2016_CBS_02653 - Lokale Politie Antwerpen - Onderhandelingsprocedure met bekendmaking LPA/2016/219. Aanstellen van een integrator voor het wagenpark. Fase 1. Conceptnota - Goedkeuring

Het bedrag voor het leveren, leasen en/of huren van voertuigen en de bijhorende dienstverlening (onderhoud) is bepaald in de meerjarenbegroting van Lokale Politie Antwerpen. Het is de bedoeling om het huidige wagenpark te behouden en onderhoud en vervangingen op een adequatere wijze te voorzien.

Op de verschillende budgetposities, afhankelijk van de geplande afroepen van dit contract, zal voor de dienstjaren 2017 tot en met 2025 voldoende krediet worden voorzien onder voorbehoud van goedkeuring van de politiebegroting door college, gemeenteraad en hogere overheid. 

Op grond van artikel 8 van het ARPC is elke aankoop op de buitengewone begroting bevoegdheid van de gemeenteraad. De gemeenteraad keurt de aankoopprocedure goed en kan de gunning delegeren aan het college.

Lokale Politie Antwerpen heeft een groot wagenpark van een 350-tal verschillende voertuigen. Jaarlijks dienen er een aantal voertuigen vervangen te worden in leasing, aankoop of korte termijn huur. Hiervoor dienen telkens aparte opdrachten te worden uitgeschreven. Bijgevolg is er steeds een andere gegunde leverancier, waardoor er per voertuig andere aanspreekpunten zijn.
Met deze opdracht is Lokale Politie Antwerpen op zoek naar één leverancier die in combinatie met één of meerder onderaannemers kan instaan als enig aanspreekpunt voor:

• aankoop en leasing van standaard voertuigen, bestelwagens, moto's, aanhangwagens, bussen, vrachtwagens, ...;
• eenvoudige ombouw van voertuigen (prioritaire installatie, bepantsering, striping, ...);
• uitgebreide ombouw van voertuigen (uitrusting met specifiek meubilair, inrichting van een celwagen, ...);
• uitrusting van de voertuigen met digitale middelen (communicatie-apparatuur, track-and-trace, camerasystemen, PC's en beeldschermen, ...);
• onderhoud.

De doelstelling die met dit lastenboek nagestreefd worden zijn:

• de meest efficiënte ondersteuning van operationele activiteiten van Lokale Politie Antwerpen door een performant wagenpark, uitgerust met innovatieve ombouw en digitale hulpmiddelen;
• doorlooptijden voor leveringen van voertuigen inkorten en zo sneller de gewenste inzet op het terrein kunnen realiseren;
• verminderen van de administratieve werklast bij de bestellingen van nieuwe voertuigen.

Lokale Politie Antwerpen wenst een raamovereenkomst te sluiten voor de volledige dienstverlening die betrekking heeft op het leveren en in stand houden van voertuigen op maat van politionele diensten, hetzij via aankoop, hetzij via leasing. De overeenkomst wordt gesloten voor vier jaar en kan hierna mogelijks stilzwijgend verlengd worden met nog een periode van vier jaar. De maximale duurtijd bedraagt dus acht jaar.

De motivatie voor de eventuele langere looptijd is de volgende:

Er wordt geoordeeld dat een verlenging mogelijk moet zijn gezien:

• het gaat om leveren van voertuigen, het mee ontwikkelen van nieuwe innovatieve voertuigconcepten en technieken. De ontwikkeling hiervan neemt gemiddeld 1 jaar in beslag;
• de werkelijke voordelen van de raamovereenkomst, zijnde het kunnen leveren van voertuigen volgens nieuwe concepten (maatwerk concepten), nooit onmiddellijk na gunning kunnen benut worden. Hierdoor zal bij een beperking tot 4 jaar, de tijd dat men werkelijk gebruik kan maken van het dienstenpakket aanzienlijk korter zijn dan 4 jaar;
• de afschrijftermijnen van de voertuigen van Lokale Politie Antwerpen gemiddeld 8 jaar zijn;
• het gaat om leveringen van voertuigen (en diensten die hiermee in verband staan) die strategisch ingezet zullen worden in het domein van de publieke veiligheid.

Hiertoe wordt een onderhandelingsprocedure met Europese bekendmaking uitgeschreven met referentie LPA/2016/219.

Motivatie voor deze procedure:

Overeenkomstig artikel 26, § 2, 3° (wegens de aard van de te verlenen diensten kunnen de specificaties voor de opdracht niet voldoende nauwkeurig worden vastgesteld om de opdracht volgens openbare of niet-openbare procedures te kunnen plaatsen) van de wet van 15 juni 2006, wordt de opdracht gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure met Europese bekendmaking.

Om enerzijds het stijgend aantal voertuigen (door de politiehervorming) te kunnen beheersen en om anderzijds de evolutie van technologische vereisten van een modern politiewagenpark te kunnen beheersen, zou op basis van de huidige personeelsbezetting en beperkte expertise een uitbreiding (van minimum 6 VTE) en verdere professionalisering (opleidingen, inkopen know-how) van het huidige voertuigenbeheer nodig zijn. Om hier adequater op in te kunnen spelen wenst Lokale Politie Antwerpen beroep te doen op een integrator om de volledige afhandeling van het wagenpark op zich te nemen. De gehele kostprijs voor dit dossier is in de meerjarenbegroting van politie voorzien.

De onderhandelingsprocedure met Europese bekendmaking is een 2-fasige procedure. In de eerste fase wordt een conceptnota gepubliceerd. Kandidaat-inschrijvers kunnen een kandidaatstelling indienen.

De kandidaatstelling zal beoordeeld worden als volgt:

De juridische situatie van de inschrijver zal beoordeeld worden volgens volgend criterium (uitsluitingsgrond):

Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in artikel 61 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 (impliciete verklaring op erewoord). 

De economische en financiële draagkracht van de inschrijver zal beoordeeld worden als volgt (uitsluitingscriterium):

• verzekering tegen beroepsrisico

De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om indien gewenst zelf de financiële draagkracht na te kijken aan de hand van op te vragen documenten.

De technische bekwaamheid van de inschrijver zal beoordeeld worden volgens volgende criteria (selectiecriteria):

Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen.

Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten.

Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren.

Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen.