs de Scheldekaaien en het Steenplein waar voorzieningen voor catering komen.
Het Havenbedrijf Antwerpen en de stad Antwerpen zullen in principe geen andere evenementen goedkeuren op de evenementensite tenzij deze bijdragen tot het evenement of deze georganiseerd worden door partners van het evenement. Dit omwille van veiligheidsredenen. Er wordt immers een minimale instroom van 500.000 bezoekers verwacht.

Bestaande horecazaken op de site hebben wel het recht om op hun vergund terras evenementen te organiseren in het kader van The Tall Ships Races. Voor het gebruik van het logo en de naam zullen ze dan echter wel moeten beschikken over een licentie.

De organisatie van dit evenement zal vermoedelijk heel wat kijklustigen trekken waar de horeca maximaal van dient te kunnen meegenieten. Anderzijds zullen er ook heel wat partijen zijn die initiatieven gaan organiseren in het kader van dit evenement, zowel op openbaar domein als op privaat terrein. Het is belangrijk dat deze partijen rekening houden met de restricties van The Tall Ships Races (Europe) Limited betreffende het gebruik van het logo en de naam van dit evenement. Hiernaast zorgt Sylvester Events en PushToTalk voor een kwaliteitsvolle publiekscatering voor de duizenden bezoekers en een uitgebreid hospitality programma voor de genodigden van stad Antwerpen (tevens op de boten). Dit alles vraagt om duidelijke afspraken naar horeca, eventlocaties en potentiële organisatoren die iets willen opzetten rond dit evenement en naar de scheepvaart.

Vanuit veiligheidsoverweging wordt de exclusiviteitszone uitgebreid naar het luchtruim gedurende de vier dagen van het evenement (van donderdag 7 tot en met zondag 10 juli 2016). Hiervoor wordt een vliegverbod TSA (een luchtruim van vastgestelde afmetingen waarbinnen activiteiten het reserveren van luchtruim vereisen met het oog op het exclusief gebruik ervan door specifieke gebruikers gedurende een welbepaalde periode) aangevraagd bij Belgocontrol voor een specifieke zone (later te bepalen). Er worden geen tijdelijke helihavens of opstijgplaatsen van welke soort ook voorzien. Elke aanvraag (zowel commercieel als niet-commercieel als voor pers) moet ruim op voorhand voorgelegd worden aan het eventbureau en zal op basis van vooropgestelde veiligheidsafspraken individueel bekeken worden. Hierbij wordt rekening gehouden met een spreiding en planning waarbij het aspect ‘veiligheid’ uiteindelijk de beslissende factor zal zijn voor het al dan niet toestaan van vliegbewegingen tijdens The Tall Ships Races.

2. APCOA - Parking Noorderterras 

Bij de opmaak van de inplanting van de evenementensite werd vastgesteld dat de site ‘Parking Noorderterras’ een ideale uitvalsbasis zou zijn. Na onderhandeling met de uitbater heeft de stad Antwerpen, volgende afspraken kunnen maken, onder volgende voorwaarden:

2.1   Voor het gebruik van de gehele oppervlakte van parking APCOA Noorderterras van zaterdag 2 juli tot en met  woensdag 13 juli 2016, biedt de stad Antwerpen het volgende aan:

• compensatie ingenomen domein door het privatiseren van 20.000 m² ter hoogte van Sint-Michielskaai en dit van zaterdag 2 tot en met woensdag 13 juli 2016 ten voordele van APCOA;
• voorzien van 100 nadars (100 x 2 m) ten behoeve van APCOA voor het afsluiten van de openbare ruimte;
• voorzien van infoborden om de gebruikers van deze zone te informeren over de tijdelijke privatisering;
• voorzien van een vergunning voor het plaatsen van parkeerverbodsborden door Lokale Politie en de gratis plaatsing van deze borden door stadsontwikkeling;
• opname parking in communicatie naar bezoekers event (website, sociale media, applicatie, …);
• opname aantal parkingplaatsen in parkeergeleidingssysteem stad Antwerpen.

2.2   In ruil vraagt de stad Antwerpen volgende garanties:

• vanaf zaterdag 2 juli 2016 (vanaf 06.00 uur) kunnen beschikken over het openlucht deel van de betreffende parking, en dit tot en met woensdag 13 juli 2016, 23.00 uur;
• vanaf maandag 4 juli 2016 (vanaf 06.00 uur) kunnen beschikken over het overdekte deel van de betreffende parking, en dit tot en met woensdag 13 juli 2016, 23.00 uur;
• instaan voor het uitbaten en eventueel inrichten van de tijdelijke parking ter hoogte van de Sint-Michielskaai op bovenstaande data;
• een vastgestelde dagprijs aanrekenen van maximum 7,50 euro voor een hele dag (met behoud toegang voor hun abonnementhouders);
• altijd een doorgang voorzien voor de bewoners en abonnees van de overdekte parking ter hoogte van Hangar 19 (GAPA).

3. Inplanting

De specifieke evenementensite bestaat uit een wandelboulevard langs de aangemeerde schepen, publiekseilanden, logistiek eiland en parkings die worden geprivatiseerd:

• wandelboulevard: Steenplein, langs Scheldekaaien, Kattendijk-Westkaai, Kattendijkdok-Oostkaai, Verbindingsdok, Willemdok, Bonapartedok;
• publiekseilanden: Steenplein, Parking Noorderterras (APCOA), Parking Rijnkaai (gedeeltelijk publiek), Hanzestedenplaats;
• logistiek eiland: Parking Rijnkaai.
• parkings: Sloepenweg, Limaplein, Ziegler-parking en Scheldebocht.

Daarnaast zijn ook volgende delen van het openbaar domein ingenomen in functie van The Tall Ships Races:

• inname 20.000 m² openbaar domein ter hoogte van Sint-Michielskaai voor compensatie gebruik Parking Noorderterras APCOA (zie 2. APCOA – Parking Noorderterras);
• Grote Markt voor start Crew Parade op vrijdag 8 juli 2016.

De gehele eventzone reikt verder aangezien in het kader van de werken een deel verkeersluw zal worden gemaakt. De gesprekken hierover met de dienst mobiliteit, lokale politie/verkeerspolitie en het specifiek bureau dat is aangesteld om het evenementenvervoersplan op te maken, Scelta Mobility, zijn opgestart. In een latere fase worden de details hiervan voorgelegd aan het college.

4. Programma

De grote lijnen van het publieksprogramma zijn vastgelegd. Op dit moment worden alle programmaonderdelen besproken met de betrokken diensten. Kleine wijzigingen in timing zijn dus nog mogelijk. Indien er veranderingen worden doorgevoerd, zal dit in een volgend collegebesluit worden vermeld.

Voor de publiekseilanden Steenplein, Noorderterras en Rijnkaai wordt 19.00 uur gecommuniceerd als sluitingsuur, maar de mogelijkheid voor de  de organisatie om het sluitingsuur uit te stellen bij massale publieksopkomst blijft behouden. Het uiterlijke sluitingsuur wordt vastgelegd op 22.00 uur. 

Naast het publieksprogramma worden er ook specifieke activiteiten voorzien voor de crew, die niet publiek toegankelijk zijn.

1. Programma en inplanting

The Tall Ships Races is een evenement dat vele duizenden bezoekers naar de Scheldekaaien brengt en de Antwerpenaren op een mooie, inspirerende manier eraan herinnert dat hun stad intens met de stroom en met de haven verbonden is. Dit evenement bouwt mee aan de uitstraling van Antwerpen zowel in binnen- als buitenland. Het brengt heel wat bezoekers naar de stad.

Te verwachten return:

• honderdduizenden bezoekers van binnen en buiten de stad komen de schepen bewonderen en combineren dit bezoek mogelijk ook met een verblijf in de stad;
• tientallen journalisten rapporteren over het evenement in binnen- en buitenland;
• studies in andere steden tonen aan dat voor elke euro die de organisatie van het evenement kost, er 10,00 euro wordt gegenereerd in de plaatselijke economie.

De budgetten voor de organisatie van het evenement in 2016, werden voorzien in de voorstellen voor de meerjarenbegroting en zijn steeds te verdelen tussen de stad Antwerpen en het Havenbedrijf Antwerpen (50/50). In de meerjarenbegroting is binnen de doelstelling rond evenementen ook een project gedefinieerd dat de economische impact van dit type grote evenementen in kaart wil brengen. The Tall Ships Races vormen een ideale case om de economische impact te meten.

Het bestuursakkoord 2013-2018 (resolutie 344) vermeldt uitdrukkelijk dat de stad evenementen zoals The Tall Ships Races wil blijven ontvangen.

