2016_DCHO_00075 - Marneflaan 3. Oranjerie park Sorghvliedt - Publieke oproep voor uitbating zomerbar - Biedings-en concessievoorwaarden - Goedkeuring

De inkomsten uit de concessie worden geraamd op minimaal 1.000,00 euro/maand (exclusief btw).
De inkomsten worden geïnd door de stad; na aftrek van eventuele onkosten zal de stad het restbedrag doorstorten naar het district Hoboken.
Het resultaat van de biedingen wordt voorgelegd aan het college.

Artikel 57 § 3, 1° van het Gemeentedecreet (15 juli 2005): het college is bevoegd voor daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen. De oranjerie is een pand in beheer van het district Hoboken zelf. Voor het dagelijks beheer heeft bijgevolg het districtscollege deze bevoegdheid opgenomen.

Met de collegebeslissing van 2 september 2005 (jaarnummer 9717) werd de Oranjerie in Hoboken bestemd voor de districtswerking. 

De Oranjerie in park Sorghvliedt (Marneflaan 3), district Hoboken, betreft een monumentaal pand. In de periode 2010-2012 werd het gebouw van de Oranjerie volledig gerenoveerd, grotendeels met middelen van het district Hoboken. De polyvalente zaal wordt door het jaar uitgebaat door stadsbeheer/externe exploitatie.

Op 21 januari 2014 (jaarnummer 18) besliste het districtscollege een samenwerking aan te gaan met de bedrijfseenheid stadsbeheer voor de externe exploitatie van de Oranjerie. Het districtscollege verzocht aan de bedrijfseenheid stadsbeheer om het dossier voor de uitbating van een tijdelijke zomerbar voor 2014 voor opstart en openverklaring voor te bereiden.

In zitting van 11 maart 2014 (jaarnummer 65) keurde het districtscollege de oproep en de biedingsvoorwaarden goed voor de zomerbar in de Oranjerie in park Sorghvliedt. Het districtscollege besliste eveneens een jury samen te stellen, bestaande uit medewerkers van de stad.

In zitting van 8 april 2014 (jaarnummer 00131) nam het districtscollege kennis van het juryverslag en besliste de tijdelijke uitbating toe te wijzen aan de vzw CAS. Het districtscollege besliste tevens opdracht te geven aan de bedrijfseenheid stadsbeheer om met de voornoemde vereniging een overeenkomst (bezetting ter bede) af te sluiten met ingang van 1 mei 2014. 

Na een positieve evaluatie besliste het districtscollege op 21 april 2015 (jaarnummer 00092) om de uitbating in 2015 te herhalen, tijdens de periode 27 april 2015 tot en met 30 september 2015.

Het district Hoboken wenst in 2016 het project van de zomerbar te herhalen en verzocht aan de bedrijfseenheid stadsbeheer om haar medewerking voor de opstart van een nieuw dossier.

Op 29 januari 2016 (jaarnummer 796) besliste het college de werking van de huisvestingscommissie stop te zetten en keurde ze de nieuwe operationele werking goed met betrekking tot de beleidsvoorbereiding en –advisering voor huisvesting en huisvestingsbehoeften van alle stadsdiensten en stedelijke processen in of op stedelijk bedrijfsvastgoed.

Het managementteam heeft op 24 februari 2016 (jaarnummer 111) kennis genomen van het project.

De dienst stadsbeheer/contractbeheer heeft in samenwerking met het district Hoboken en de dienst stadsontwikkeling/monumentenzorg een ontwerp van richtlijnen en voorwaarden opgesteld om deze publieke oproep te organiseren.  

Bij de beoordeling van de kandidaturen zal rekening gehouden worden met de volgende criteria:

1. Conceptvoorstel voor de belevingswaarde, beeldkwaliteit en toegankelijkheid (35 %) 
De kandidaat bezorgt een projectvoorstel van de inrichting dat toelaat de belevingswaarde en de beeldkwaliteit te beoordelen en dat aangeeft hoe de zomerbar wordt georganiseerd.
Het voorstel bevat minstens de volgende onderdelen:

• een inrichtingsvoorstel (plan van indeling, keuze meubilair en/of materialen, eventueel decoratie, enzovoort...)
   
• een exploitatievoorstel (naam, eventueel inzet personeel, afvalbeheer, enzovoort...)
  Volgende exploitatievoorstellen zijn een must:
  - inbedding van het concept in de wijk
  De kandidaat omschrijft de mate waarin het concept de sociale functie van het park en de wijk ondersteunt en tegemoet komt aan het laagdrempelige karakter ervan.
  - openingsdagen    
  
  

2. Financieel voorstel (30 %) 
De kandidaten doen in hun bieding een voorstel inzake de maandelijkse vergoeding die zij aan de stad willen betalen.  De minimumvergoeding wordt ingesteld op het laatste marktbod en bedraagt 1.000,00 euro.

De kandidaat geeft tevens aan hoe hij het project zal financieren. 
 

3. Relevante ervaring (20 %) 
De kandidaat toont relevante ervaring aan in de horeca, en meer bepaald tijdelijke horecagelegenheden op locatie.

4. Aanbod en prijszetting van verkochte waren (15%)

Een aanbod van fairtrade producten is een must.

Een jury samengesteld uit medewerkers van de stad (district Hoboken, bedrijfseenheid stadsbeheer, bedrijfseenheid ondernemen en stadsmarketing) zal de kandidaturen beoordelen. 

De concessie wordt toegewezen aan de kandidaat die in het totaal het hoogste aantal punten scoort.  Het resultaat van het juryverslag wordt voorgelegd aan het districtscollege.

Een ontwerp van de concessieovereenkomst en het biedingsformulier worden als bijlagen toegevoegd aan onderhavig besluit.