2016_CBS_03396 - Masterplan Stadhuis - Planning uithuizing diensten - Goedkeuring

Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, inzonderheid artikel 57 §3,1° bepaalt dat het college van burgemeester en schepenen de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen binnen de door de gemeenteraad vastgestelde algemene regels dient uit te voeren.

Het college keurde op 26 februari 2016 (jaarnummer 1632) de tijdelijke nieuwe locaties voor gebruikers en diensten van het stadhuis tijdens de verbouwings- en restauratiewerken goed en gaf bestuurszaken de opdracht een verhuiscoördinator aan te duiden.

Op 22 februari 2016 gaf het kernteam van het project Masterplan Stadhuis gunstig advies om de facilitymanager van het stadhuis aan te stellen als verhuiscoördinator. Door deze aanstelling zal bestuurszaken de werkgroep 'Fysieke verhuis' aansturen. Deze werkgroep werkt een gestructureerde aanpak uit voor het verhuisproces en waakt erover dat het huidige serviceniveau voor de gebruikers van het stadhuis behouden blijft tijdens hun tijdelijke verblijf op de nieuwe locaties. 

1. Taken van de verhuiscoördinator

• zetelt in relevante overlegorganen (bijvoorbeeld de interne werkgroep Bouw);
• coördineert op operationeel niveau en werkt een gestructureerde aanpak uit voor het gehele verhuisproces. Hierin worden de diverse betrokken diensten, functies, medewerkers en meubilair opgenomen die gevestigd zijn in het stadhuis, evenals de drie locaties waar zij tijdelijk zullen worden ondergebracht (Bernarduscentrum, FelixArchief en Hofstraat);
• stelt de werkgroep 'Fysieke verhuis' samen, stuurt deze aan en faciliteert overleg met de diverse partners;
• rapporteert en legt beslissingen voor aan het hoofd bestuurszaken;
• zorgt ervoor dat het serviceniveau voor de gebruikers van het stadhuis behouden blijft op hun tijdelijke nieuwe locaties;
• voorziet praktische oplossingen voor operationele problemen (bijvoorbeeld in de nabijheid van het FelixArchief voldoende parkeerruime voorzien voor trouwpartijen);
• voorziet nazorg na de verhuisbewegingen;
• fungeert als aanspreekpunt voor de gebruikers van het stadhuis;
• fungeert als aanspreekpunt voor interne en externe leveranciers;
• coördineert de administratieve begeleiding van het verhuisproject; 
• faciliteert de dienst bestuurszaken/besluitvorming met betrekking tot uithuizing zittingsorganen;
• voorziet een integrale oplossing voor de parkeerproblematiek.

2. Planning - mijlpalen

• 31 maart 2017:
  - beëindiging van de tentoonstelling en rondleidingen in het kader van de 450ste verjaardag van het stadhuis;
  - ontmanteling van de tentoonstelling.
• 1 juni 2017: uiterste opleverdatum voor de bouwkundige en technische aanpassingswerken aan de drie tijdelijke verhuislocaties (Hofstraat, Bernarduscentrum en FelixArchief);
• juni 2017: de gemeenteraadszitting van juni 2017 wordt het laatste publieke evenement dat plaatsvindt in het stadhuis tot aan het einde van de verbouwingswerken. Zij zal zo symbool staan voor het afsluiten van de operationele activiteiten in het stadhuis en de aanvang van de verhuisoperatie.
• 30 juni 2017: 
• - ingebruikname van het FelixArchief (Zuilenzaal) als tijdelijke locatie voor ontvangsten en trouwerijen;
  - beëindigen van het faciliteren van ontvangsten en trouwerijen in het stadhuis;
  - beëindigen van zaalverhuring in het stadhuis (Open Stadhuis) en opschorting van deze werking tot de heringebruikname van het     gebouw, na afloop van de restauratiewerkzaamheden;
  - beëindiging externe exploitatie Zuilenzaal. 
• 1 juli 2017: start van het overbrengen van kantoormateriaal naar de tijdelijke locaties;
• 1 juli 2017 – 31 juli 2017: verhuis van de gebruikers van het stadhuis (personeel) naar de tijdelijke locaties.

3. Principes

Voor alle betrokken gebruikers van het stadhuis wordt een gepersonaliseerd plan van aanpak voor de verhuisbeweging opgesteld. Hierbij gelden de volgende algemene principes:

• verhuizen van materiaal:
  - alle materiaal dient te worden verpakt in duidelijk gelabelde dozen;
  - kantoormeubilair is aanwezig op de nieuwe locaties en wordt in principe niet mee verhuisd.
• op de tijdelijke locaties worden veilige en gezonde werkplekken voorzien, conform de criteria bepaald in de codex 'Welzijn op het werk';
• er wordt maximaal ingezet op het creëren van draagvlak voor het restauratieproject (onder meer via voldoende communicatie naar de betrokkenen);
• iedere tijdelijke locatie krijgt een eigen mobiliteitsplan inclusief parkeeroplossing, met als doel overal dezelfde flexibiliteit te blijven bieden als in het stadhuis.