2. Exclusiviteit evenementenzone

Voor een evenement van deze grootorde zijn tijdige en duidelijke afspraken met de horeca en met potentiële organisatoren die iets willen opzetten noodzakelijk om een wildgroei aan initiatieven te vermijden en een goed en veilig beheer van het openbaar domein te garanderen, met maximale ruimte voor het publiek dat massaal zal komen kijken naar dit evenement. In het kader van de geplande werken en de combinatie met de organisatie van dergelijk evenement, zullen de publieke parkings op openbaar terrein mogelijk geprivatiseerd worden voor het event. Daardoor is het aangewezen om tijdig afspraken te maken om een wildgroei aan activiteiten te vermijden.

Zoals opgenomen in het bestek zullen het Havenbedrijf Antwerpen en de stad Antwerpen in principe geen andere evenementen goedkeuren die zullen plaatsvinden op de evenementensite, zoals eerder omschreven, tenzij deze georganiseerd worden door partners van het evenement of bijdragen tot het evenement, zoals opgenomen in het bestek onder “Technische specificaties perceel I”.

Om een kwaliteitsvolle publiekscatering en hospitality uit te werken, zoals opgenomen in de gunning van het Havenbedrijf Antwerpen, stelt het Havenbedrijf Antwerpen in afstemming met de stad Antwerpen voor exclusiviteit inzake catering en hospitalty te verlenen aan Sylvester Productions/PushToTalk gedurende het evenement vanaf donderdag 7 juli 2016 tot en met zondag 10 juli 2016 op de evenementensite. De evenementensite omvat de zone op en rond het Eilandje, de zone rond het MAS en het MAS Havenpaviljoen en het terrein tussen Stuurboord en Waagnatie, de wandeling langs de Scheldekaaien en het Steenplein waar voorzieningen voor catering komen.

Sylvester Productions/PushToTalk is het aanspreekpunt voor aanvragen van de horeca en potentiële organisatoren inzake publiekscatering en hospitality die in verband staan met dit evenement, exclusief vergunningen voor evenemententerrassen, en bekijkt de samenwerkingsmogelijkheden en de impact van de aanvraag op het openbaar domein, de mobiliteit en de veiligheid op de evenementensite, in samenspraak met het Havenbedrijf Antwerpen en de stad Antwerpen. Sylvester Productions/PushToTalk zal een partner aanstellen voor catering en alle aanvragen aangaande publiekscatering doorverwijzen naar de cateringpartner die in deze exclusiviteit geniet. 

In samenwerking met het Havenbedrijf Antwerpen wordt een lig- en aanmeerverbod afgesloten voor scheepvaart en pleziervaart aan de Scheldekaaien tussen Scheldekaai 20 (Cruise Terminal) en Scheldekaai 28, inclusief het ponton aan het Steenplein.

De bestaande ligplaatsen worden exclusief voorbehouden voor de deelnemende schepen aan The Tall Ships Races 2016, zoals ook opgelegd door Sail Training International in The Host Port Manuel, artikel 13.4.

Voor de plezierrondvaarten is er een oproep gedaan om samenwerkingen aan te gaan met Sylvester Productions/PushToTalk. Het ponton aan het Steenplein zal dan voor de partners ter beschikking kunnen gesteld worden als vertrek- en aankomstpunt voor de plezierrondvaarten. Daarnaast worden ook andere pontons in het havengebied exclusief voorbehouden voor het evenement en haar partners. Er is hiervoor ook een tijdsschema opgemaakt.

Er wordt ook een verbod opgelegd inzake verkoop (ambulante handel) op de evenementensite, zoals eerder omschreven, als binnen een straal van 500 meter rond de evenementenzones.

1. Programma en inplanting

Op 21 maart 2016 (jaarnummer 180) keurde de gemeenteraad het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties goed.

2. Exclusiviteit

Wet 25 juni 1993 betreffende de uitoefening en de organisatie van ambulante en kermisactiviteiten, meermaals gewijzigd.

Koninklijk Besluit van 24 september 2006 betreffende de uitoefening en organisatie van ambulante activiteiten, inzonderheid artikel 7.

Overeenkomst tussen de stad Antwerpen, het Havenbedrijf Antwerpen en de organisator van de race, The Tall Ships Races (Europe) Limited (TSR), goedgekeurd op de gemeenteraad van 16 december 2013 (jaarnummer 849).

Bestek en gunningsdossier het Havenbedrijf Antwerpen van de organisatie, catering en hospitality van The Tall Ships Races Antwerpen 2016 aan Sylvester Events en PushToTalk.